ひとり経営企画室の調査の基本（４）

スライドの形式

報告書として、プレゼンテーションスライドを作成する機会があると思います。基本的な形式は、次のようになります。

基本は、タイトル、メッセージ、メッセージの根拠となるグラフや表、
データの出典など、から構成される。

最低限必要な要素としては、次の通りです。

• メッセージ

• タイトル

• グラフや表など

• 注意点や参考にした資料など

作り方ですが、まずは「そのスライドで伝えたいメッセージは何か？」を考えます。そして、それに必要となるデータをグラフや表などで準備します。タイトルは、そのグラフや表などを表すタイトルです。グラフや表などを作成するために参考にした資料や注意点があれば、グラフの下に書き添えます。

一番上にメッセージがあり、その下にタイトルがある、とか、ページ番号やCopyrightが書いている、などコンサルティング会社によってもいろいろアレンジがありますが、基本的な要素はあまり変わりませんね。

ネットを検索すると参考になるスライドがたくさん出てくるので、いろいろ検索してみて、自分にあうフォーマットを見つけてください。

報告書の構成

ここまで「ひとり経営企画室の調査の基本」として、情報収集、分析・整理、報告書作成と見てきました。

今回は、スライドをひとつのパッケージとして、報告書にする部分です。報告書の構成は、結論を最初に示すか、最後に示すかの2通りがあります。

結論を最初にするか、最後にするか、の二つの構成がある。
伝える内容や伝える相手によって、使い分けることが望ましい。

一般的なビジネス書でオススメされているのは、最初に結論を示す構成ですね。結論を最初に伝え、根拠を後から述べる形になります。

時間がない相手に対して、短時間で結論を伝えられるのが長所です。一方で、何の前置きもなく、相手にとって受け入れにくい結論を伝えた場合は頭で理解できても、感情面で反発されてしまう可能性が高くなりますね。

もうひとつの型が、最後に結論を示す構成です。起承転結と似たような流れになるので、理解しやすいですし、前提知識がない場合にも受け入れやすくなります。

短所としては、説明する時間がかかりやすいことや聞き手が途中で流れを見失ってしまう場合があることです。流れを見失わないように、目次スライドを適度に入れることや説明してきた内容を途中で振り返ることも工夫として挙げられますね。

どちらの構成にも長所、短所があるので、話す相手や場によって使い分けるのがよいと思います。