生活も仕事も。持続可能な効率化が大好きなエンジニアの小噺
効率化が好きな人も、非効率な業務に悩んでいるみなさんもこんにちは。
みなさんは普段、どんなツールを使っていますか？この記事では "持続可能な" 効率化というタイトルで、SpreadsheetとHubspotを比較して、効率化の一例をご紹介します。8割は初心者向けに書いています。効率化に取り組んでいる方は、最後の「最近、Hubspotでできるようになったすごいこと」だけでも読んでみてください。
普段はリモート環境を整えたり自宅を自動化したりして怠惰な日々を過ごしています。
この記事はREADYFORアドベントカレンダーの2日目の記事です。
Text by 浦野昌平 ( @s_runoa ) ／ 業務ハックエンジニア
Spreadsheetがあれば何でもできる
みなさんはSpreadsheetを使っていますか？ツールの中でSpreadsheetほどあらゆる用途に使われているものは他にありません。ぱっと思いついたものを羅列しただけでもたくさんあります。Excelも万能ツールでしたが、オンラインで同時編集ができるようになってより万能感を増しました。
他のツールを使うと月々のコストは安くて1万円、高ければ10万、100万を超えます。一方でSpreadsheetは無料で使うことができます。これなら資金のないスタートアップはもちろん、大企業でも使いたくなっても当然ではないでしょうか。
使いこなせば使いこなすほど何でもできるツール、それがSpreadsheetです。
Spreadsheetは持続性に欠ける
一方で、Spreadsheetを使う上でこんな風に感じたことはないでしょうか。誰でも経験があるくらいのあるあるだと思います。Excelの時代と比べて「保存前にExcelがクラッシュして編集内容が消えてしまった」事象がなくなっただけでもマシですが、それでも悲しいことに変わりはありません。これらの問題はなぜ起きてしまうのでしょう。
・使ってるうちに重くて開くのに時間がかかるようになる
・使われている数式の全貌が作成者の記憶頼り
・編集してはいけないセルを誤って書き換えて大量のエラーが発生した
ここで改めてツールの目的を考えると、そもそもSpreadsheetというのは表計算ツールです。前述の通り何でもできますが、それらを目的に作られているツールではありません。タスク管理にしても顧客管理にしても表計算ではないため、ある程度まで使うと無理が来てしまうのは仕方ないことかもしれません。
理想的には、使い続けても重くなることがなく、管理も簡単で、入力ミスが起きないツールを使いたいですよね。そのような状況になったら、より目的にあったツールを探してみるのがお勧めです。そのようなツールは理想を実現するだけでなく、今までの理想を超える機能を備えていることがほとんどです。お金はかかりますが、管理するのにかかる時間や心の消耗を軽減し、更に新たな体験を提供してくれます。飛躍的に業務を助けてくれるでしょう。
Hubspotで実現できる、持続可能な効率化
では具体的にはどんなツールがあるでしょうか。ここでは顧客管理と営業管理を例に、READYFORでも導入しているHubspotをご紹介します。同じようなツールにはSalesforce, Marketoなど様々なものがあります。Hubspotの特徴は低コスト高機能で、機能のアップデートも積極的に行われています。一晩寝たら new マーク付きの機能が増えていて、一つひとつを詳しく調べていたら他の業務が進まないほど（大げさ？）。お勧めです。
顧客管理の例
まず、Spreadsheetで顧客管理するとはどんな状態でしょうか？最初の運用が固まっていないうちは、設計の自由度の高さが嬉しく、管理もしやすいため便利に使うことができます。しかし時間が経つにつれてシートが重くなり、検索にも時間がかかり、チームごとに独自の拡張が発生し、徐々に使うのが難しくなってきます。共同編集機能の弱点、フィルターを使うと他の人にも影響が出てしまう問題もありますね。
これがHubspotだとこうなります。適切にページングされるため重くなることはなく、フィルターや検索を行うことで目的にデータを見つけることも簡単です。更に厳密なデータ設計を行うため、チームごとの管理方法の差異が発生することも、誤って他の顧客を編集してしまうこともありません。これなら、今後顧客数が数万件、数十万件と増えても問題なく管理できます。
更にSpreadsheetではできなかった案件のカンバン管理、電話やメール送信の一元管理、フローの自動化など、様々な機能が備わっています。
ファネル分析の例
営業管理ではどうでしょうか。ここではファネル分析を例にご紹介します。Spreadsheetは表計算ソフトで計算やグラフ化は得意なので、ファネル分析が不得意なツールではありません。しかしグラフの数が増えるとシートが重くなり、全体像が把握しづらくなり、複雑な計算式はメンバーの頭を悩ませます。
一方でHubspotを使うとチームで共通のダッシュボードを作成できます。これでグラフが増えても分かりやすく、ひと目で全体像を把握できる状態を作れます。数式は書かずに簡単な設定で済むため、管理に頭を悩ませることもありません。グラフの設定で直近の四半期のデータを表示することもできるため、期が変わるたびに期間を設定し直す必要もありません。
このようなツールは専門性の高いメンバーが作り上げて管理していくこともできますが、より大事なのは現場のメンバーが使いこなし、改善し続けられることです。どこに影響が出るか分からない数式を編集するのはハードルが高くても、使っているグラフの設定を見直すだけなら比較的簡単です。これだけでも目的に合ったツールを使う大きな理由になりますね。
最近、Hubspotできるようになったすごいこと
既にCRMを検討したことがある方は、Salesforceとも比較してその拡張性の高さからSalesforceを選択した人もいるかもしれません。そんな方に朗報です！2020年9月のアップデートで、Hubspotにも「カスタムオブジェクト」という機能が登場し、同等の拡張性を持たせることができるようになりました。
今までは低コストなHubspotに対して何でもできるSalesforceという印象でしたが、Hubspotでもできることが増えてきたので良かったら試してみてください。
また同時に登場したマーケティングコンタクトは、ただでさえ低コストなHubspotを更にコストを抑えられる機能です。今までは連絡を取らない顧客にもお金がかかっていましたが、連絡を取らなくていい顧客は100万件まで無料で管理できるようになりました。こちらもまたできることが非常に増えているので要チェックです。
おわりに
いかがだったでしょうか。今回はHubspotを例に、持続可能な効率化の例をご紹介しました。プロダクトを機体、ビジネスサイドのメンバーを機体の搭乗員に見立てるなら、業務ハックエンジニアの役割の一つは機体の操作性の向上です。操作にかかるコストを極限まで下げることで、搭乗員はそのコストをより遠くに進むために使うことができます。さらに業務ハックによって機体ができることを大きく見直し、より速く進めるように進化させることもできます。業務ハックは機体の性能を100%発揮しやすくするだけでなく、元の性能を遥かに超えた力を発揮する原動力にもなるのです。
業務をハックし、チームがより速く、より遠くまで進めるように進化させ続けましょう。
明日は弊社一人目SREの水本さんです。お楽しみに！
また本日は弊社エンジニア採用担当の西和田さんも採用アドベントカレンダーを公開しています。良かったら読んでみてください✨
浦野 昌平
READYFOR エンジニア。SNSや金融系スタートアップを経て、2019年から現職。SaaSの導入を含めた業務改善を担当している。@s_runoa
※Spreadsheetを貶めてHubspotを持ち上げる文章になってしまったかもしれませんが、Spreadsheetは素晴らしいツールです！これなしでは回らない業務は無数にありますし、こんなツールを無料で公開し続けてくれるGoogleには感謝が止まりません。