ツール（IT）との上手な付き合い方
前回からの続き
前回の記事では企画づくりを以下のポイントを中心に書いていきました。
起案から初動が一番大切そのためには・・・
▶︎モチベーションを高める＝いいねをくれる人に話す
▶︎自分がやらない言い訳を探し始める「前に」やることリストを書く
▶︎企画を言語化する
チーム編成について書いていきたいところですが、ITの活用方法についてこのページでは記載します。もし、ITは大丈夫という方は次の記事をご覧ください。
ITくんと上手に付き合うために抑えておきたいこと
初めにITは道具です。大切なことは何を作りたいのか、その中身や価値が主役です。ですので、無理をしてITを使ったり、そのために費用をかけたりすることはあまり得策ではありません。それよりも、何を大切にしているのか？自身が何をイベントで表現したいのか？に集中するのをおすすめします。＊個人的にはITは足し算ではなく、引き算で設計しています。
イベントのリモート化
まちかど「 」では、まちかど「超夏祭り」において、チーム編成・メンバーの顔合わせ・企画会議・小編成での準備・リハーサル・全ての関係者顔合わせ・本番の全てをリモート（オンライン）で行ってきました。
メンバーのITリテラシーはまぁまぁ得意な、さいもんから、苦手意識が高いメンバーまで様々です。またオンラインの打ち合わせに対して、不慣れな方も多くいました。
参加するメンバーのITに対する前提知識が揃っていない場合リーダーが基本的にITのサポートをする必要があります。このサポートにはITのテクニックの部分だけではなく、メッセンジャーグループでの投稿に対するリアクションなど細かいサポートも必要になります。そのため、リーダーはなるべく自分が使える、もしくは調べられるものを使ってリモート化を進めることををおすすめします。
目的に応じてITを使いこなす
まちかど「超夏祭り」ではできるだけ、主に以下のツールのみで運営をしました。
・FBメッセンジャー（グループメッセンジャー）
・google drive（資料の受け渡し）
・zoom（オンラインミーティング）
・YouTube（オンライン配信）
コミュニケーションのこつ
コミュニケーショントラブルの要因は何らかしらの情報が共有されていないことが多いです。よく平行線をたどる議論で「前提が違かった」なんてことありますよね。これは単純に共有されていない情報があると言うだけです。なんてことはなく、共有されていない情報があるのか？それは何か？に気付き、その情報を共有できれば解消される議論が本当に多いです。
と言う前提を踏まえ、ツールの説明と使い方です・・・
グループチャットで『１対ALL』の情報共有を図る
まちかど「超夏祭り」ではFBのグループメッセンジャーを多用しました。グループはこんな感じです。
全体グループ＝全体に共有する情報
コンテンツA＝コンテンツAだけに関連する情報
コンテンツB＝コンテンツBだけに関連する情報
コンテンツC＝コンテンツCだけに関連する情報
基本的に企画者やリーダーは一番情報に触れることが多いです。そして一番相談を受けることも多いです。その場合、個別でやりとりをしてしまうとどこまで共有された情報なのか？または、独自ルールや決定事項が発生しがちです。そうしてどんどんチームの中で前提で共有されている情報に格差がでてきます。それを解消するために、全体グループで逐次全体に共有することを言語化して発信するよう気をつけることをおすすめします。なるべく、情報の共有化を心がけ明文化をすることが、全体のパフォーマンス向上につながると思います。そしてこれが時差があってもできるのがオンラインの良いところです。
チェックインを使ってお互いの情報共有を図る
仕事であるあるですが、タスク（作業）ベースの情報共有は、やりとりが冷めてきます。行き着く先は殺伐としたミーティングです。それは一つに人に関する情報が共有されていないからです。目の前にいる人は今日どんな気持ちなのか？今何に関心を持っているのか？など相手の情報がわからなくなっていきます。その結果目的＝作業のみのコミュニケーションに絞られていきます。
これを避けるためにはできるだけ、人の感情や感覚に注意することをおすすめします。僕の場合は週一の定例オンラインミーティングでチェックインでみんなの感情を聞いていました。また、同時に自分の近況も共有してもらい価値観なんかを共有するところからスタートしています。オフラインの良いところはこういった感覚や感情の共有が空気感を使ってできることだと思います。でもオンラインはこれが難しいのでこっぱずかしいですが、意識的に仕組みで取り入れることをおすすめします。
演出に拘らない
全員のITリテラシーの把握は必ずした方がいいです。その上でみんなが安心して使えるITを選択するのか、果ては少し背伸びしたITを入れるのかはリーダーが決めると良いです。ただし、後者を選んだ場合、サポートはリーダーが行う必要があります。いつでも、つまづいたところがあれば、もしくは今大丈夫などと定期的に声がけをして問題なくついて来ているか確認をしてください。（何がわからないか分からないということが多分にあります）
オンラインイベントはピンからキリまであります。それこそ超最先端の前衛的なITスペシャリスト集団が行うオンラインイベントは、興奮します。でも、演出（音、映像、HP、デザインなど）に拘ればこだわる程中身に費やす時間は減ります。であれば、今わかる範囲＋αくらいに留めて、「あったかい」・「でざわり感」・「ライブ感」などをコンセプトにして、あえて演出をしないと言う方向にした方がいいと思います。演出は＋αと考えておきましょう。ちなみにまちかどはライブイベントが多いので、ライブ感が特色になるので編集がほとんどかかりません。
この前提でどうしても拘りたい演出やITがあれば、
１）めちゃくちゃ調べてできるようにするか
２）わかる人にノリノリになってやってもらうか
３）ココナラでさくっと発注する
のどれかを選べばいいと思います。
＊ちなみにさいもんの場合は、上記3つどれも行いました。
次回はチームづくりについて記載します。
本記事のまとめ
ITは目的に応じて引き算で考えると超便利
そのためには・・・
▶︎メッセンジャーでは1対ALLの情報共有を意識的に行う
▶︎オンラインミーティングではタスク＝作業意外の情報共有を行う
▶︎演出に拘らず、届けたい価値観は何かに時間をかける（それを元に人を巻き込む）
おまけ
◆リモートワークでも生産性を落とさない コミュニケーション 5つのコツ
ナラティブベースというクラウドソースの代表が書かれたリモートワーク化での5つのコツは真の意味で生産性を捉えていて必読です。
◆【最小構成のライブ配信】ZoomでYouTube Liveをしよう！
まちかど「超夏祭り」の配信はこちらの記事を読んで簡単に行いました。記事の通りにやるだけで生配信が出来ます。
◆Zoomで音楽・BGMを高音質で流す方法とは？聞こえない時の対処法も！
まちかど「超夏祭り」や「ラヂオ」での音声出力はこの記事の▶︎1.2 画面共有なしに、音楽・BGM を共有する方法◀︎を使っています。他にも部屋の音声を流す方法もあるので、参考にしてください。
◆【Gmail】宛先ごとに内容が異なるメールを一斉送信する方法（差し込みメール）
有料チケットの送付時に宛名とメールアドレスだけ変えて一斉送信するメールを送ることができます。
◆利用規約は重要
最悪訴えられる可能性もありますので、インターネットのイベントは特に利用規約については最新の注意を払ったほうがいいです。できれば然るべき知識・資格がある方のチェックが必要です。
◆音楽配信利用は慎重に
オフラインイベントと違い、データが残ってしまうのがオンラインイベントです。くれぐれも著作権に関連するコンテンツおよび、演出には細心の注意を払ったほうが良いです。下記はYouTubeで楽曲を配信する際に申請が必要かどうかの判断ができるフローです。内容を確認した上で心配であればJASRACにお問い合わせをいただいたほうが良いです。
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