会議進行のポイントたち。-はたあげ日記🚩

今回は、会議進行について！

会議進行において1番頭に置いておかなくてはいけないのは、「成果を出すこと」。
ここが1番大きなWSとの違い。みんなの意見を組み合わせていくのが会議進行においての正解とは限らない。
ということをしっかりと前提として頭に置いておくのが重要！！！

今回学んだ、会議進行で大切な要素は下記の3つ。
①参加/発言のしやすい環境を整える
②参加者全員の会議の目的・流れ・ゴールに対する認識をそろえる
③会議の現在地を可視化する

①参加/発言のしやすい環境を整える

私の会議の中で1番大変だなと思うことは、誰1人として発言しないこと。その状況を打破するためには、伝えておくことと発言の仕方の工夫である。
事前に伝えることとしては、発言するハードルを少しでもさげられるようにっていうことを意識した声かけや工夫が必要。
例えば、「否定しないルール」をもうけたり、少人数で話し合ってもらってから出た意見を全体で共有する、「質より量！何個アイディアを出せるか！」みたいにゲームっぽくするなど。
雰囲気づくりという観点からみると、会議を始める時にいきなりアジェンダを説明して会議を始めるのではなく、チェックイン/チェックアウトをはさみ、場を和ませてから本題に入るというのも大切。

発言するのは、やはり心理的安全性がないとできない。「なんで誰も発言してくれないんだ！やる気ないんか！」と突き放すのではなく、しっかり参加者の心理に、参加者自身に寄り添いましょう！

②会議の目的・流れ・ゴールに対する認識をそろえる

会議で問題になりがちなのが、「ズレ」。そもそもの前提がズレている場合もあるし、ゴールを理解していなく本題からズレた発言をしてしまう場合もある。
それのズレをできる限り事前に少なくすることは大事。

ズレをなくしゴールへ導くため、参加者や仲間たちに道筋を照らしてあげよう。
例えば、
会議の目的（そもそもこの会議は必要なのか/ 何のための会議なのか ）を事前に話しておくことや、
この会議で何を解決させられたらいいのか、
答えを導くためにどうやって考えていくのか、
今抱えている課題は何で、解決した先はどうなっているのがいいのか

など、できる限り会議の前や会議中につい見えなくなりがちな根本を確認していき同じ方向へ進んでいくことがめちゃくちゃ大事。

そのためのアジェンダ作成→会議前に共有→会議開始に共有はめちゃ大事。

③会議の現在地を可視化する

話している時に、「あれ、何の話してたっけ…」というのは、友達と話している時に誰しも経験したことがあると思う。1人でしゃべっていてもそういうことがあるんだから、何人か集まって会議する時もそうしたことは大いにある。たくさんのバックグラウンドがある人それぞれが集まるわけだから議題とずれ始めてしまったり、アイディアがたくさんありすぎてまとめられないということもある。そうした時に必要なのが、「現在地の可視化」である。

少し現在地という言葉が適切かどうかは置いておいて。
ここでいう現在地というのは、
今、話している方向はゴールに果たしてむかっているのか
今、出ているアイディアはどういうジャンルがあるのか
今、みんなで話すべきものは何か
今、ゴールに向かう上でどこまで進めているのか

会議自体の進捗状況や、アイディアのまとめ、会議自体の意味に問いを持ち続け少し離れたところから常に今とゴールをつなげていく意識を持ちながら一緒に会議を進めていくのが大切。

まとめ

会議進行は「いかに短時間で成果を出すか」を頭に置いておく。（短時間であればいいわけではないという場もあるが）一緒に考えていくのも大事だが、参加者たちのモチベや会議に対しての理解を認識し、整えていくのが役割である。今とゴールを常に意識して、より質の良い成果を出すための問いを投げ続けよう！
「要するに〇〇ですか？」の練習していくぞーーーー🚩