バックオフィスで創る『社内環境』 ～社員インタビュー#2～
こんにちは、PR部門のMちゃんです！
前回から引き続き社員インタビューを行っていきます。
その前に、前回の記事はご覧になりましたか？
まだ読んでいない方は、ぜひこちらからご覧ください
第一回記事
読みましたか？ 本当に読みましたか？ 読みましたね？
↓それでは、今回の進行はこんな感じです↓
今回のインタビュー対象
第二回はビート・イット管理部門の林さんです！
バックオフィスで職場の働きやすさを徹底的に支える、後方火力。
ちなみに二月に札幌の夜景を見に行ったところ、吹雪の中凍えているばかりで夜景のやの字さえ知ることなく退散した極寒エピソードの持ち主。普段の穏やかな表情とは一変、仕事になると頼りがいに溢れる、現代の聖徳太子ですね。
そんな林さんが担当されている管理部門、一体どんなどころなのでしょうか。
管理部門ってどんなところ？
M「こんにちは！」
林「こんにちは、林です」
M「まず自己紹介をお願いします」
林「17年の10月にビート・イットに営業アシスタントとして入社して、19年の10月から管理部門の新設に伴ってリーダーを務め、21年の10月からマネージャーを務めています」
M「管理部門ってどんなところですか？」
林「管理部門の中には総務系（GA）、人事労務系（HR）、情報システム系（IS）、あとはMさんも入られているPR部門の四つがありますね。それら全般を担当しています」
M「現在の管理部門を担当することになったのはどういう経緯ですか？」
林「当時、ビート・イットに人が増え始めていたんです。私が入った当初は従業員10人もいなかったので、その場判断でルールを決めることで労務関係が成り立っていたんですけど、エンジニアや営業の方が増えるに当たってどんどんルールが改変されてしまったり、統率が取れないことが増えてきたんです」
林「当時は営業アシスタントだったんですけど、そこ（ルール制定）を誰もやっていないって思ったので、率先して取りまとめとか提案をさせてもらいました。19年の1月……くらいかな？ 年明けくらいからそういうことを始めて、10月頃の人が増えるタイミングで管理部門が新設されて、正式に業務を担当することになりました」
前例のない挑戦を客観的にこなす
M「林さんのお仕事は、どういうところが大変ですか？」
林「基本的に前例のないことをするところですね。今は勤怠とか経費申請とか、PCやスマホから入力できますけど、元は各自Excelでの提出だったんですね。そうなると打ち間違いとかが多くて」
林「ツールを導入するに当たって何が必要か、どういうフォーマットでどういう項目で……っていうのを、ほぼ一人体制で労務関係の知識もない中、自分で調べながらだったので苦労しましたね」
M「なるほど。一人だと思い込みや見落としも生まれやすいと思うんですけど、どう対処しましたか？」
林「第三者の方にテストしていただいたり、ほかの企業の事例を調べたりしました。調査するのが得意なタイプだと思うので、こう……民法とかと照らし合わせて！（笑）」
M「民法ですか（笑）」
林「何が必要な情報なのかと、実際の使い勝手と、何度も何度も客観的な視点を持って作成に当たりましたね。自分を他人だと思って。時間を置いて、自分が作ったものを全く他人（の作ったもの）だと思ってやるって感じで」
M「なるほど。では、今のお仕事の「やりがい」を聞かせてください」
林「えー、そうですね。基本的に本業をやっていくに当たって、事務周りの部分に気を配るってすごく大変なことだと思うんですよ。エンジニアさんだと特に、お客様先に出ているのに自社の手続きとかしなきゃいけないっていうのは手間だと思うので、そこの工数削減。皆さまが安心して就業できる環境を作っていくこと。それを直接言葉で聞くことは少ないにしても、そこに繋がっている部分だとは思うので、頑張ろうって思えますね」
M「普段からお世話になっておりますm(。_。)m」
林「いえいえとんでもない（笑）」
ツール導入から定着に向けて
M「今はとても環境が整っていると感じますが、ここまでの道のりで「ここ一番頑張った」というポイントはありますか」
林「新しいツールを導入した時、正しい使い方や、それをどう使ってほしいかの定着が一番大変なところなので、そこですね。ツールを入れるだけじゃなくて、長期的に使ってもらうためにはどうしたらいいか。説明し続けたり、ドキュメント化したり。それを読んでもらう、呼びかけるといった行動ですね、今も最善の方法を探し続けています」
M「定着ですか」
林「Excelとかで全部やっていたものがいきなりツールに代わると、最初は使い方が分からなくて「Excelの方が便利じゃないかな……」って思ってしまうと思うんです」
林「例えばWeb勤怠は毎日自分で打刻しなきゃいけないんですけど、結果的に正しい残業時間とかが算出されるので、皆さんに返ってくるポイントの方が大きいと思うんです。Excelだったらコピペで、残業とかも無視して出しちゃう人とかもいたので」
M「あ～～～～、なるほどですね」
林「そこのメリットのきちんとした説明だとか、こうすることで今後どう発展するのかっていうところを、聞かれた際やご納得されていない人に対して直接話してきました」
M「今まで「古い方がよかった」という声を受けたことは」
林「直接はないですね。上長伝てに聞こえてくることはありました。使い方が分からないとか、こういうところが前より不便だとか」
M「敢えて不便な点を挙げるなら、私まだ慣れていなくて打刻ミスすることがよくあるんです。修正をお願いするのも心苦しくて……あまり手間を掛けさせるのも申し訳ないかと思ってしまうんです。Excelだと自分で管理して自分で修正できるので、管理的だからこそのむず痒さを感じることはあります」
林「なるほど～。それはですね、お気軽に打刻修正の申請をしてくださって大丈夫ですよ。申請していただいたものをボタン一つでまとめて修正することもできるので、承認者側の手間はそこまでないです」
M「そうなんですね！？！？ なら後で申請しておきます！！！！」
林「（笑） あと良い点として、午前休/午後休ですね。午前休って言うけど何時にスタートしたら良いの？ っていう。判断しづらいことなので、よく相談を受けていました。今は午前休って設定すると自動で時間が出てくるので、分かりやすくなったと思います」
林「あと有給の管理もできます。あと何日残ってて、期限がいつだとか、分かるようになっています。打刻忘れは確かに、今も多いです（笑）」
社員の皆さまに向けて
M「それでは、最後に社員の皆さまに向けて一言お願いします」
林「皆さま！？！？ めっちゃ大きいですね、皆さまですか（笑）」
M「例えば亀岡さん（社長）は新しく入ってくる人に向けてなんですけど、林さんには今の社員の方々にお願いしようかと」
林「そうですね……基本的にいつも皆様には依頼することばかりで。お忙しい中、時間を縫って対応していただいているので本当に感謝しています」
林「できるだけ皆さんが働きやすいようにって取り組んできていて、これからもその方向で取り組んでいくので。段々立場が上がっていって言いにくいって思うこともあると思うんですけど、何か不便なこととか、ここがこうなったら良いなと思うことがあれば全然言ってほしいなって思います！」
ビート・イットには非常に働きやすい環境が整っています。それは、この体制・環境を築き上げた林さん、そしてそれを徐々に受け入れ使いこなしてきた社員の方々の、いわば努力の結晶です。
今後益々大きく育つ結晶の、その一片になれるよう、私も積極的に協力していきたいです。もしある日急に「今日からVR会議をメインにします！」とか言われても、少しずつ順応していけたらと思いま…………まだ流石にないかな。
そんなわけで、今後も働きやすく進化するビート・イットです。私たちは一緒に働くメンバーを募集しています。
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