文字コミュニケーションの認知負荷を減らしたい→「超・箇条書き」を試してみた！
◆ はじめに
この記事には、以下【書くこと】2点の内容が書かれています。【書かないこと】にある内容を読みたい方のご期待には添えない可能性があります。
【書くこと】
私の置かれた現状と課題感
弊社はリモートワーク、基本的なやりとりはSlackで行われる
文字コミュニケーションは認知負荷が高い
私のとった行動と成果
『超・箇条書き』で紹介されていた「構造化」を実践した
簡潔に要点を伝える癖がついたほか、自身の思考の整理もできた
【書かないこと】
『超・箇条書き』全体の要約
書籍で紹介されていた「物語化」「メッセージ化」についての詳細説明
――ということで、上記を見ていただいた上で、読んでやろうかというかたは次へお進みくださいませ〜。
◆ 私の置かれた現状と課題感
現状
私は、現在、フルリモート環境で働いています。基本的なコミュニケーションはSlack（チャットツール）で行います。今はオフィスに集まることもできるのですが、基本的には、Web会議を含めオンラインでのやりとりです。
課題感
文字コミュニケーションがメインという環境において、認知負荷の高さはやはり課題に感じます。もちろん一言、二言のいわゆる"チャット"であれば、そんなに問題ないかと思いますが、重要事項をやりとりするとなると、かなりの長文が交わされることもあります。
よく、読解力が大事……、という話もありますが、コミュニケーションは、受信側の読解力と発信側の表現力、双方の努力によって成り立つものと思います。
さらには、上司とのやりとりとなると、忙しい上司がわざわざ自分のために労力を割いてくださるのだから、なるべく脳のメモリ負荷をかけない文章を書くというのも重要と感じます。
◆ 私のとった行動と成果
行動
こちらを読んでみました。
「超・箇条書き」は、ただ伝えたいことを羅列化した箇条書きではなく、以下3つの技術的要素を加えたものです。
構造化
- 相手が全体像を一瞬で理解できるようにする
物語化
- 相手が関心をもって最後まで読み切れるようにする
メッセージ化
- 相手の心に響かせ行動を起こさせるようにする
その中の「構造化」を試してみました。構造化で行うのは以下3点です。
①「状態・現象」を伝える文と「行為」を伝える文とに分ける
② 直列と並列でそろえて時間軸を整える
③ ガバニング
①「状態・現象」を伝える文と「行為」を伝える文とに分ける
書籍では「自動詞と他動詞」で分けると書かれていますが、動詞とは限らないので「状態・現象」と「行為」を表す言葉で分けるととらえたほうがシンプルです。
《状態・現象を伝える文》
（例）〜がある、〜である、自動詞、形容詞・形容動詞 など
《行為を伝える文》
（例）〜する、他動詞 など
以下の例文は書籍で紹介されているダメな報告パターン。
・営業の人員が足りていない
・手強い競合商品があるため苦戦している
・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
・営業部で期間限定のスタッフが増える
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ
以下は、それを ① のきまりで分けたパターン。上の4つ目の文の「増える」は自動詞なので、これが現状の問題なのか、打ち手なのかがわかりにくい。ということで、下では「（スタッフを）貸し出す」と他動詞にしています。
・営業の人員が足りていない
・手強い競合商品があるため苦戦している
・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ
② 直列と並列でそろえて時間軸を整える
箇条書きのつながりに時間が流れているものは直列で、流れていないものは並列で示します。以下は、上の報告文をこのきまりで分けたパターン。
・さまざまな問題が議論された
・営業の人員が足りていない
・手強い競合商品があるため苦戦している
・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
・さまざまな対応が決まった
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ
③ ガバニング
伝えたい内容を頭出しします。これにより何を述べているのかが伝わりやすくなります。以下は、上の報告文をこのきまりで分けたパターン。
・3つの問題点が議論された
・営業の人員が足りていない
・手強い競合商品があるため苦戦している
・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
・2つの対応が決まった
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ
この3つの「構造化」によって、最初のダメな報告文をわかりやすいものに書き換えているというわけです。これであれば、認知負荷を減らすことができます。
さて、書籍の内容が長くなりましたが、この「構造化」を業務において実践しました。実際に「こんな感じで書いたよー」とSlackの内容をお見せしたいところではありますが、業務関連なのでちょっとはばかられます…
――ということで、今回のnoteで実践してみました。
もしかしたら最初から気付いていたかたもいるかもしれませんね。
最初の「◆ はじめに」の内容がまさにこの「構造化」のきまりをつかった箇条書きとなっていました。
書籍でも紹介されていますが、ガバニングは箇条書きのなかで行うだけでなく、冒頭で示すというやりかたもあります。今回で言えば、以下がガバニングになっています。
この記事には、以下【書くこと】2点が書かれています。【書かないこと】にある内容を読みたい方のご期待には添えない可能性があります。
【書くこと】
〜〜〜〜〜
【書かないこと】
〜〜〜〜〜
成果
以上が実践の内容でした。日々の業務でも複雑な内容を述べる必要があるときは、この内容を意識するようにしています。
箇条書きだとすべての情報を載せきれないので、簡潔に要点を伝える癖がつきました。また、このようにまとめることによって、自分自身の思考の整理もできるので、うまく言語化できていないことを捉え直す練習にもなってとてもよいです。
◆ おわりに
ここまで見てくださってありがとうございました。
記念すべき1つ目の記事です。こんな感じでいろいろ書いていけたらと思います。よければまた見に来てください。
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