フリーランス・リモートワーカー特化したNotionテンプレートできました!【タスク・スケジュール・プロジェクトをデータベースで一括管理】

更新日 2024 / 03 / 17

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フリーランスやリモートワーカーにとって、複数の案件やプロジェクトを同時に進めることは日常茶飯事です。

しかし、この多忙さはしばしば確認漏れや連絡漏れを引き起こし、作業効率の低下につながります。

タスク管理アプリとカレンダーアプリを別々に使うことで、さらに管理作業が増えてしまい本末転倒なことも。

ここで紹介するNotionテンプレートセットは、タスク・スケジュール・プロジェクトを1ページで管理することで、そんな課題を一掃します。

本記事で構造をご紹介するので、それを基に、ご自身でシステムを構築することも可能ですが、ゼロから作成するのはかなりの手間がかかります。

もしテンプレートの作成が煩わしく感じられるなら、このテンプレートセットの購入をお考え頂ければ幸いです。

全体の構造

ご紹介するNotionテンプレートは、3つのデータベース+ αを組み合せてつくっています。

1. タスク管理

2. スケジュール管理

3. データベース

+ α 資料 (プロジェクト管理)

全体の構造は、データベースへ情報を入力して、タスク管理とスケジュール管理へ反映される構造です。(一応、どのデータベースに入力しても、お互いのデータベースへ反映されます。)

タスク管理

タスク管理機能では、全体的なタスクや、カテゴリーや優先度に基づいてタスクを整理できます。

💡ポイント
①各タスクにはチェックボックス、タスク、タグ、納期までの残り期間が表示され、これにより直近に集中すべきタスクを簡単に把握できます。

②タスクは、24時間以内・今週中・期限なしの優先度を持ち、各々のテーブルで分けて確認することができます。

③タグは、個人的なものから仕事関連、さらにはプロジェクトA、プロジェクトB、経理作業、事務作業など、多岐にわたるカテゴリーを包括的に登録しています。

タスクで確認できる内容

1. 完了（チェックボックス）

2. タスク（テキスト)

3. 納期 (日付)

4. タグ（タグ）

スケジュール管理

スケジュール管理では、プロジェクト単位でタイムスケールを閲覧することで、全体を見通すことができます。

💡ポイント
スケジュール機能では、タスクレベルでは把握しにくい全体の進行状況を、プロジェクトごとに明確に視覚化することが可能です。

スケジュールで確認できる内容

1. タスク（テキスト)

2. 納期 (日付)

データベース

データベースでは、すべての項目にアクセスすることができます。タスク、優先度、タグ、完了、資料、開始日、終了日、タスク完了までの日数（自動で計算されます）、納期までの期間など、多様な情報を簡単に登録することが可能です。

💡ポイント
データベースを使用すると、多様な情報を一元的に管理することができます。また、新しい項目の追加や既存項目のカスタマイズも簡単に行えます。

データベースで確認できる内容

1. タスク（テキスト）

2. 優先度（セレクト）

3. タグ（タグ）

4. 完了（チェックボックス）

5. 納期 (日付)

6. 資料（リレーション）

7. 開始日（日付）

8. 終了日（日付）

9. 日数（数式）※1

10. 納期まで (数式) ※2

※1: 開始日と終了日の間の日数を計算し、プロジェクトの総期間を明確にします。

※2: 納期までの時間を計算し、以下のように時間の残りを表示します：

• 1日以上：「残り日数」

• 1時間以上～24時間未満：「残り時間」

• 1分以上～60分未満：「🚨 残り分数」

• それ以外：「期限切れ」

資料

最後に、資料です。データベースで直接資料を作成しても良いのですが、管理しやすくし、複数データベースへ紐づけることができるので、敢えて別のテーブルを制作しています。

資料で確認できる内容

1. 資料（ページ）

2. 更新日時 (日付)

タスクの使い方

このテンプレートでは、フィルター機能が活用されており、最も右側にある「完了」カテゴリーにチェックボックスを入れることで、タスクビューから完了したタスクを非表示にすることができます。

さらに、必要に応じて新しいテーブルを作成することも可能です。これにより、特定のプロジェクトやタスクの管理がより柔軟になります。

プロパティでは、表示したい項目を選択できます。これは目のマークをクリックすることで簡単に行えます。

グループ化から優先度ごとなどにテーブルを分けることができます。

また、フィルター機能を使用して特定のタグを選択することで、表示するタスクのジャンルを絞り込むこともできます。

これにより、より効率的でターゲットに合わせたタスク管理が実現します。

このテンプレートには、「全て」「仕事」「個人」「完了」「期限切れ」といったカテゴリーを表示するテーブルが含まれています。

それぞれのカテゴリーはフィルター機能を駆使して細かく分類されており、カスタムフィルターを追加することでタスク管理をさらに効率化できます。

このテンプレートの最大の特長は、データベースやスケジュールに納期を設定すると、その納期までの日数、時間、または分を自動で表示する機能です。

特に、納期が1日以内に迫っている場合は、🚨マークで警告してくれるので、締め切りを見逃す心配がありません。

スケジュールの使い方

スケジュール管理機能においても、タスク管理と同様に新たなテーブルを作成することが可能です。

この機能はタイムスケールを活用しており、画面の右上部から表示する期間の単位を選択できます。

さらに、異なる表示期間に基づいてテーブルを分割することを推奨します。これにより、スケジュールをより明確に管理し、期間ごとの重要なタスクやイベントを簡単に把握できます。

加えて、「新規作成」機能を使えば、スケジュールと納期を同時に追加することもできます。これにより、計画の立案と実行の効率が大幅に向上します。

データベースの使い方

データベースでは、新しいテーブルの作成が可能で、これにより柔軟なデータ管理が実現します。

さらに、タグを活用することで、タスクをさまざまなカテゴリーに分類できます。

タスクに複数のタグを付けることもでき、フィルター機能を使えば、特定のタグを持つタスクだけをデータベースで表示することができます。

これにより、より効率的で整理されたタスク管理が可能になります。

資料の使い方

資料では、+新規をクリックすることで、新たなプロジェクトページを作成できます。

データベースの資料からリンクすることできます。

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有料ライン内には、以下コンテンツを記載しています。

• NotionテンプレートのURL

• Notionテンプレートの複製方法

もし興味を持ってくださった方がいたら、ぜひ購入していただければうれしいです！