仕事に追われなくなるためにやるべき１つのこと

みなさんは時間に余裕がありますか？
この問いかけに対してYESと言える人はほとんどいないでしょう。
仕事が楽しい人は仕事を沢山入れるがゆえに余裕がなくなることが多々あります。
余裕がなくなるとミスをしたり、新しいことを始めることができなくなったりとデメリットばかり。
そんな時は

雛形を多用する

ということをしてみましょう。

私はイベント運営をよくするのですが、始めた当初は右も左も分からず、毎回準備に時間をかけていました。
何度もチェックをして、抜けがないことを確認してもイベント当日のイレギュラーのせいで必要なものが追加されたりと、いつもあたふたしていました。
みなさんならこういう時どうしますか？

多くの方は「チェックリストを作ればいいのでは」と思われたことでしょう。
正しくその通りで、チェックリストという雛形を一度作ってしまえば、似たようなイベントの時の準備はチェックリスト通りに進めるだけで完璧になります。
そして毎回のイベントごとにチェックリストを見直して更新することで、より精度の高い準備ができるようになります。
そんな当たり前な話なのですが、実は意外と出来ていない人が多いです。

偉そうに語っている私ですが、私も現在でも出来ないことも多々あります。
例えばメールの返信。
結構な頻度で提案をいただくことがあるのですが、基本的に自分たちで困っていることがない場合はお断りさせていただきます。
その断る文章も毎回１から書いているのですが、提案される内容はパターンがあります。
そのパターンごとに雛形を作っておけば、それを送信して短時間で終わるのに、何度も何度も1から文章を書いてしまうのです。
これは文章を書くという時間の他に、そういうメールを見た時に「またあの文章書かなくてはいけない」という心理的なストレスが発生して、他に影響を及ぼします。
だから一度ちゃんと丁寧な文章を作成したら、それを雛形にしてストックしておきましょう。
これは自戒を込めて書いてみました。

雛形を作成すると他にも良いことがあります。