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フリーランス・リモートワーカー特化したNotionテンプレートできました!【タスク・スケジュール・プロジェクトをデータベースで一括管理】
更新日 2024 / 03 / 17
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こんにちは!ゲーム開発所RYURYUのりゅうやと申します。
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フリーランスやリモートワーカーにとって、複数の案件やプロジェクトを同時に進めることは日常茶飯事です。
しかし、この多忙さはしばしば確認漏れや連絡漏れを引き起こし、作業効率の低下につながります。
タスク管理アプリとカレンダーアプリを別々に使うことで、さらに管理作業が増えてしまい本末転倒なことも。
ここで紹介するNotionテンプレートセットは、タスク・スケジュール・プロジェクトを1ページで管理することで、そんな課題を一掃します。
本記事で構造をご紹介するので、それを基に、ご自身でシステムを構築することも可能ですが、ゼロから作成するのはかなりの手間がかかります。
もしテンプレートの作成が煩わしく感じられるなら、このテンプレートセットの購入をお考え頂ければ幸いです。
全体の構造
ご紹介するNotionテンプレートは、3つのデータベース+ αを組み合せてつくっています。
タスク管理
スケジュール管理
データベース
+ α 資料 (プロジェクト管理)
全体の構造は、データベースへ情報を入力して、タスク管理とスケジュール管理へ反映される構造です。(一応、どのデータベースに入力しても、お互いのデータベースへ反映されます。)
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タスク管理
タスク管理機能では、全体的なタスクや、カテゴリーや優先度に基づいてタスクを整理できます。
💡ポイント
①各タスクにはチェックボックス、タスク、タグ、納期までの残り期間が表示され、これにより直近に集中すべきタスクを簡単に把握できます。
②タスクは、24時間以内・今週中・期限なしの優先度を持ち、各々のテーブルで分けて確認することができます。
③タグは、個人的なものから仕事関連、さらにはプロジェクトA、プロジェクトB、経理作業、事務作業など、多岐にわたるカテゴリーを包括的に登録しています。
タスクで確認できる内容
完了(チェックボックス)
タスク(テキスト)
納期 (日付)
タグ(タグ)
![](https://assets.st-note.com/img/1704735969513-qwl3w9aBg0.png?width=1200)
スケジュール管理
スケジュール管理では、プロジェクト単位でタイムスケールを閲覧することで、全体を見通すことができます。
💡ポイント
スケジュール機能では、タスクレベルでは把握しにくい全体の進行状況を、プロジェクトごとに明確に視覚化することが可能です。
スケジュールで確認できる内容
タスク(テキスト)
納期 (日付)
![](https://assets.st-note.com/img/1704736327099-i02anQyrCc.png?width=1200)
データベース
データベースでは、すべての項目にアクセスすることができます。タスク、優先度、タグ、完了、資料、開始日、終了日、タスク完了までの日数(自動で計算されます)、納期までの期間など、多様な情報を簡単に登録することが可能です。
💡ポイント
データベースを使用すると、多様な情報を一元的に管理することができます。また、新しい項目の追加や既存項目のカスタマイズも簡単に行えます。
データベースで確認できる内容
タスク(テキスト)
優先度(セレクト)
タグ(タグ)
完了(チェックボックス)
納期 (日付)
資料(リレーション)
開始日(日付)
終了日(日付)
日数(数式)※1
納期まで (数式) ※2
※1: 開始日と終了日の間の日数を計算し、プロジェクトの総期間を明確にします。
※2: 納期までの時間を計算し、以下のように時間の残りを表示します:
1日以上:「残り日数」
1時間以上~24時間未満:「残り時間」
1分以上~60分未満:「🚨 残り分数」
それ以外:「期限切れ」
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資料
最後に、資料です。データベースで直接資料を作成しても良いのですが、管理しやすくし、複数データベースへ紐づけることができるので、敢えて別のテーブルを制作しています。
資料で確認できる内容
資料(ページ)
更新日時 (日付)
![](https://assets.st-note.com/img/1704736173239-U774RYmhQD.png?width=1200)
タスクの使い方
このテンプレートでは、フィルター機能が活用されており、最も右側にある「完了」カテゴリーにチェックボックスを入れることで、タスクビューから完了したタスクを非表示にすることができます。
![](https://assets.st-note.com/img/1704745362019-YkeZIndOwY.png?width=1200)
さらに、必要に応じて新しいテーブルを作成することも可能です。これにより、特定のプロジェクトやタスクの管理がより柔軟になります。
![](https://assets.st-note.com/img/1704745748784-NeYPYvItfZ.png?width=1200)
プロパティでは、表示したい項目を選択できます。これは目のマークをクリックすることで簡単に行えます。
![](https://assets.st-note.com/img/1704745797545-nggqm9cfWZ.png?width=1200)
グループ化から優先度ごとなどにテーブルを分けることができます。
![](https://assets.st-note.com/img/1704746238125-ZNm11kfRRN.png?width=1200)
また、フィルター機能を使用して特定のタグを選択することで、表示するタスクのジャンルを絞り込むこともできます。
これにより、より効率的でターゲットに合わせたタスク管理が実現します。
![](https://assets.st-note.com/img/1704746289649-yraBnPke7W.png?width=1200)
このテンプレートには、「全て」「仕事」「個人」「完了」「期限切れ」といったカテゴリーを表示するテーブルが含まれています。
それぞれのカテゴリーはフィルター機能を駆使して細かく分類されており、カスタムフィルターを追加することでタスク管理をさらに効率化できます。
このテンプレートの最大の特長は、データベースやスケジュールに納期を設定すると、その納期までの日数、時間、または分を自動で表示する機能です。
特に、納期が1日以内に迫っている場合は、🚨マークで警告してくれるので、締め切りを見逃す心配がありません。
スケジュールの使い方
スケジュール管理機能においても、タスク管理と同様に新たなテーブルを作成することが可能です。
この機能はタイムスケールを活用しており、画面の右上部から表示する期間の単位を選択できます。
さらに、異なる表示期間に基づいてテーブルを分割することを推奨します。これにより、スケジュールをより明確に管理し、期間ごとの重要なタスクやイベントを簡単に把握できます。
加えて、「新規作成」機能を使えば、スケジュールと納期を同時に追加することもできます。これにより、計画の立案と実行の効率が大幅に向上します。
![](https://assets.st-note.com/img/1704746656561-E8GyVVXZqs.png?width=1200)
データベースの使い方
データベースでは、新しいテーブルの作成が可能で、これにより柔軟なデータ管理が実現します。
さらに、タグを活用することで、タスクをさまざまなカテゴリーに分類できます。
タスクに複数のタグを付けることもでき、フィルター機能を使えば、特定のタグを持つタスクだけをデータベースで表示することができます。
これにより、より効率的で整理されたタスク管理が可能になります。
![](https://assets.st-note.com/img/1704746851944-ym2EkCI187.png?width=1200)
資料の使い方
資料では、+新規をクリックすることで、新たなプロジェクトページを作成できます。
データベースの資料からリンクすることできます。
![](https://assets.st-note.com/img/1704747324040-lpiY7O9wY9.png?width=1200)
・・・
有料ライン内には、以下コンテンツを記載しています。
NotionテンプレートのURL
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