12/9(水)「電子帳簿保存法の活用が実現する 「紙文化」の効率化 」セミナー中に頂いた質問回答について
※ラクス講義に関しての質問回答のみの掲載となります。
皆様先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクス セミナー事務局の岡沼です。
先日の「電子帳簿保存法の活用が実現する
「紙文化」の効率化～規制緩和された今だからこそ考えたい、未来に向けた経理の取り組み～」で頂きました質問回答の準備ができましたのでご確認下さい。
回答が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。
Ｑ．ラクスの経費精算のながれにおいて、OCRの文字認識は、楽楽精算の標準機能ですか？
Ａ．電子帳簿保存法オプションにOCR機能が付いております。
Ｑ．フルネームというのは申請者のフルネームで合ってますでしょうか？
Ａ．はい。申請者(利用者)のフルネームです。
Ｑ．「領収書に自署」の部分ですが、経理部で全件を原本突合することで不要と聞いたことがありますが間違いでしょうか？
Ａ．そのような運用も可能です。
Ｑ．ラクスの運用において領収書を帳票に貼付しない理由を教えてください。楽楽精算では帳票を印刷する機能がありますよね。
Ａ．電子帳簿保存法に沿った運用をしているため、原本を帳票に貼る必要がないためです。ただし、タイムスタンプ期限を過ぎた領収書は紙での保存が必要なため、その分だけ帳票を印刷して貼り付けて保存します。
Ｑ．自署の代わりに日付印で対応できますか？
Ａ．現在の電子帳簿保存法ではそちらはできません。フルネームでの自署が必要です。
Ｑ．検査担当者の領収書と精算データの定期検査は、全明細分の検査となりますでしょうか。
Ａ．全明細ではありません。概ね25枚以上など、運用により枚数も異なります。
Ｑ．領収書が各自から郵送されてくるのをまとめて、後から確認するのは大変ではないでしょうか。また、領収書を廃棄する前はどのように整理されていますか（月別？部署別？）
Ａ．原本の整理工数は一定かかりますが、電子承認で月次締めを早期化するためにこちらの運用をしております。ただ、保存不要となった領収書については、原本とデータの確認後、糊付けなどはせずにファイリングできますので会社全体の工数は削減されるかと思います。
Ｑ．領収書に自筆は電子帳簿保存法で必要なことのでしょうか？
Ａ．はい。現状の電子帳簿保存法でラクスの運用の場合は必要です。
Ｑ．(金銭受領者側による）領収書の宛名がない場合は申請者に記載するように促しているのでしょうか？
Ａ．自署の不備があった場合はデータベースに登録し、注意していただくようメールを一括で送信しています。
Ｑ．経理の方は、領収書の確認を電子申請時と原本受領時と2度確認する必要があるので、伝票に紙添付より作業が増えることになるのでしょうか。
Ａ．経理全体の作業は増えます。しかし、電子承認と原本確認については担当者が別で実施時期がずれるので、決算業務の早期化ができ、心理的な負担は減少しているかと思います。（電子承認時⇒月次締めまでに実施、原本確認⇒月次締め後実施）
Ｑ．ルーズな営業が3か月前の領収書を持ってきます。ラクスさんは精算しますか？
Ａ．悩ましいですが、もし発生した場合は、その月に精算してくださいと注意のうえ、金額を確認し上長と相談の上判断することになると思います。
Ｑ．定期検査に社内規定は税務署へ申請する必要がありますか？
Ａ．はい。現状の電子帳簿保存法では規定を整備して申請が必要です。
Ｑ．香典代等 領収書の無い精算の場合は、電子帳簿保存法上どうなりますか？ どのように清算を行っていますか？
Ａ．領収書がない場合は、それに代わる何かしらの証跡を残すなどが望ましいかと思います。
Ｑ．画像は２枚の領収書を同時に読み込んでも良いですか？
Ａ．スキャンした場合は2枚同時も可能です。
Ｑ．個人で電子化を完結できる3営業日内に電子化できてないものはどれぐらいの割合でありますか。
Ａ．月にもよりますが、1割前後といったところでしょうか。
Ｑ．請求書の画像も読み取ることは出来ますか。
Ａ．スキャンしたものであれば、OCR機能で読み取れます。
Ｑ．楽楽精算で法人カードを運用すれば、タイムスタンプなしに領収書を電子保存することは可能ですか？（原本の紙保存もしない）
Ａ．領収書を受け取った場合は領収書画像にタイムスタンプの付与が必要になります。クレジットカードで決済した情報が改ざんできないように、楽楽精算に連携されれば、領収書自体の保存が不要になりました。しかし領収書が発行されないケースは少なく、また、領収書がないとカードの内容だけでは税率や勘定科目の情報などが不足しているため、現状では領収書を受け取るのが現実的かと思います。
Ｑ．書類保管の手間は省けるとのことですが、領収証の原本は監査完了までの1年だけは保管義務があるということでしょうか。
Ａ．はい。その通りです。定期検査の期間は皆様で定められるので、半年や数ヶ月だけの保存なども可能と思われます。
Ｑ．現在、楽楽精算でハイブリッド運用をしております。経理まで電子承認をしておいて、紙の回収のチェックのみバーコードで消し込みできる機能の搭載をぜひお願いします。
Ａ．楽楽精算のご利用ありがとうございます。既に搭載されている、承認や仕訳などでのバーコード機能ではなく、消込を目的としたバーコード機能と読み解かせて頂きました。ご要望としてありがたく頂戴いたします。また、現状の承認機能などを工夫することで、ご要望のような運用ができる可能性もありますので、是非一度サポート窓口までご相談ください。
Ｑ．領収書等を撮影してアップロードはフューチャーフォン（ガラケー）でも可能でしょうか。
Ａ．スマートフォンのみでの対応となります。
Ｑ．経理内でダブルチェック等はしないのでしょうか。また、ダブルチェックする場合はどのようにすればよろしいですか。
Ａ．楽楽精算での承認時ではダブルチェックはしておりませんが、結果的に2回以上のチェックは行っています。承認時にダブルチェックを行いたい場合は承認ステップを増やすことが可能です。
Ｑ．ハイブリッド運用でも電子帳簿保存法オプションは必要？
Ａ．OCR機能を活用する場合や画像添付をする場合は必要です。
Ｑ．ハイブリッド運用を予定してますが、紙での承認、押印が必要なのですか。電子承認のみで領収書を回収を予定してますが問題ありますか？
Ａ．楽楽精算内にて承認の履歴は残るので、貴社の規定で問題がなければ問題ございません。
Ｑ．手書きの領収書も読み取り出来ますか？
Ａ．書いた方の字に左右されますが、おおむね読み取れています。
Ｑ．年間25枚の確認でしょうか？
Ａ．あくまでラクスの場合ですが、年間の領収書のうち精算書の種類ごとに25枚としております。
Ｑ．経費精算以外の社内の諸々の申請書類の電子化も考えたいのですが、貴社提供ソリューションで対応可能でしょうか？他のソフトを入れるとユーザーインターフェースの違いがあり悩みます。
Ａ．ワークフローオプションにて、経費精算以外のペーパレス化ができると考えます。詳細については別途ご連絡、ご紹介させていただきます。
Ｑ．現時点までの説明を聞くと、精算サイドは労力削減ができますが、経理は業務が削減できないような感じがしますが。
Ａ．領収書の確認部分のみに焦点をあてるとそのように感じられるかもしれません。しかし、全体的に紙での運用に比べてに大幅に削減できています。
紙でのチェックやハンコでの承認がなく、画像と申請内容を画面のみで確認できて、電子で承認もできます。また領収書の確認だけでなく金額や申請内容不備も、システムの各種機能により最少にとどめられており、最少の人数、最短時間での処理ができていると経理自身が体感しております。
Ｑ．写真はスマホのアプリなどを使用するのですか。
Ａ．スマホアプリを使用します。iPhone、androidどちらもご用意しております。
Ｑ．スマホを持っていない社員にはどのように対応しているのでしょうか？
Ａ．弊社ではおりませんが、PCでの申請をお願いすることになります。営業など利用頻度が高い場合はスマートフォンの貸与も検討します。
Ｑ．例えばコンビニで複数のものを購入した場合の仕訳はどのようにするのですか？
Ａ．楽楽精算にて複数に分けることも可能です。一度営業にご相談ください。
Ｑ．消費税課税区分は自動的に読み取ってくれる？
Ａ．軽減税率を判別する機能は備わっております。
Ｑ．営業、各社員の領収書・請求書以外の購買部での一括請求書処理の場合、楽楽精算をどのように利用してますか？
Ａ．支払依頼機能にて請求書払いの申請を行っています。デモンストレーションなどで詳細な画面の確認など、お気軽にご相談ください。
Ｑ．写真にとったデータをそのまま選択して申請していましたが、用途（例えば事務用品など）の選択はしないのでしょうか？
Ａ．申請時に用途(裏側で勘定科目と紐づく)を選択して申請しています。
Ｑ．領収書の無い、出張旅費手当や香典、キャディーさんなどへのチップはどう処理すればいいのでしょう。
Ａ．出張旅費手当に限らず、手当関連はルールを落とし込み自動計算をすることが可能でございます。香典等に関しては、出金伝票等で証跡を残すことが望ましいかと思います。
Ｑ．勘定科目の設定はどうされていますか。
Ａ．CSV取り込みで一括登録できます。
Ｑ．バーコードは読み方は？
Ａ．是非デモンストレーションをご覧いただければと思います。
Ｑ．領収書で8%, 10%が混在していればOCRで区別してくれるのでしょうか。科目が異なる場合はどうしていますか？
Ａ．はい。区別して読み取ります。科目が異なる場合は読み取り時に複数の明細に分けて入力することができます。
Ｑ．経理のバーコード読み取りはスマホアプリですか？
Ａ．市販のUSBタイプのバーコードリーダーでご利用できます。
Ｑ．タイムスタンプの記録は、どこにされるのでしょうか？
Ａ．楽楽精算に保存される画像データに記録されます。(その必要があります)
Ｑ．ハイブリット運用は、紙での提出、領収書の貼り付けは必要なのですか？ペーパーレス、押印作業を出来るだけなくしたいのですが。領収書の押印は致し方ないと思っています。
Ａ．はい。お伝えしたハイブリッドは電子帳簿保存法に対応しない運用ですので、必要になります。ただし、押印を電子にする、というところがポイントですので、ハンコは削減できます。
Ｑ．証憑を郵送する場合、切手代は会社負担でしょうか？
Ａ．貴社のルールで設定されるのが良いと思います。
Ｑ．定期検査で芳しくない結果が出た場合はどう対処されていますか？
Ａ．改善案を検討しフローの見直しを行うことになるかと思います。
頂いたご質問への回答は以上となります。
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