WEB会議か、動画メッセージか？動画を使ったコミュニケーションの利用シーンとは

WEB会議、オンライン商談はコロナ以前から盛り上がりを見せていましたが、テレワーク・在宅勤務の一般化に伴い広く行われるようになりました。そうしたニーズから、現在はZoomをはじめとしたオンライン会議ツールが多くの企業に導入されています。しかし、オンライン会議ツールは必ずしも企業間や社内でのコミュニケーションに最適ではないシーンがあります。

この記事では、WEB会議のメリット、そしてWEB会議では適さないシーンでの動画コミュニケーションの活用方法について紹介いたします。

WEB会議のメリット

WEB会議には1. 移動コストが不要で、2. 認識を合わせやすく、そして3. ツールとして安価というメリットがあります。

もともとWEB会議は地方拠点や海外との出張の代替、そして営業訪問の代替として利用されていました。WEB会議はどこでも開催できるため、こうした状況での移動コスト（移動にかかる時間、移動費）を削減することに繋がります。

ボディランゲージや顔の表情が相手に見えるため、WEB会議では認識の合わせやすさもメリットとして挙げられます。メール・チャットなどのテキスト特有の「伝わりにくさ」は、表情・画面共有で取り除きやすくなります。

更に、WEB会議ツールは現在とても安価で、例えばZoomなら月額1,900円から利用可能です。これは、例えば営業担当が1〜2時間移動に時間を費やす際のコストと同程度の価格です。そのため、移動に使っていた時間で商談を行えば、容易に賄える金額と言えます。

動画メッセージとは

WEB会議には、一方で、打ち合わせ時間を確保する必要があり、タイムリーな情報共有が行いにくいというデメリットがあります。このデメリットの解消のために、現在海外・国内で動画コミュニケーションツールが開発・提供され始めています。

動画コミュニケーションは、内容を的確に伝えられるWEB会議のメリット、そして気軽に送れるテキストのメリットのいいとこ取りをしたコミュニケーションです。

動画メッセージとは
ビジネスでの動画メッセージは、自分の表情（ワイプ）と画面を収録し、リンクなどで共有することを指します。recitを始めとした動画コミュニケーションツールは動画収録後、共有が数秒で行え、テキストと同じくらい気軽に内容を伝えることができます。

動画メッセージとWEB会議の最大の違いは、動画メッセージが非同期なコミュニケーションであるのに対し、WEB会議が同期型のやりとり（同じ時間・双方向）であることです。非同期なコミュニケーションは、受け取った内容を自分のタイミングに合わせて確認・返信することができます。基本的には、テキストメッセージを送るのと同様に、スケジュール調整が不要です。そのため、複数のメンバー間でディスカッションを必要としないコミュニケーションでは、動画メッセージはWEB会議よりも優れています。

一方で同期コミュニケーションでは、参加者全員が同じ時間にコミュニケーションをとることができます。従って、同じ時間帯を抑える必要があるため、複数人が一定時間のスケジュールを調整する必要があります。

動画メッセージの活用方法

1. 会議やプレゼン背景の事前共有
WEB会議などリアルタイムでのコミュニケーションが必要な場合でも、参加者は事前に背景や最新情報を動画で共有しておくことで、参加者が質問やコメントの準備をすることができます。

例えば、営業が顧客に製品デモ動画を事前に送っておけば、顧客は事前にサービス概要や動作を理解し、自社にとって重要な特長の質問、理解に時間を使うことができます。

2. 時差やスケジュールを超えての共同作業
時差があったり、副業・業務委託などスケジュールが合わせにくい方がいる状況での会議開催は、調整が困難です。そうした状況でも、ジェスチャーや表情で内容を伝えることで、会議を開く必要がなくなることがあります。