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あの表計算ソフトのちょいテク

NUMAGUCHI, Shigeru

先日TwitterでExcelのテクニックのツイートがタイムラインに流れてきました。珍しいことじゃないんですが、その機能は使っちゃいけない代表みたいな20年以上前のものなのでやめたほうがいいよ、とコメントつけてリツイートしたら、元のツイートのご本人からもファボられるは、リツイートが普段より多くてびっくりしました。

使いこなせないのはあなたのせいじゃない

Excelについて深く語るつもりはないのですが、ビジネスシーンで使われるようになってから30年近くの長い歴史を持つ大ベストセラーのソフトゆえに、上記のような今さらこんなの使うの？という機能から、なんでみんなこれを使わないんだろう？というテクニックまでてんこ盛りなんです。

実際のところ、エンドユーザーという立場で、Excelを使いこなすことができれば生産性は格段に上がるのは本当のことなんですが、一時期仕事でExcelをかなり使って、Excelの使い方を教える立場もやってみて感じたのは、「学習コストが高すぎる」。よく機能が多すぎるのが良くないんだ（Too muchだ）といわれることがあるのですが、製品として機能が多いことは良いことで、それが売れない理由に到底なるわけはありませんよね。

使うべき機能があるのに、そこにたどり着けないんです。

そこでよく「機能一覧表」や「ショートカット一覧表」を作ってください！それください！と言われたことがありましたが、ほぼ、その一覧表を欲しがった人が完璧に覚えてバリバリ使いこなしているなんて見たことがありません。
もちろん教える立場の人は使わないだろう機能も含めて、こんなのあるのか、と学ばなくてはなりません。教えるために学んで覚える必要があるのですが、業務で使ってる立場からすると「どこでこんなの使うんだろう？」なんです。それは記憶に残りません。

時間をかければ何とかなるスーパーソフト

実はやりたいことは一瞬で終わるんですが、Excelのすごいところは、そのテクニックや機能を知らなくても「時間をかければ何とかなる」んです。まだ「ああ、めんどうだなぁ、、、なんとかならないのかなぁ？」と不満をもって使っている人はこれから伸びる可能性が大！なんですが、一番怖いのは何の疑問も持たずに、めんどくさいとも思わずに、時間をかけてやっている人が、、、たぶん大半なんです。

クラウドの会社にいても使う表計算ソフトのショートカット

そんな大げさなことじゃありませんが、マーケティング本部で比較的数字を扱う業務にいて、Excelを使う上で今でもよく使う「意外に知られていない」機能やショートカットが以下です。

意外に知られていないショートカットBEST3  (by じぶん調べ)
第1位 Ctrl+Shift+チルダ(~)
目の前でこのショートカットを使っている人、話題にした人に出くわしたことはほとんどありません。自分はほんとうによく使います。たとえば、使いまわしているスプレッドシートで、もともと「50.0%」といったパーセンテージが入っていたセルで、削除キーで値を消して、「120」と入れると「120.0%」になります。はい、そうですセルの書式が「パーセンテージ」になっているからですね。で、これを数値に直すのに、そうそうセルの書式設定のダイアログを表示させる「Ctrl+1」ショートカットを使って、[分類]から「数値」を選ぶとOK! なんですが、120.0% を 120 にするのであれば、 Ctrl+Shift+チルダで一発です。

これは通貨の書式の「￥12000」を「12000」に戻すなど、セルの書式を標準に戻すショートカットなんです。

第2位 Ctrl+R
Ctrl+Rで左のセルから右のセルにコピペします。コピー先をアクティブカーソルにして、今カーソルがある左のセルから(自分がいる右側に)コピーします。いわゆるコピペで、数値も書式も数式もコピーします。
同様にCtrl+Dも使います。これは上のセルから下にコピーする、です。
コピー先セルが複数（範囲）になっていても大丈夫です。

第3位 Ctrl+S
そうです。Ctrl+Sです。ファイルの保存です。これはクセです。でも大事なクセだと思っています。最近は自動保存になっていてメニューから「ファイルの保存」がなくなりましたが、Ctrl+Sのファイルの保存のショートカットキーはそのまま有効です。

補欠 Ctrl+1
Ctrl+Shift+チルダで紹介しましたが、Ctrl+1の「セルの書式設定のダイアログ」の表示のショートカットもよく使います。こちらのショートカットを使うのは日付の書式などの設定ですね。繰り返しになりますが、標準に戻すのはCtrl+Shift+チルダで。

以上、あの表計算ソフトのショートカット ちょいテク My Best3 でした。

1953文字 50分

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