ビジネスメールで良く使う英文の例文

はじめに

ビジネスメールは、相手との信頼関係を築くために非常に重要な手段です。しかし、英語でビジネスメールを書くことは、英語が母国語ではない人にとっては難しいことかもしれません。そのため、よく使われる英文の例文を紹介することで、英語のビジネスメールをより効果的に書くための手助けになれば幸いです。

初めてのやりとり

Dear Mr./Ms. (名前),
Hello (名前),

2.2. すでにやりとりがある場合
Dear Mr./Ms. (名前),
Hello again (名前),

お礼のメール

ビジネスのやり取りでは、相手に対してお礼を述べることが必要な場合があります。以下によく使われるお礼の例文を紹介します。

3.1. ビジネスの取引が成立した場合
Thank you for your business.
Thank you for your order.

3.2. 相手に何かを送った場合
Thank you for the information you sent me.
Thank you for the document you provided.

依頼メール

ビジネスのやり取りでは、相手に対して何かを依頼することが必要な場合があります。以下によく使われる依頼の例文を紹介します。
4.1. メールの返信を依頼する場合
Could you please reply to this email by (日付)?
Could you please let me know your availability next week?
I would appreciate it if you could respond to this email as soon as possible.
4.2. 資料や情報の提供を依頼する場合
Would it be possible for you to send me the report by (日付)?
Could you please provide me with the latest sales figures?
I would be grateful if you could send me the contract by (日付).

確認メール

ビジネスのやり取りでは、相手との間での確認が必要な場合があります。以下によく使われる確認の例文を紹介します。
5.1. 打ち合わせの日程や場所を確認する場合
Could you please confirm if the meeting is still scheduled for (日付) at (時間) in (場所)?
I just wanted to double-check the location of the meeting on (日付).
Can you confirm the date and time of our meeting on (日付)?
5.2. メールの内容を確認する場合
I just wanted to confirm that we are meeting at (時間) on (日付).
Can you please confirm that you received the document I sent you yesterday?
Just to confirm, you will be attending the conference on (日付), correct?

次回の約束メール

ビジネスのやり取りでは、次回の約束をすることが必要な場合があります。以下によく使われる次回の約束の例文を紹介します。
6.1. 打ち合わせの日程や場所を決める場合
Let's plan to meet on (日付) at (時間) in (場所).
How about we meet again next week at the same time?
I will be in your area next month, can we schedule a meeting on (日付)?
6.2. 資料や情報の提供を約束する場合
I will send you the report by (日付).
I'll make sure to get you the information you requested by (日付).
You can expect to receive the contract by (日付).

キャンセルメール

ビジネスのやり取りでは、予定が変更になってしまい、予定していた打ち合わせやイベントをキャンセルすることが必要な場合があります。以下によく使われるキャンセルの例文を紹介します。

7.1. 打ち合わせをキャンセルする場合
I am sorry to inform you that I need to cancel our meeting scheduled for (日付).
Unfortunately, I have to cancel our appointment on (日付) due to unforeseen circumstances.
I regret to inform you that I won't be able to attend the meeting tomorrow.
7.2. イベントをキャンセルする場合
I am sorry to inform you that we have decided to cancel the conference scheduled for (日付).
Due to unforeseen circumstances, we have to cancel the event that was scheduled for (日付).
Unfortunately, we have to cancel the workshop on (日付).

ビジネスメールでのやり取りには、様々な場面がありますが、以上で紹介した英文の例文を参考にすれば、より効果的に英語のビジネスメールを書くことができるようになるでしょう。

よくあるFAQ

9.1. ビジネスメールでの英語の文体はどのようにすればよいですか？
ビジネスメールでは、フォーマルな文体を使うことが一般的です。しかし、相手との関係性によっては、よりカジュアルな文体を使うこともあります。そのため、相手との関係性に合わせた適切な文体を使うようにしましょう。

9.2. ビジネスメールでのタイトルはどのようにすればよいですか？
ビジネスメールのタイトルは、簡潔かつ明確にすることが重要です。タイトルには、相手に伝えたい内容が含まれていることが望ましいです。例えば、「明日の打ち合わせについての確認」というタイトルが良いでしょう。

9.3. ビジネスメールで文法的なミスを防ぐにはどうすればよいですか？
ビジネスメールで文法的なミスを防ぐには、文章を書いた後に、ChatGPTなどのAIを使ってチェックも可能です。また、文章を読み返して、意味が通じているかどうか、自然な表現かどうかを確認することも大切です。

9.4. ビジネスメールでの相手への敬意の表現はどのようにすればよいですか？
ビジネスメールでは、相手に敬意を表すことが重要です。敬意を表す方法としては、相手の肩書きを使う、Dear Mr./Ms. (名前)で始める、I hope this email finds you well.で始めるなどがあります。また、感謝の意を表すことも敬意を示す方法の一つです。

9.5. ビジネスメールでの短縮形の使用は許されますか？
ビジネスメールでは、基本的には短縮形の使用は避けるべきです。例外的な場合としては、相手との関係性がカジュアルである場合や、短縮形が業界慣習として認められている場合があります。しかし、できる限りフルネームやフルフォームで書くようにしましょう。