経費精算システムを導入したい！費用対効果の試算方法＆運用事例紹介セミナー にて頂いた質問について

皆様、先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクスセミナー事務局の岡沼です。
先日のセミナーにて頂きました質問に対しての回答をご用意しましたので
ご一読いただければと思います。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。

Q1,ランニングコストは、登録ID数がベースでしょうか？

A,正確には50ユーザ(ID)刻みのプランでのご利用料金です。
ミニマムは50ユーザプランで月30,000円、100ユーザプラン、150ユーザプランというイメージです。
追加オプションなどでもご利用料金が変わりますので詳細は営業担当へお問い合わせください。

Q2,交際費などの事前申請ワークフローを紙から楽楽精算に切り替えるコスト計算も伝票と同様ですか？

A,同様になると思います。交際費の事前申請機能も楽楽精算にありますので、導入効果として測定できます。
事前申請の場合も手渡し不要ですし、過去に申請した似た申請書をコピーもできますし、承認も電子で完結できます。
現状と比較した際にそれらの差分を計算頂くと効果が見込めます。

Q3,路線が増減された際の更新のコストと更新方法について教えてください

A,コストは一切かかりません。クラウドなので、最新の情報に自動更新されます。

Q4,個人の通勤経路を交通費から除外したいのですが、個人ごとに定期区間登録等できますか？

A,個人ごとに定期区間登録が出来ます。楽楽精算の乗換案内で定期区間の内容が反映され、控除された金額が表示されます。

Q5,仮払申請及び精算はできますか？

A,出来ます。事前の仮払い申請との紐づけや差額計算をするので、返金額やオーバーした場合の追加精算額も自動で算出され、返金せずに繰越の対応も可能です。
また最近の傾向としては仮払を削減したいよいう要望も多く、楽楽精算ではクレジットカードとの連携や、送金アプリとの連携、ビジネスプリペイドカードとの連携が可能なため、そのニーズが高まっています。

Q6,バスを使用した場合はどうなるのですか？

A,バスの精算も可能です。乗換案内でバス運賃も検索出来ますし、ICカードのバスの金額も取り込めます。

Q7,データ取込出来る会計ソフトは何になりますか。
大塚商会のスマイルに取込はできますか。

A,可能と思われます。実績も複数あります。基本的にCSVで取り込み可能な会計ソフトはデータ連携が可能ですし、大塚商会様のスマイルは連携の設定の際のテンプレートもご用意しております。

Q8,全従業員２５名中経費精算対象者は１２名ぐらいです。導入メリットありますか？

A,あります。人数も関係しますが、厳密には経費精算の件数とそれにかかる時間から計算を頂ければと思います。また、費用対効果は本講義のイメージで算出頂けると思いますが、メリットは費用対効果にとどまりません。
削減された時間分は利益を創出するための業務に充てて頂くことでの売り上げや利益の向上も見込めます。また政府の動きや社会情勢に目を向けて頂くと、経費精算をシステム化しておくことが今後は当たり前になるので、導入メリットの反対に、何かしらのシステムを使っていないことがデメリットになってしまうと考えています。

Q9,一度取り込み済みの領収書を、二度目に取り込もうとした時にアラートが出ますか？（二重取り込みは防げますか？）

A,現状はアラートは出ませんが、導入企業様の中にはRPAを利用してチェックする仕組みを作っている企業様もございます。(楽楽精算のパートナーのRPA企業のご紹介も可能です)
弊社では、同じ利用先、同じ日付、同じ金額の領収書が発生するケースもあるため、自動でチェックする仕組みはあえて組んでおりません。また電子帳簿保存法に沿った運用のため、領収書を受け取ったらすみやかに領収書に直筆サインをして撮影するため、二重取込は発生していません。ルールの定着に徹底したことで社員の法令遵守の意識を高めることができているので、そういった意味では仕組みにしなくてよかったかもしれません。

Q10,決裁基準があり承認フローの種類が複数あります。対応できるかの確認がしたいのですが。資料かお電話で確認をとりたいです。

A,承認フローは複数パターン作成が出来ます。金額や勘定科目、プロジェクトにより分岐も可能です。表面的な機能紹介ではなく「貴社のご希望の運用についての確認」という場合は営業担当とお話し頂ければと思います。

Q11,在宅は書類不足などがありますがこれを解消できればテレワークに移行したいです。

A,弊社は一般的にテレワークのハードルが高いと言われる経理部門でもほぼ完全にテレワークが実現できました。
楽楽精算や、楽楽明細といったクラウドを活用していることも大きな要因の一つですので、
活用方法などにご興味頂けましたら是非営業担当とお話し頂ければと思います。

Q12,振込と仕訳のCSVデータ作成(アウトプット)は可能との事ですが、インプットは可能ですか。勘定科目、振込口座数が多いため必要。

A,CSV取り込みが可能です。

Q13,現在テレワークしてますが、各種承認押印の変わりに承認者のメールを証跡として代用しています。
このためメールが倍増している状態です。この問題を解決できるとテレワーク効率が上がると思いますが、代用できますでしょうか。

A,代用できます。承認ボタンを押すと誰がいつ承認をしたのかが証跡として残ります。

Q14,定期区間の設定は例えば人事部門で一括入力出来ますか？

A,もし何かしらのデータの一括取込での登録を想定されている場合は一括登録はできません。
定期区間の設定方法は2パターンあり、
①従業員の方がご自身の定期区間を申請し人事部門の方など適切な方が承認し登録する
②人事部門の方など適切な方が定期区間設定の権限を持ち、全員分設定する
のどちらかになります。

Q15,承認ルートの件ですが、申請者⇒２⇒３⇒４⇒決裁者のルートで決裁者が差戻し(否認)した場合、申請者まで戻す事は可能ですか。

A,可能です。楽楽精算では、一般的な決裁のフローと同様に、差し戻しが生じた場合は一番最初の申請者まで戻ります。

Q16,ジョルダンの経路検索で定期区間の控除ができるようですが、例えば定期に利用しているものとは別のICカードを読み取って精算を行ったとき、定期区間を控除することはできますか？

A,出来ません。ICカード読み取りに関しては、実際に支払った金額履歴（改札機にタッチして表示された時の金額）をそのまま取り込むことでデータの改ざんなく金額が反映できるようになっております。そのため、定期とは別のICカード（定期登録がされていないICカード）で表示されたものを取り込んだ場合は定期控除がされていない。ということになります。

Q17,OCR機能の金額認識ですが、キャッシュレス決済のとき、コンビニの即時値引きによる最終決済金額をちゃんと読み取れますか？

A,読み取れます。「ちゃんと」という点においては、想定外の環境・撮影技術での撮影でない限りは読み取れております。

Q18,勘定科目が間違った申請を経理にて勘定科目を修正することは可能でしょうか？

A,可能です。「承認時に修正」の権限を経理部門の方だけに付与しておき、修正して承認することも可能です。

Q19,領収証の読込み機能についてですが、飲食料品等の経過措置消費税８％を読み込んだ際は何か判定機能(画面で判断)はありますか。

A,OCRで8%、10%の2つの金額を同時に読み取ります。

Q20,連携できない会計ソフトはありますか？

A,データの取り込みができない会計ソフトの場合連携はできません。様々な会計ソフトとの連携ができるようにしておりますが、想定を超えるデータ取込の形式の会計ソフトの場合は連携ができない可能性もあると考えます。実際に皆様が利用されている会計ソフトとの連携が可能かどうかは、取り込み形式などを確認させて頂くことも可能ですのでご相談ください。

Q21,ProactiveE2はデータ取り込み及び吐き出しに対応していますか？

A,導入実績がございます。

Q22,法人カードを使った経費の使用月に未払計上申請できますでしょうか。

A,可能です。弊社は利用月に計上しております。月末近くに利用されたデータが精算時に連携されない場合は、先に申請し、楽楽精算の機能を利用して、先に精算した明細連携後の利用明細を照合して消し込んでおります。

Q23,海外出張精算の適用レートは日々、自動更新されますでしょうか。

A,現状は自動更新されません。適用レートの基準が企業様ごとに異なりますので、導入企業様の基準に沿って運用頂いております。

Q24,システムのお試し期間の提供はありますでしょうか。

A,無料のトライアルのご提供があります。ご利用にあたっては弊社営業担当にご相談下さい。

Q25,使用した経費は、給与に加算して支払うのでしょうか？

A,貴社の基準に合わせてご利用頂けます。給与との合算の対応方法もありますし、FB(振込)データを作成して振り込む、現金で精算する場合などもご利用頂けます。

Q26,バックアップ等のために、お話の保存されている１１年以上のデータはダウンロードできますか。
システムを移行するとき等にテキスト等で吐き出せますか？

A,随時ダウンロード可能です。一度に吐き出す範囲は限定される可能性がありますが、ほとんどのデータが吐き出せます。

Q27,事前申請が必要な科目を、事前申請しないで事後精算から精算することは不可という設定は可能でしょうか

A,可能です。その様なルール設定を細かく設定出来るのが楽楽精算の強みです。

Q28,金額判断の設定は出来ますでしょうか。

A,例えば上限金額などを設定しておき、オーバーしたら不可、といった設定も可能です。

Q29,伝票レスで承認をするシステム運用に対して、監査を行うことになったら、帳票類を出力できますか？

A,出力できます。

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頂いたご質問への回答は以上となります。
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