【ミーティング振り返り】アジェンダ・時間配分・ゴール設定のあり方とは？

前回の記事で、ミーティングの成果を上げるために、事前に進行のテンプレートを作ったことを書きました。
「ミーティングの成果を上げるために、まずこれから始めてみた。」

先日、あるミーティングでこのテンプレートを使用しました。

＜ミーティング概要＞
プロジェクトの活動の一部を切り出してPDCAを回すために、プロジェクトメンバーでない方々に、プロジェクトの趣旨を説明してテスト内容への事前要望をヒアリングする。

アジェンダ：全体60分
・現状課題の確認
・◯◯PJTの概要説明
・××テストの実施内容説明
—--------------------------- 15分
・ヒアリング、ディスカッション
—--------------------------- 45分
・ネクストアクション設定

使ってみた感想を、下記の観点で振り返ります。
・アジェンダは適切だったか
・時間配分は適切だったか
・ゴールは達成できたか

「アジェンダ」の課題：共有と議論を同じ場でやりきるのは難しい。

冒頭15分が共有、その後に双方からの質問とディスカッションをする構成としました。結果、共有情報のボリュームが大きかったためか、その直後に内容についてディスカッションを行う状態に持っていけなかった感触です。

・本来は資料を事前共有しておけば、インプットの時間を減らせる。
・深いディスカッションを行うには、MTGを分ける。または、事後にテキストベースでも意見回収を行う。（今回はこれをやりました）
・自分の中で出てきそう論点を仮定し、そこに議論の必要性がなければ、提案自体の筋が良かったと解釈しても良さそう。

「時間配分」の課題：全員に発言を回すことには、メリットとデメリットがある。

最初のアジェンダで、参加者全員に業務における課題感を話してもらいました。そこには、当テストを成功させるためのヒアリングとしての意味合いと、参加者にはじめに一言口を開いてもらうことで、主体的参加を促す意味合いがありました。
これ自体、実施して良かったものの、時間のコントロールが難しくなるデメリットも感じました。2-3名のミーティングであれば、この問題は起こりにくそうですが、4名以上になると注意が必要です。日頃から相手の立場を理解したメンバーとの場なのか、そうでないのかによって、回し方の工夫がいるでしょう。
ここの遅延により、ディスカッションの時間が圧迫されたのですが、先の項目で書いたように、各自が意見を持つ状態にまで導けていない感触があったため、アジェンダ構成そのものに改善余地がありました。

「ゴール達成」の課題：達成できたかどうかの手応えがつかめない。

プロジェクト趣旨の説明と、施策内容への事前要望をヒアリングできた状態をゴールとして設定していましたが、前者は達成、後者は未達だったと思われます。実施内容への合意形成はできたものの、個々から意見をもらい、議論に発展させるには、インプットからアウトプットまでの時間が短すぎること、意見をもらう対象が4人と多かったことが原因と考えています。

ただ、当ミーティングの主題であったテストは手戻りなど発生せず、施策を始動させることができており、担当者から問題も挙げられていないため、そこまで悲観的に振り返る必要はないのかもしれません。

ミーティングゴールの達成度合いは主観によるものであるため、オーナーと参加者でギャップが生まれる場合があります。ミーティングのゴールを、個々の主観に置くのではなく、「適切なネクストアクションを設定すること」に置けば、ギャップは生まれにくそうです。

適切なネクストアクションとは何か、については別で書くことにします。