コンパクトで高性能なスキャナとマルチ対応のファイル保存アプリが巻き起こすデジタル化と効率化とは？
すごくコンパクトで高性能なドキュメントスキャナ。それだけでもおすすめしたい製品なんですが、さらにそれに加えてアレすることで、超簡単なペーパーレスが実現できることを、もっとおすすめしたくて書きました。
特に「ちょこちょこ、スキャン保存したい書類が出てくる人」、
あなたにおすすめです！
今の本当のペーパーレス化ってどんな感じ？
「ペーパーレス化」という言葉が何となく社会に出回り、不必要に紙に印刷しない、という雰囲気が濃くなってきました。実際、2023年の調査※によると、「あなたの会社では、2023年に社内のペーパーレスの推進を実施しましたか」というアンケートに対し、
・積極的に行った：11.2%
・ある程度行った：43.9%
・あまり行っていない：24.3%
・一切行っていない：15.9%
・わからない/答えられない：4.7%
と、「積極的に行った」「ある程度行った」が半数を超える結果となっていました。
しかしこの「ある程度行った」の表現が表すように、ペーパーレスを意識しているのに何故か「これは紙に印刷してから読みたい」と思ってしまう書類というものがあって、何となくプリントアウトしてたり、取引先などからも、否応なしに紙に印刷された情報を受取ることがあります。
いや、この一定の割合で紙に出す習慣は無くなることはないのでしょう。
そこでみなさんにお伺いしたいのですが、
「紙でもらった情報、どう処理してますか？」
紙資料の行方
普段、情報が印刷された紙を受け取って保管が必要な場合、
1.書類のまま保管するか、
2.データ化して保存するか、
大きく2つに分かれるかと思います。
書庫にそのまま紙で保存することもあると思いますが、ここでは後者の「データ化して保存する」方法についてちらっとお話していきます。
紙で受け取った「書類」をデータにして保存する時、会社でならフロアに置いてある大きな複合機で読み取って、メールで送ったりファイルサーバに保存するのが一般的かと思います。
ただ、自席から立ち上がって、複合機のところまで行ってスキャン操作をするのは結構面倒だし、他の仲間が連続コピーして複合機を独占していたら、それが終わるのを待たなくちゃいけなかったり、
ちょっとしたストレスが溜まります。
自宅だと、小型のインクジェット複合機についているスキャンで読み取るのだけれど、結構、設定が面倒だし、会社と違って「こういうのに詳しい人」もいないからイマイチ活用しきれない。宝の持ち腐れになっている人も少なくないと思います。
この「書類のデータ化」をストレスなく実施するために、頻繁に書類を扱う役目の人々の間では数年前から「デスクトップ型のドキュメントスキャナ」が人気を博しています。ドキュメントスキャナは、キヤノン・PFU・ブラザーなど老舗メーカーがラインアップを組んで発売しています。
私たちも長い間、これらの機器を販売してきたのですが、
最近、皆さんにとてもおすすめしたいドキュメントスキャナが発売され、
そのとても便利な使い方を思いついた、いやむしろ「開発した」ので、
今日はそれをお伝えしたかったんです。
これが本日の本題です。
パソコンなしで使えるドキュメントスキャナ
今回は紹介するのは、エプソン「DS-C480W」という機種にスポットライトを当てて、この機器の特徴と、
私たちがこれを進める理由などをご紹介したいと思います。
エプソンの「DS-C480W」は名刺サイズからA4サイズの書類までワンパス（１度機械に通すだけで両面を読み取る）でスキャンし、データをPDFファイルやjpg画像にすることができます。毎分30枚のスキャンが可能で、本体が296×201×293mm（Uターン姿勢）ととてもコンパクトなドキュメントスキャナです。
そして一番の特徴は「PCレス」で使える点です。本体にはWi-Fi接続機能とタッチパネル液晶がついており、スキャンデータの送信先や読取り内容の設定も本体のみで実施できます。
例えば会社のデスクの上にこのスキャナをおいて数名で共用すれば、大きな業務用の複合機をわざわざ使わなくても手元にある書類のデータ化がもっと手軽に出来るようになります。
経理関係の人なら請求書などをスキャン、営業さんなら取引先から得た資料をスキャン、本体の液晶パネルでぱっと送信先を決めて送れるから、すんごく簡単なのです。
結構、というかかなり便利ですよ。手元で書類をどんどんデータ化できちゃうし、パソコンの操作が必要ないってのは、かなりポイントが高い。
しかも、本体価格は44,000円（税別）とスペックの割にかなり安い。
このスキャナで便利になる業務範囲を考えるとかなり「買い」なアイテムになると思います。
クラウド保存への架け橋「PDF DOX for Google」
さて、今日のご案内はこのスキャナだけではありません。
コンパクトで簡単で便利なドキュメントスキャナ「DS-C480W」ですが、
さらに「PDF DOX for Google」というアプリケーションサービスと組み合わせることで、もっとすごいデータ保存の新しい形を経験できます。
「PDF DOX for Google」は、あらゆるファイルをGooglgeドライブへ保存してくれるアプリケーションです。今回のドキュメントスキャナのように紙をスキャンしてデータになったファイルを、そのまま自動的にクラウド環境に保存して、仲間と共有したり必要なデータを検索して活用することができます。基本的な動きについては下記の動画を御覧ください。
事前の設定どおりに自動で許可されているメンバーに共有できます。
この２つが組み合わさることで実現できること？
それは、『スキャンした書類が即座にクラウドに保存され、どこにいても仲間と簡単に共有できる』という新しいワークフローです。
これまで、紙媒体の書類をスキャンして保存することはある程度自動化されていましたが、結局、共有できるクラウドの領域にアップロードするまでには人が手動で操作する必要がありました。しかし、『PDF DOX for Google』を使えば、その手間を省くことができるので、本当のペーパーレス化とデジタルトランスフォーメーション（DX）が進むでしょう。
「PDF DOX for Google」のもう一つの性格
また「PDF DOX for Google」はファイルデータを送る機械が変わっても、他のデバイスからも同じクラウドにデータ保存することができます。
ご紹介したドキュメントスキャナ以外にも例えば、仕事の現場で撮影したスマホの写真も、「PDF DOX for Google」を使えば、さっきのスキャンと同じように画像ファイルが自動保存できるのです。
複数の送信元から一つの統一した場所へファイルを自動保存してくれるサービスというのは、意外とこれまでなかったんですね。
たぶん現在もまだ、仕事をされている方の多くは、伝票や証書、名刺、契約書、覚書などなど、紙の印刷物で情報にふれることが多いのだと思います。
ほんのちょっとした瞬間にぱぱっとデスク上で書類をスキャンすれば、
自動でGoogleドライブに保存されている。
後からパソコンやスマホのWebブラウザ・アプリでGoogleドライブを見に行けば、保存されたデータは世界のどこにいても見ることができます。
世界中に行く用事があるかどうかはわかりませんがw
まとめ
この「ドキュメントスキャナー EPSON DS-C480W」と「PDF DOX for Google」の組み合わせはとてもシンプルだからこそ、今までペーパーレス化を「ある程度行った」人も、まだ「あまり行っていない」人にも
気軽に始められるて本格的にペーパーレスを実施できる、とてもいいきっかけになります。
いまなら「PDF DOX for Google」を最大2ヶ月間無料でお試しいただけます。コンパクトで高性能なドキュメントスキャナと、さらにスキャンデータをクラウドへつなぐ架け橋になる「PDF DOX for Google」
是非、あなたのデスクでご活用下さい。
お問合せご注文は下記の商品ページから、お待ちしております。
※出典元：ペーパーロジック株式会社（https://paperlogic.co.jp）
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