転職を通して見える エグゼクティブを支える秘書の役割

転職しました！

秘書として転職をして、11月1日から新しい職場で、新しいステージに立って働き始めました。

秘書としての転職は2回目ですが、上司によって求められることが全く違います。
上司によってそれぞれのペースやこだわりがあり、この波長を上司に合わせられれば阿吽の呼吸で仕事ができるようになってきます。その域に達するためにはある程度の時間とコミュニケーションが要ります。的確な質問を的確な時に上司に投げかけて、調整していきます。

【ミスは許されない】
共通して言えることは、ミスは許されないということ。
スケジュール管理やお茶出しやメール代行など、完璧に雑務をこなすのはあたり前の世界 ... 。

し・か・し、私は未熟なのでミスをします。日々、失敗から学びます。
昨日はオンライン会議に繋がらないトラブルがあったとき、上司へ先方様の連絡先をすぐに渡せずもたもたしたり、今日は２組のお客様がスケジュールの前後で重なってお見送りがスムーズにできなかったり、さっそくやらかしています。上司をがっかりさせただろうなと思いますが、凹んではいられません。

失敗したら、同じ失敗は繰り返さないようにします。
昨日から、外部とのオンライン会議のスケジュールに連絡先を必ず入れるようにしました。
今日も、お客様が来た時どうやったらスムーズにご案内ができるのか、実際に何度も歩いてみて確かめ、ドアの開け閉めは右手と左手どちらでするかなどを仕事後にシミュレーションしました。

どんなトラブルが起きようと落ち着いてしっかりと対応できる一流の秘書を目指しているのですが、実際のところ、まだまだです。

【秘書に求めらること】
秘書は、実は奥が深い仕事なんです。理解力、先読み力、取りまとめ力、発信力、会社によっては英語力、などなど様々な能力が求められます。

秘書にとって大切なのは、どうしたら上司が最大限の力を発揮し、仕事をしやすくなるかを常に考えてどんなことでもサポートする姿勢に徹することだと私は思っています。

秘書は上司の代理でもあることを認識して動けることが大前提です。ある意味、会社の顔なので、身なりや言葉選びはもちろん、上司がどういう仕事をどういう理念やビジョンを持ってしているかを理解した上で、周りの社員の方々やお客様と接する必要があります。

【私が心掛けていること】
上司と周りの社員の方々、上司とお客様の間に立つことが多いです。それで、私が特に心掛けているのは、話しかけやすい、ものを頼みやすい雰囲気を出すことです。前職ではそれができていたと思っています。新しい職場でもそれが十分にできるようになりたいです。

そして何より、成長と創意工夫を重ねて、上司に『この秘書がいて本当に助かった』と思ってもらえることを目指します。

まだ始まったばかり。新しいストーリーを描いて行きます。

秘書は影のサポート役です。そして私はこの仕事が大好きです。