9/2(水)「面倒な小口現金を廃止しよう！」セミナー中に頂いた質問回答について

皆様先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクスセミナー事務局の岡沼です。
回答が遅くなり申し訳ありませんが、「面倒な小口現金を廃止しよう！～事例で見る経費精算効率化の方法～」のセミナー中に頂きました質問回答の準備ができましたのでご確認下さい。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。

Ｑ．徐々に小口現金を廃止できればと考えておりますが、楽楽精算では、支払い方法を振込・現金とわけることは可能でしょうか？

Ａ．可能です。

Ｑ．私の会社は「慶弔金は手渡しで」という考え方があるのですが、その様な課題に対してはどのような解決策を提示されていますでしょうか。

Ａ．慶弔金に関しては日本の文化的な要素が強いので、なかなか難しいとは思われますが、振込で対応している会社もあるようです。

Ｑ．楽楽精算を使わせていただいてます。ＰＣからの申請が主ですが、スマートフォンからの精算申請ですと、領収証やレシートを、電子申請するためには、オプションか何か必要ですか？

Ａ．楽楽精算をご利用いただきありがとうございます。領収書を添付するためのオプションが必要になります。

Ｑ．ワークフローの機能はありますか？

Ａ．はい。経費精算におけるワークフロー(承認)は標準機能です。その他、経費以外の承認事項や稟議書類のご希望に沿うため、ワークフローオプションで対応することも可能です。

Ｑ．楽楽精算は振込、現金払いの2通りが可能とのことですが、振込から現金払いへの変更、現金払いからの振込への変更は簡単にできるのですか？今回は現金払い、高額な時は振込などその都度の変更はできるのでしょうか？

Ａ．都度支払い方法を変更できます。操作の面では、該当する支払い予定の伝票にチェックをつけて支払い方法を現金や振り込みなどを選択するイメージので、特に難しい操作はないと考えております。

Ｑ．ＯＣＲ対応ということで、ご自身のスマートフォンで撮影されると思いますが、私物を利用するということで抵抗される可能性はあるのでしょうか？

Ａ．抵抗される可能性がないとは言い切れません。皆様の社風や、現状の従業員様個人の端末の業務利用状況などで許容範囲が左右されると考えております。抵抗された場合、一部の従業員様は会社端末を付与、スマートフォンではなくスキャナでの読み取りの対応とする、などが必要になるかもしれません。

Ｑ．Gsuiteとの連携などはできるのですか。

Ａ．シングルサインオンを想定した質問と解釈して回答致します。Gsuiteとのシングルサインオンは実績がございます。認証方法などがご質問者様側で対応可能であれば可能になるとお考えください。そのため、連携が可能かどうか、についてはご質問者様の方での何かしらの制限に左右されるため、是非一度営業担当とご相談のうえご確認頂ければ幸いです。

Ｑ．楽楽精算を使わせていただいています。振り込みは月二回を考えていますが経費精算で大きい金額は合算額を即振り込み、少額だったら翌回に回すことはできるのでしょうか？

Ａ．可能です。各支払い予定の伝票と金額が一覧で確認し、支払いたいものをチェックできますので、翌回での支払い分はチェックをしなければ問題ございません。

Ｑ．領収証やレシートを、電子申請できるとのお話しでしたが、電子申請するためには税務署に申請したり、タイムスタンプが必要ですか。

Ａ．「電子帳簿保存法」に則た運用にする場合、電子で保存するための申請や、それを行うためのタイムスタンプが付与される仕組み(楽楽精算など)が必要になります。
電子で領収書を経費として申請するだけ(原本は紙で保存する)であれば税務署への申請は不要なので、まずはここから始められるケースも多いです。

Ｑ．楽楽精算システムでは、領収書読み込み後に、どの道印刷・貼り付けが必要と伺いました。この辺りについて、どのようなご意見が出ているのか伺いたいです。

Ａ．一つ前の回答と同様に、楽楽精算以外のシステムを利用しても保存方法が電子帳簿保存法で認められているかいないかによって変わります。ご質問者様の会社が領収書の電子保存を認められていれば、印刷、貼り付けが不要になります。

Ｑ．ICカード機能をスマートフォンに設定している場合は、どのようにすればいいですか？

Ａ．ご利用のスマートフォンを、IC履歴を取り込むための別のスマートフォンにかざして取り込む方法をお試しいただいております。

Ｑ．出張時の仮払金の支払い・精算の対応も可能ですか？

Ａ．可能です。差額の精算や残額の繰り越しなども対応可能です。

Ｑ．利用想定従業員が150名程度いるのですが、ユーザー登録のメンテナンスはCSV取り込み等でできますか？

Ａ．はい、可能です。

Ｑ．会計仕訳で必要な任意のコードを登録しておいて、各ユーザー側で選択することは可能ですか？

Ａ．はい、可能です。

Ｑ．確定は1回で行わないとFBデータはまとめて出せないのでしょうか。

Ａ．はい。1回の支払いの確定で1つのFBデータとなりますので、まとめて支払いたい分をまとめて確定処理されることを推奨しております。

Ｑ．仮払金を従業員別に管理することは可能でしょうか？

Ａ．「管理」の認識の違いが生じる可能性が考えられますが、仮払いの状況を伝票単位で確認することが可能です。ご質問者様のご要望やご利用方法などの詳細は是非営業担当へご相談ください。

Ｑ．電子申請した領収書の原本はどのような扱いをしていますか？

Ａ．ラクスの場合になりますが、電子保存が認めらた領収書は原本のみをファイリングし、定期検査後に破棄する想定で保管しています。雑多に箱に入れて保管する企業や、短いスパンで検査を行ってどんどん破棄する企業もあるようです。

Ｑ．複数の口座を使っています。支払い内容によって支払元の口座を指定することはできますか？

Ａ．可能です。支払元の口座が複数設定可能ですので、支払い予定の一覧にて、特定の支払い内容に応じた選択と支払元口座を使い分けて頂くことができます。

Ｑ．銀行振込の場合には楽楽精算システムより出力したデータがネットバンキングにどう活用ですか？振込手間は結構減らしますか？

Ａ．ネットバンキングにデータを取り込んで振込の処理が可能になりますので、手作業による工数と手作業による入力ミスを防止できますので、チェック工数の削減が見込めます。どのぐらい削減できるかご質問者様のボリュームによって変わります。

Ｑ．電子帳簿保存制度を利用するためには、御社とシステム契約するだけでなく、別途自社で税務署に届け出る必要がありますか？

Ａ．はい。専用の用紙に必要事項を記入して届出が必要になります。電子帳簿保存コンサル企業のご紹介も可能ですので、まずはご相談ください。

Ｑ．承認フローは合議など複雑なフローを組むことなども可能なのでしょうか？

Ａ．可能です。
例）部長→役員複数名で合議承認→社長　など

Ｑ．「NI Collabo 8.0.11」と楽楽精算をログイン連携することは可能でしょうか？

Ａ．認証方法などがご質問者様側で対応可能であれば可能になるとお考えください。そのため、連携が可能かどうか、についてはご質問者様の方での何かしらの制限に左右されるため、是非一度営業担当とご相談のうえご確認頂ければ幸いです。

頂いたご質問への回答は以上となります。
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