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電子帳簿保存法とは?

概要

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書・請求書などの処理に係かかる負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。電子帳簿保存法は大きく分けて国税関係帳簿書類(税法上、保存が義務付けられている書類)に関するものと、電子取引に関するものの2つに分かれます。
国税関係帳簿書類に関するもの」とは、具体的には、決算書類(貸借対照表損益計算書)、注文書、契約書、領収書、仕訳帳現金出納帳売掛金元帳などの国税関係書類を、一定の要件を満たす会計ソフトなどにより作成し、電子データにて保存することができるというものです。
一定の要件を満たす会計ソフトなど」とは、記録した内容を訂正・削除した場合に、そのことを確認できたり、日付・金額の範囲指定により検索できたりするようなシステムを指しています。したがって、電子帳簿保存法を適用したい場合、要件を満たすシステムを導入しなければなりません。
また、取引先から受け取った紙の請求書などは、一定の要件のもとでスキャナによる電子データ保存が認められます。ただし、スキャナ保存する場合にはタイムスタンプの付与が必要になります。スキャナ保存は、スマートフォンやデジカメを活用することもできます。
電子取引に関するもの」とは、注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合に、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと定めたものです。
電子取引の情報を電子保存することにも、一定のルールが定められています。


電子帳簿保存法の対象書類

国税関係帳簿書類に関するものに対する電子帳簿保存法の対象は、「帳簿」と「書類」です。さらに電子帳簿保存のみできるものと、スキャナ保存できるものに分かれます。これらをまとめたのが以下の表です。

【電子帳簿保存の対象】

【スキャナ保存の対象】


電子帳簿保存の適用要件

電子帳簿保存を行うためには、税務署長などの事前承認が必要になります。電子データの保存については、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」を提出する必要があります。※2021(令和3)年12月31日以前

承認申請書には、帳簿の種類、備え付けを開始する日、保存場所、帳簿の作成・保存に使用するシステムやソフトウェアの概要などを記載します。原則として、承認を受けようとする帳簿の備え付けを開始する日の3カ月前までに、所轄税務署長に提出する必要があります。

また、紙で受け取った請求書などを電子データとして保存したい場合は、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書」を提出する必要があるのでご注意ください。※2021(令和3)年12月31日以前

なお、過去分重要書類のスキャナ保存については、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書(過去分重要書類)」で申請します。

スキャナ保存の要件は以下の通りです。

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
※2 入力事項を規則第2条第6項第1号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力し
たことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
※3 当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与
に代えることができる。
※4 受領者等が読み取る場合、A4以下の書類の大きさに関する情報は保存不要。
※5 過去分重要書類については当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の
手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限られます。)の備付けが必要。
※6 過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要。

【引用】電子帳簿保存法一問一答 問10| 国税庁


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hokkaido@moneyforward.co.jp

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