プロジェクトが遅延しがちな新米PMに知ってほしい、メンバーに納期を守らせるためのフォローアップスキル

「数ヶ月前に依頼したタスクなのに、まだ終わっていない。。」
「マイルストーンを設定したのに、なぜか遅れる。。」

プロジェクトをマネジメントする立場になった人なら、一度は経験したことがあるかもしれません。

このような場面に遭遇するときは大抵、誰かに何かをするように指示するだけで十分だと考えてしまっていることが多いです。
お気づきの人もいるかもしれませんが、ほとんどの場合、タスクの割り当て説明するだけでは不十分で、さらにはタスクを計画することさえ十分ではありません。

フォローアップは、タスク完了を確認する重要な役割を果たします。
ストレスを軽減しながら、納期通りにプロジェクトを完了させるための4つのポイントを紹介します。

⒈フォローアップが不可欠であることを受け入れる

「社会人ならフォローなしで仕事を完遂するべき」と考えているなら、再考する必要があるでしょう。
ほとんどの人は、自分が説明する必要のあるタスクを優先します。

たとえばメンバーがクライアントへのプレゼンの日程が迫っている場合、他のタスクの優先度は下げていると考えるのが自然です。

フォローアップのないタスクは、基本的に遅れるか、完了していないと考える方が良いでしょう。

⒉期待値を明確にする

「何日までに」「何を期待するか」をテキストベースで明確に説明します。

たとえば、メンバーに開発中のソフトウェアの最新アップデートをチェックしてもらい、そのリリース時にプレゼン用スライドを準備してもらうとします。
プレゼンの日付と記載の必要があるものだけしか伝えていない場合、あなたはプレゼンの直前に痛い目を見るかもしれません。
スライド作成を依頼した後にソフトウェアにアップデートがあると、プレゼンの直前に情報が最新化されていないスライドが送られてくるかもしれないからです。

期待値が明確にされないと、メンバーは「何を」「いつ」「どこまで」すべきかを知ることができず、報告するかどうか悩んでしまう可能性があります。
マイクロマネジメントはしたくないのであれば、途中で報告のタイミングを設けることで、簡単にメンバーのフォローアップができるようになります。

⒊フォローアップを体系化する

フォローアップのために考えることが少なければ少ないほど、プロジェクトが遅延する可能性を下げることができます。
いくつかの方法があります。

1：プロセスの各ステップの日付を記録する共有スプレッドシートトラッキングDocを用意します。
チームメンバーに記入してもらいます。
週に1度や1日1回など、定期的なイベントとしてレビューする時間を確保することができます。
レビュー時は、現在のステータスの進捗を確認してください。
必要に応じて、期限を過ぎたアイテムについて尋ねるメッセージまたはリマインダーを送るのも良いでしょう。

2：タスクが個人に割り当てられ、どのタスクが遅れていて、どれが軌道に乗っているかを一目で確認できるプロジェクト管理システムを使用します。
人気なツールとして、Asana、Monday.com、Notionなどがあります。
リマインダーはこれらのシステムで自動化できるため、自分で送信する必要はありません。

3：ミーティングでフォローアップします。
これは最も時間のかかる方法ですが、プロジェクトの予算と、その過程でどれだけのインプットを与える必要があるかによっては、これが最も効果的な方法かもしれません。
自動リマインダーは無視しがちですが、手ぶらで会議に参加することはできないでしょう。
これらの会議には、成果物の進捗状況を確認するために特別にスケジュールされた会議や既存の1on1、または毎週の同期にフォローアップを含めることまで、さまざまなアプローチがあります。

⒋バッファをもたせる

最新の管理ツールがあっても、人は時々締め切りを過ぎてしまうことがあります。

どうにかして締め切りを守らせようとするよりも、それを受け入れ、あなたの設定する締め切りに柔軟性を持たせる方が簡単です。
期限にバッファを持たせる、つまり本当の締め切りよりも少し前に期限を設けることで、進捗確認を行う時間が確保できます。

ヘビーなタスクについては、予想以上に時間がかかるタスクがあるはずなので、最終締め切りの1週間以上前に完了するように依頼するとよいかもしれません。
これによって、すべての対応を自分で行うのではなく、作業をレビューし、メンバーに送り返して修正をさせることができます。

締め切りのバッファを設定することで、スケジュールが遅延しプロジェクトが炎上する前に、フォローアップすることができます。

⒌結果を通じて話す

チームメンバーが納期通りに仕事を終え、うまくいったら彼らを褒めてください。
「納期通りに終わらすことが当たり前だ」と考えるべきではありません。

プロジェクトに問題があったりチームがストレスを抱えている場合は、俯瞰して状況を評価しましょう。

「あなたは明確な期待値を提示しましたか?」
「体系化したフォローアップシステムはありましたか?」
「バッファを設けましたか？」
「メンバーの作業負荷を考慮して、期待値は現実的でしたか?」

あなたに改善できることがあれば、それを自分ごととして考え、必要に応じてメンバーと話し合ってください。
もしあなたが役割を果たし、問題点がメンバーにあっても、彼らと話し合いましょう。

プロジェクトを可能な限り円滑に、効率的に、効果的に実行させるためには、一貫したフォローアップが不可欠です。
事前に少し準備するだけで、ストレスを劇的に減らし、最終的に良いアウトプットが可能になります。