2023年レスキューナウ年末納会②（企画の裏側編）
こんにちは！ レスキューナウ社内活性化チームのホソタニです。
1月に公開しました2023年納会のnoteはもうご覧いただけましたでしょうか？（まだの方は、まずはこちらからご覧ください！）
時間があきましたが、記録になるので、そして楽しかったので、残しておきたいと思います。
私自身、2023年の4月にレスキューナウに入社したため、この納会が初めての参加となりました。
様々な方と実際に顔を合わせて話ができたことで、日頃のオンライン上でのやりとりが一層やりやすくなったと感じています。
今回は、社内活性化チームのメンバーとして納会の準備に携わった者の目線で、準備から当日までのことを振り返ってみたいと思います。
社内活性化チームについて
レスキューナウの社内活性化チームは、「会社を良くするために考え、行動したい人たちが任意で活動することができる社内のオープンなグループ」です。社内の様々な部署から有志が集まり、隔週に１回のミーティングを開催し企画を進めています。
「活動内容がオープン（=社内の誰でも見ることができる）」な点と、「ミーティングの参加が任意」である点が特徴です。
2023年の納会は、この社内活性化チームで準備と当日の進行を担当しました。
会議に参加したくても参加できない？ レスキューナウならではの事情
レスキューナウには、「危機管理情報センター（RIC24）」という部署があり、24時間365日、有人体制で危機管理情報の収集と配信を行っています。
そのため、危機管理情報センターのスタッフは3交代シフト制の勤務をしており、他の部署のスタッフとは勤務時間が大きく異なるという事情があります。
かくいう私も、普段は危機管理情報センターで配信業務に従事している人間の一人で、主に昼過ぎから夜にかけての勤務がメインになっています。
社内活性化チームのミーティングは平日の日中開催でしたが、危機管理情報センターのメンバーは、配信業務の担当時間や休暇の日と重なってしまうことがあり、毎回ミーティングに参加することが難しいという事情がありました。
ITツールを活用！ 誰もが意見を出せる環境づくり
・・・ですが弊社はIT企業です！ ミーティングに参加しないと意見が言えないなんてことはありません！
ITツールをうまく活用し、ミーティング以外の時間でも自由にアイデアを出したり、準備を進めたりできるよう工夫をしながら進めました。ここでは、企画準備に大活躍した「miro」と「notion」という2つのツールを簡単に紹介します。
「miro」は、オンライン上のホワイトボードで、模造紙に付箋を貼るようにアイデアを共有したり、そのアイデアを図としてまとめるためのツールです。納会準備の主に前半、イベントのコンセプトや、実施したいことのアイデアを出したり、そのアイデアをブラッシュアップするときに使いました。
「notion」はオンライン上のノートで、ドキュメントの作成やデータの管理、簡単な表の作成などができるツールです。こちらは最近街中で広告も見かけるのでご存知の方も多いかもしれません。納会準備の主に後半、イベントの概要や実際の進行内容をまとめるときに使いました。
様々なツールの操作に慣れたり、上手く使いこなしたりするのは正直大変でしたが、ミーティングの前日にmiroにアイデアを書いておくと、次の日のミーティングでその内容についてディスカッションしてくれていたり、「notion」でまとめられた概要を後日確認して、自分の担当パートについて補足しておいたり・・・などといった使い方ができたのは、こうしたツールの大きな強みだと感じました。
みんなで楽しい納会にしたい！
当日の企画は大きく3つ、「ビンゴゲーム」と「クイズ大会」そして「バーベキュー」でした。
イベントには50人以上の方が現地（オフィス）で参加してくださったのですが、一方で、遠方に在住している等の理由で現地参加できないスタッフもいた（※）ため、ビンゴゲームとクイズ大会は現地でもオンラインでも参加できる「ハイブリッド開催」の形で準備を進めました。
スマートフォンの画面上でビンゴやクイズができるサービスを探し出して、社内活性化チームで仕込みとリハーサルを何度も行いました。
ビンゴゲーム
カタログギフトや快適家電などの景品を用意し、スマートフォンで参加できるオンラインビンゴを開催しました。
昨年の納会でビンゴをして盛り上がったので、今年も去年と同じツールを使ってビンゴ大会を行うことにしました。（昨年はほぼ全員リモート参加で、自宅のインターネット環境が整っていれば問題なく進められました！）
今回は出社して直接行うオフライン参加者が多かったので、幹事はバタバタでした。
当初、ビンゴの進行は幹事複数名が不動前オフィス２階で行い、参加者は１階のガレージに集まって進める予定でした。２階での進行の様子がわかるように、ガレージにはPCを１台置きGoogle meetで繋ぐことで、生配信のようにする予定でした。これでオンライン参加の方とも繋がれる状況です。
ところが、ガレージのインターネット環境があまり良くなく、想定していた運用ができないハプニングが発生しました。
オンライン参加者は綺麗に電波が通っていて繋がれたものの、社内の電波が弱く、１階への中継ができなくなってしまいました。
急遽、２階から幹事が一人ガレージに行き、直接参加者にはgoogle meetを通さずその場でビンゴの説明を行う事で無事終わりました。
来年は、事前に現場でのリハーサルをする必要があるなと反省しましたが、皆さん楽しんでくださり良かったです！
クイズ大会
クイズには《会社のこと》や《防災知識》などを組み込みました。雑学も入れて、端々にレスキューナウらしさを盛り込みつつ、一年を締めるのに相応しい（！？）クイズを10問用意しました。
例えば、今レスキューナウは何歳？ という問題（当時の正解は23歳です！ 因みに4月で24歳になりました）や、防災クイズの知識を混ぜつつ問題に誘導するなど、楽しく学べたのではないかと思います。オンラインの方も直接参加の方も同じ時間を共有して、一緒に笑顔になれて嬉しかったです。
会議のハイブリッド開催は今や珍しくもない話ですが、一方の会場はみんなでワイワイ、もう一方は自宅で一人・・・という状況で、オフィスと自宅の両方でイベントを楽しんでもらえるように進め方を考えるのはとても苦労しました。会場の様子の伝え方やスマートフォンアプリ内での企画の説明文の入れ方、ビンゴ大会の優勝者のインタビューのやり方など、細かいところでスムーズに進行ができるよう準備に気を使いました。
当日は、現地会場に司会進行の音声が入らないトラブルが発生してしまい、社内活性化チームのメンバーが即興で進行をサポートし事なきを得る・・・という一幕（汗）もありました。
※遠方在住でも、希望すれば出張で納会に参加することはOKでした！
社内活性化チームの醍醐味とは
先に触れたとおり、社内活性化チームは有志による取り組みで、メンバーには通常業務に加えて、活性化チームでの活動が業務に乗っかる形になります。それでも、私は社内活性化チームに参加して良かったと思っています。通常の業務内では関わりの少ない方々と密に関わることができたことで、自分自身がかなり活性化された！？と感じているからです。社内活性化チームに参加することを快く後押ししてくれた上司や、まさに納会の最中も配信業務に従事してくれていた危機管理情報センターのスタッフには本当に感謝しています。このnoteを見て社内活性化チームに興味を持った弊社社員は、お近くの社内活性化チームメンバーにお声がけください！
最後に
レスキューナウは、日本唯一の危機管理情報の専門会社として、防災分野で様々なサービスを提供しています。防災・危機管理の重要性が叫ばれるなか、当社も事業拡大につきメンバーを積極採用しています。災害や危険から安心な暮らしを守る事業をやってみたい、自分の価値観と共感できる部分がある、ちょっと興味が沸いたので話を聞いてみたい、ぜひ応募したいなど、弊社に少しでもご興味を持っていただけましたら、ぜひ弊社のリクルートサイトをご覧ください。