新米プロジェクトマネージャーのための期待値管理の5つの原則

期待値コントロールの方法を知りたいと思いませんか？

この記事では、PMが上手に期待値をマネジメントするための5つの原則を紹介します。

さまざまなステークホルダーの期待値を上手に管理することは、PMの必須スキルの一つです。
期待値をうまくコントロールすることで、離職率が22％減少したり、労災が29％減少したり、生産性が10％以上向上するという調査があります。

しかし実際のところ、このスキルを体系的に身につける機会は限られています。

プロジェクトの問題をうまく乗り越えるための、新米PMが身につけるべき期待値コントロールの5つの原則を紹介します。

PMが期待値をコントロールするための5つの原則

⒈期待値の根源を考える

期待値管理は絶妙なバランスの調整です。
高すぎる期待値は失望を招く危険がありますし、低すぎる期待値設定は自己満足に陥り、求められる成果を出せないかもしれません。

そこで重要なのが、「期待値を明確に定義する」ことです。
期待値が明確に設定されていないと、人は推測や仮定で行動しはじめてしまいます。
この推測に基づく行動が混乱を招き、プロジェクトの炎上につながりかねません。

ではどのようにして期待値を定義すれば良いのか。
その方法は「用語とその意味を一致させる」ことです。
たとえば「良い」とはどのような状態なのかを言語化します。
自分にとって良い状態は、他の人にとって悪い状態かもしれません。
言語化によってこのギャップを埋め、認識の相違を回避することができます。

⒉調停者としてマネジメントする

PMはやるべきことと目標を理解し、プロジェクトをゴールに導くことに責任があります。
クライアントのケアに徹するのではなく、すべてのステークホルダーの気持ちを上手に汲み取りながら、チーム全体の期待値を適切に管理していくのです。

具体的には、クライアント側の「理想のライン」と「最低限のライン」、プロジェクト側の「頑張ればできるかもしれないライン」と「確実に実現できるライン」の両方を把握します。
たとえばクライアントが納期近くになって追加機能を要求してくる場合があります。
PMはクライアントの要求をそのまま飲み込んではいけません。
現状のリソースで実現可能なラインを見極め、クライアントに対して明確かつ率直にできる範囲を伝えます。
「現状の納期のまま機能を追加する場合、コストが2倍かかります」と、適切な落とし所をつけるために協議する必要があります。

⒊チームとの関係を深める

プロジェクトマネジメントには、高度なEQ（エモーショナルインテリジェンス）が必要です。
さまざまなワークスタイルや長所・短所を理解して、最適な人間関係を作り上げなければなりません。

ではどうすれば良いのか。
具体的な方法は、「チームの心理的安全を守る」ことです。
PMの信頼が厚いほど、チームメンバーは問題をしっかり報告してくれます。
これはプロジェクトが進展するにつれて増加する調整やタイムラインのリセット、期待値調整をする余裕を生み出します。

⒋堅牢かつ柔軟な仕組みをつくる

最強のチームやプロジェクト管理ツールを持ってしても、プロジェクトがうまくいかないことはあります。
そこで重要なのが「堅牢かつ柔軟な仕組み」です。

具体的には、プロジェクトを機能的な小さなステップに分割します。
これによって、プロジェクトを着実に進められながら、仮にタイムラインがずれてもタスクを入れ替えて柔軟に対応することができます。
たとえば納期が近い時は、15分刻みのカレンダーブロックが有効です。
これによってすべての時間を生産的に使いつつ、チーム全員が集中すべきポイントに注力することができ、プロジェクトをゴールに導くことができるようになります。

⒌チームを全体的なビジョンに従わせる

チームのモチベーションを高める最良の方法は、全員が共通のゴールに向かって進んでいると感じれるようにすることです。

PMはどうすれば良いのか。
具体的には、「問い続ける」ことです。
人はどうしても本来の目的を見失って、当初とは異なる方向に進みがちです。
特に困難な状況では、本来の使命を見失ってしまうことがあります。
そのような状況で、PMはチームに対し「私たちが達成すべき目的は何か？」を問い続けることが必要です。

---

みなさんからのいいねが、すごく嬉しいです！
少しでも良いなと思っていただけたら、「いいね」ボタンを押していただけると、とても励みになります！！