S.formatと作成者について

はじめまして。S.format（エスドットフォーマット)と申します。
まずは数ある記事のある中から
本アカウントをご覧いただきありがとうございます。

S.formatでは、主にExcel関数の使い方、
具体的な使用例、フォーマット作成での応用術などを
発信していきたいと思います。

「Excelは業務で使っているけど関数とかはよくわからない…」
「関数ってなんかすぐバグっておかしくなるものでしょ？」
「ネットで使い方を調べてみても実際作りたいフォーマットにどう活かせばいいかわからない…」
といったお悩み解決の一助となれば幸いです。

「ひとつひとつ学んでいる暇なんてない！」
という方もいらっしゃるかと思いますので追ってフォーマットの販売もする予定ですのでお待ちくださいね。
オーダーメイドフォーマットもお受けいたします。

ここからは自己紹介という名の承認欲求ギンギンの自分語りを。
本編とは関係ありませんので時間に余裕のある方だけお読みください。

経歴

建物管理会社に新卒入社
1～2年目　プレイヤーとして営業職に従事
3年目　営業チームのリーダーに就任
4～6年目　チームリーダーを兼務しつつ業務改善プロジェクトに参画
7年目　転職、企業イベントコンサル会社で取締役に就任

社会人になりたての作成者

新社会人の私は、PCは触ったことがあるにせよExcelやWord、PowerPointの操作などちんぷんかんぷんの状態でした。
そんな私に降り注いできたものは、超絶怒涛の業務量。
皆さんは建物管理会社と聞いて、なにをしている仕事なのかピンとこないかもしれません。（かくゆう私も恥ずかしながらなにも知らず入社していました。）今でも「なにをしてるの？」と聞かれても「なんでも。」としか答えられないです。

営業職としての主な業務は、
○現地勤務の社員･パートの面接･採用･勤怠管理･考課
○社員･パートに欠員が出た場合の代務
○突発的な依頼の見積作成･現場管理･請求処理
○固定契約の履行確認及び是正
○修繕計画の立案･履行
○官公庁への交渉
○ビルごとの収支管理　etc…

とにかく「こんなことまで営業でやるの！？」といったものばかりでした。
時には清掃のパートさんが急遽休むこととなり、朝6時に清掃をしに行ったり、かたや停電点検や修繕工事のために深夜2時から現場立ち合いにいったりと「え？みんな寝ないの？？？」みたいな生活をしておりました。
それに加え、日中は見積や収支予測などで数字とにらめっこ。
とても正気ではいられません。
同期入社した仲間も半年を過ぎるころには約半数がリタイヤしていきました。いわゆるブラック企業です。残業代は出ましたけどね。

満身創痍の1年目

当時の私はこう考えました。

「このままでは人権が確保されない・・・！」

今となってはあの極限状態でよく思考停止しなかったなと我ながら感心するものです。
まずは、マンパワーで解決している業務を回避することを始めました。
自分が代務に行かなくて済むよう、補助要員を採用したり
協力会社との綿密な事前準備をすることでクライアントに自分の立ち合いをなくせるように説得をしたりと。
こうして最低限の人権が保たれたところで、次に事務処理の効率化に取り掛かりました。

ここで初めてExcelのすばらしさに気付くのです。
今までベタ打ちしていた数字、手動で変えていた勤務シフトの曜日、電卓を使って計算してから打ち込んでいた利益率、当てずっぽうでしていた収支予測。
ネットで調べてみると今まで自分がやってきた作業の愚かさが次々と判明しました。

ひとつひとつ関数を学び、自分の使っていた書式に当て込み、エラーがでては調べ、エラーがでては調べ、まさにトライ&エラーの連続でした。
最初は「VLOOKUP関数」がうまく機能しただけで大はしゃぎしていたものです。

そんなこんなでほぼすべての書式を自動化し、事務処理の時間は約50％まで軽減することができました。
これで定時帰社できてハッピーラッキー人生！

…そう簡単にはいかないのがブラック企業。
残業時間が減ってきた上司は見かねて、私に次々と業務負荷をかけてきました。担当物件の増加、新人指導、チームリーダーの任命...。
「今までより業務量増やすよ！」
「なんか仕事早いから新人にも教えといてよ！」
「てか、みんなの面倒見てよ！」

自分のための作業から他人のためへ

今までは自分のために関数を使っていた効率化も他人に使わせるとなるとまったく別問題。そもそも効率化しようなんて考えは頭にないのですから。
ただでさえ忙しいのに新しいことを覚えなきゃいけないなんてそりゃあ辛いですよね。
みんなに一から教えている時間なんてないので６人分の担当物件の書式を初心者でも扱いやすいよう変えまくりました。（建物やクライアントによって使ってる書式が違うのが管理会社の醍醐味です）
チームの時間ができてから自分のノウハウを伝授しようとプチ講座を開くようになりました。チーム全員が自分と同じように効率化脳になってくれれば負担も減るし、拠点全体にも広がり良い循環が生まれると思ったのです。

しかし、数か月後には思い知ることとなりました。
誰も自分で調べない、覚えない、作らない。
私が最初になんでも作ってしまったせいで関数は自分で考えなくても作ってもらえると体が覚えてしまったのですね。
私はただ他人任せ人造人間を6体を生成しただけでした。

このあたりで「マネジメント」というものがなんであるかわかり始めたような気がします。

マネジメントのお話は別の機会にするとして

その後試行錯誤を繰り返し、なんとか2名効率化に興味を持ってくれる部下を育てることに成功しました。
拠点内の他チームや他拠点でも浸透させようとプチ講座を行っていくうちに
あることに気が付きました。

怠け者ほどよく学ぶ

一見逆のように思えますが、変に我慢強い人は現状の非効率な方法でも作業時間数を増やして健康を生贄にこなしてしまうんですね。
もちろん怠け者で頭を使わない人は学びませんし、身につきません。
正確に言うならば、賢い怠け者ほどよく学ぶ　ですね。
頑張らないために頑張る　こういった考えを持つこと人だけが効率化に辿りつけるのだと思います。

プロジェクトへの参画

私はそこそこ大人の人生観を変えるほどカリスマ性はないので、
自分のノウハウを伝授する人を選定することにしました。
こういった行動が本社の目に留まり、業務改善プロジェクトに参画することになりました。
前職の会社は昔ながらの手法で、社員の尊い犠牲の上で利益をあげているような会社だったのですが、一部の上層部もこのことを課題に思っていたようです。
プロジェクトを通して、とても優秀な先輩方に出会い、たくさん勉強をさせていただきました。
プロジェクトは1部、2部、3部と続き、
基礎フォーマットの改善や外部システムの導入提案、営業フローの分業化など様々なことを試行してきました。
家業の関係で、3部を終了してすぐに退職することとなってしまいましたが
3部時点で全社の人件費を10％削減することができました。

退職～現在

退職後は、畑が変わり企業イベントコンサルを営む会社で取締役を務めることとなり、現在に至ります。

大変長くなってしまいましたが、
この経験を通して伝えたいことは、今まさにこの記事を読んでくださっている皆さんは「賢い怠け者」であり、学んだ先には「教える楽しさ」が待っているということです。

...なんだかよくわからない言葉で終わりを迎えそうですが、
本編とは関係のないお話ですので拙い読み物として認識していただけたらと思います。

次の記事より本題に入ります。

それでは以後よろしくお願いします。