1/20(水)「電子帳簿保存法の活用が実現する 「紙文化」の効率化 」セミナー中に頂いた質問回答について

※ラクス講義に関しての質問回答のみの掲載となります。

皆様先日は弊社セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社ラクス セミナー事務局の岡沼です。
先日の「電子帳簿保存法の活用が実現する 「紙文化」の効率化～今こそ始めたいペーパレス化の理想と現実～」で頂きました質問回答の準備ができましたのでご確認下さい。

回答が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。
皆様の疑問を解決する一助となれば幸いです。
尚一部のご質問については情報の取り扱い上掲載できていない質問もございますのであらかじめご了承くださいませ。

Ｑ．「楽楽精算」の勘定科目はどのように登録されるのでしょうか？

Ａ．勘定科目マスタがあり、CSVにて一括登録も可能です。実際に入力する際には、別途使用用途を選択する項目を配置して、裏側で勘定科目マスタと紐づけることができるので勘定科目などの知識が無い方でも問題ございません。

Ｑ．パーキングの領収証等で内容がまったく同じ場合があるのですが、どうやって区別するのでしょうか。

Ａ．同じ日付、同じパーキング、同じ料金でも登録が可能ですのでご安心ください。ただし、領収書に記載されている時間などは異なると思いますので、ご注意は必要かと思います。

Ｑ．電子帳簿保存法システムに適応したシステム導入を検討しています。定期検査の項目のために、結局領収書原本を回収し、定期検査完了までは紙保管が必要なことがネックになっています。昨今テレワーク中心の勤務となり、オフィス出社が減っているため、領収原本の回収がしにくい状況になっているのですが、貴社では領収書原本回収のためにどのようなフローをされていますか？

Ａ．弊社は緊急事態宣言明けに出社したタイミングで持参、回収しております。また他社では週1回で郵送する、といった場合もあります。2020年12月の税制改正大綱では、2022年1月からは定期検査も不要になると解釈できます。現状も踏まえ、導入から運用の提案も可能でございますのでご相談ください。

Ｑ．仕訳の摘要欄には何の情報を表示していますか？
例）日付、申請者名、店名、備考欄（スキャンした時の）

Ａ．「楽楽精算」で仕訳の摘要欄に表示する情報を複数の項目から組み合わせて表示したり、自由に設定できます。
例：日付(形式指定可能)、申請者名、店名、備考欄（スキャンした時の）
も可能ですし、「部署、指名、●月分交通費」なども可能です。

Ｑ．手書き領収書の読み取りの正確性は現状どの程度ですか？

Ａ．書いた人の字に依存しますが、誰が見ても分かる字であればほとんど読み取れております。実際にご覧いただくことも可能ですので、ご検討中の場合は是非営業担当へご相談ください。

Ｑ．スマホでの撮影は何かアプリのインストールが必要でしょうか？

「楽楽精算」のアプリのインストールが必要になります。アプリは、iPhoneやandroidでご用意がございます。

Ｑ．このセミナーは再度行いますか？

Ａ．全く同じ内容ではないかもしれませんが、似たようなセミナーは開催する可能性が高いです。ぜひ下記ページをチェック頂けますと幸いです。
https://www.rakurakuseisan.jp/seminar/index.php

Ｑ．承認時のバーコードはバーコードリーダーが必要でしょうか？

Ａ．必要になりますが、バーコードでなくても承認は可能でございます。

Ｑ．間違えて、申請済みのレシートを再度読み込んだ場合、2回申請されますか？

Ａ．2回申請されますが、「楽楽精算」上で削除も可能です。

Ｑ．読み取った領収書の仕訳は手動で経理ソフトに入力することになりますか？原価管理が必要なので、該当の業務NO.への振り分けも必要ですが、可能でしょうか？

Ａ．お使いの経理ソフト(または会計ソフト)に取り込めるレイアウトでCSV出力が可能です。それを取り込んで連携も可能ですし、会計の取り込みまでもAPIにより自動化されている例もございます。また「原価管理が必要なので、該当の業務NO.への振り分け」についても可能で、同様のご利用をされている企業様も多いです。細かいやり方は複数の使い方のパターンのご提案ができそうですので、ぜひ営業とご相談いただければと思います。

Ｑ．仕訳作業の中で、申請が1ヶ月等遅れた場合、未払費用を立てる設定ができますか？

Ａ．可能です。

Ｑ．今日の動画配信は出来ませんか？

Ａ．動画配信の予定はございません。質問者様の会社の方々にも展開をされたいということでしたら一度ご相談ください。

Ｑ．添付した領収書については、「楽楽精算」のクラウド上に保管され検索可能という認識でしょうか？

Ａ．はい。「楽楽精算」上では11年3ヶ月間保管されます。

Ｑ．初歩的な質問で恐縮ですが、タイムスタンプって何ですか？日付の印鑑のことでしょうか？

Ａ．タイムスタンプは、書類を電子化する際に日時などの情報を電子化されたデータにシステム的に付与することによって書類の存在証明や改ざんが行われていないことを証明するためのものです。「楽楽精算」では、撮影やスキャンをした後に「楽楽精算」に画像データを登録することで、その画像データにタイムスタンプが付与されます。※画像を見ると何かスタンプが押されている、というものではないので、パッと見ではわからない情報です。

Ｑ．弊社では日当を付ける条件が移動距離と時間の両方を満たした場合に二段階(350円・700円)に分けて金額が発生させています。「楽楽精算」でも設定は可能でしょうか。

Ａ．質問を頂いた内容から、例えば100kmを超え、かつ、出発時間や帰着時間が午前なら700円、午後なら350円、または帰着時間が午前なら350円、午後なら700円、もしくは移動時間が○時間以上なら350円、○時間以上なら700円、などのケースと読み解かせていただくとしたら、設定が可能な条件と思われます。(手当や日当の設定は、貴社の日当条件を計算式にて設定する仕様です)
詳細については追って確認や検証をさせていただければと思います。

Ｑ．海外出張時の日本語以外の言語の領収書は読み取れますか？

Ａ．読み取りは現状は日本語のみを想定しております。画像のアップロードやタイムスタンプ、アップロードした際の円換算などは可能です。

Ｑ．領収書を読み取ってアップロードする機能は、電子帳簿保存法のオプションの一部でしょうか。

Ａ．はい。電子帳簿保存法オプションの一部です。

Ｑ．会社用の携帯がガラケーなのですが、利用する方法はありますか？

Ａ．ガラケーは対象としておらず、スマートフォンを対象とさせていただいております。会社貸与の携帯がガラケーの場合、本人が問題ない場合は個人のスマートフォンを利用している場合が多いです。問題ある場合はPCにてご利用いただいております。また本人として問題なくとも、セキュリティ基準の都合で個人のものは利用できない企業様もございます。

Ｑ．請求書がWEB経由で、届くものがありますが、取引先のシステム上、セキュリティが掛かっているものがあり、そのままアップロードできません。現状、印刷したあと、スキャンして取り込んでますが、本末転倒な感じなのですが、対処方法や今後の対応の検討する予定とかありますか？

Ａ．受け取られたデータに制限がかかってしまっている(PDFでダウンロードができない等)ということでしたら、「楽楽精算」側で解消するのは難しいと思われます。詳細をお聞きすれば対処方法などが見つかるか、対応可否の判断もできるかと思いますので、改めてご相談させていただければと思います。

Ｑ．取引先からの請求書にも対応していますか？

Ａ．対応しております。

頂いたご質問への回答は以上となります。
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