対面で会議をする目的について

コロナウイルスの影響で、のきなみ行政主催の説明会や会議が中止になっています。今のところ中止になった影響は出ていません。影響が出ていないということは…。

毎年、年度末に法人経営に関する注意点等の説明会があります。説明会といっても、２時間半、担当者がパワポを読み上げるだけの説明会です。説明する担当者はテーマごとに入れ替わります。しかし、聞いている側は、一人で複数のテーマを理解しなければいけません。不公平です。また、その会は、その場での質問を受け付けません。後日、メールで問い合わせをします。その結果は、しばらくしてからHPにQ＆Aとしてまとめて掲載されます。しかし、その頃には何を聞いたのか忘れています。

今、さまざま分野で動画配信が取り入れられています。この説明会も動画配信にした方が効率が上がります。まず、この説明会には、法人の経営者やそれに準ずる人が集まります。集まる必要が無くなれば人件費の削減や時間の無駄を省けます。さらに動画配信であれば、わからないところだけ繰り返しみることができます。また、その動画について質問をすれば、すでに実践をしている法人から回答を得ることができます。行政担当者の負担も減るはずです。昨年、この提案をしました。しかし、質問ではなかったからでしょうか、どこにもとりあげられませんでした。なお、今年の説明会は、中止になりました。

今回のコロナウイルス騒動から、私たちは学ばなければいけないことがあります。それは会議の開催についてです。会議の中には、解決するためではなく、集まることで満足をしているものがあります。これは、会議の目的を間違えています。集まることを目的とした会議がいけないわけではりません。それが必要な場合もあります。しかし、人々が集って対面で実施するならば、その効力を最大限に発揮できるような会議にしなければいけません。最低でも、資料を読み上げるだけの会議は止めましょう。

私も年に４回、活動実施区域の代表を集めた会議を主催します。その会議は、出席される人の立場も年齢も様々です。まとめるのに苦労します。そこで私は、承認する議案と検討する議案のバランスを考えて進行します。検討する議題は、まず任意のグループで討議をします。参加者全員に発言してもらうことが重要です。また参加者には、参加して良かったと思っていただけるような土産を持って帰ってもらうこと心がけています。

明日は、大きな会議が開催されます。前日の18時を過ぎても連絡がないので、予定どおり開催されるのでしょう。会議は主催者だけががんばっても実りません。まずは自分から価値を見つけよう。