今月の課題出しと目標について(8月編)

今月の課題出し

・自分を含めてセールスチームはミスが多い。
・業務の自分ゴト化が出来ていない。
(ミスした業務の細分化が出来ていない。)

マネージャーになって1カ月が立ちました。
マネージャーという役職について思っていた以上に求められる視点が高く、一般メンバーとの視点がマネージャーというだけでこれだけ違うのか、
と感じた1カ月とその視点にようやく少しずつ追いつけた1カ月だったと思います。

そして、ようやくですが、メンバーに指示を出すことにも慣れつつあります。指示を出すにあたり、一つ一つの質問対して、瞬間的に判断することは、すごく難しく感じました。

指示を出すもしくは、指摘をする、改善するための策を考えさせる。そしてフィードバックをする。アドバイスをする。

ミスを減らす、赤点を作ってしまう理由について

何故、同じミスが起きてしまうのか(自分を含めて)、こういう事しなければいいのに、そんな文句言わなければいいのにと、何でここで赤点を作ってしまうのかなーを自分の行動も振り返りながら考えました。

例えばですが、カレンダーにアポイントの詳細を入力するように言われていますが、これが私を含めて一向に出来ない。
メンバーに再度徹底するように伝えたところ
意見としては、
・日報にも案件の詳細を記載しているからそこを見たらわかるんじゃないか
　そもそも日報は見てくれているのか。
・詳細について共通認識がないから、よくわからず入れていない。
・同じ内容を入れる項目が多くて、無駄な手間がかかっている

という意見をもらいました。正直言っていることは、何も間違っていません。自分がメンバーだったら同じことを言っていたと思います。

ただ、視点が変わったせいか、同調はしませんでした。なぜなら、
案件の提案内容を指示を毎朝拓也さんは業務指示で記載をしています。
いちいち一人一人の日報をたどって案件のところまで行って、
また、案件の詳細が書いてあるアポ表のURLを探して、、という事を
いちいちやらないといけないからです。

また、新規クライアントの開始についてもお互いの業務について
細分化が出来ておらず、スケジュールについて無理なスケジュールを強いることになったり、クライアントに迷惑が掛かることがあります。

ここで気づいたことは、
・指示や業務に対して、どれだけ自分ゴト化できているか　です。

もし、セールスメンバーが同じくたくやさんの立場にたったときに同じく
思うかどうかです。
コンサル側に立った時に、同じことが言えるかどうか。
つまり、お互いに関わりを持つ業務(目に見えていない業務もしくは、名前のない仕事)がいまいち自分ゴト化できていないと思います。

カレンダーの詳細の入力については、自分が理解していたため伝えることが出来ましたが、他のチームの連携を取る業務において理解できているかどうかというとそういうわけではありません。

自分のミスで言えば、
先月2回の勤怠のミスを起こしました。
勤怠管理する側として、ミスをした際にかかる工数とその影響を理解すれば、自分の1回のミスで相手にどれだけの迷惑が掛かるかわかるとともに
仮に自分が管理する側ならどうするか、を考えれば自ずとミスについての意識が高まると思いました。

ミスについては、上の図で言えば、②目に見ない部分に当たります。
業務遂行のための目配り、気配り

ここが主にミスが起きやすいポイントとなっていて、特にミスが、起きやすい人(私)はそこがいまいち因数分解が出来ていない、自分事ではなく、なんとなくタスクとして、単純作業として考えてしまっていることが原因です。

今月の目標について

今月の目標については、
セールスチームで赤点を作らないこと。
そのためには、
①セールスチームが特に重要な業務として、契約書の締結から新規のクライアントのアカウント開設、広告開始までとなりますがここの業務の細分化を行っていきます。

②セールスチームのミスが多い業務⇒入力業務について
入力業務について、それぞれなぜこのシートを入力しないといけないのか理解していないことが多い思っています。
これを入力することで、何かどうなるのかを細分化していきます。
ただ、因数分解をしてインプットして終わりではなく、
セールスチームがミスを起こしたらどういうことが起きるか、
どこにどういう影響が起きるか落とし込みをします。
また、起こさないための案出しから最終的には指示まで出して
実際にミスが減ったか検証を行っていければと思っています。
スケジュール次第では、今月だけで行うことは難しいと思いますが、
実際にミスがどれくらいあって改善ができたかどうか検証していきます。