オンライン開催もお任せ！R09の「説明会代行」：成功事例紹介

こんにちは。株式会社アールナインの恒松です。

前回に引き続き、アールナインを導入してお客様の成功につながった事例を紹介してまいります。今回のテーマは説明会代行です。

まず、お困りだった企業様（仮称：A社）のプロフィールは以下の通りです。

業界：製造業（自動車）
従業員数：約3000名
特徴：採用人数が多く、全国規模で採用を展開

A社の採用にまつわる喫緊の課題は、マンパワーの不足でした。募集人数が多く、合同説明会などにも積極的に出展していたA社。しかし、地方開催分まで人事担当者の手がまわらないという課題を抱えておりました。

また、A社が21卒採用を行っていた期間は、新型コロナウイルスによる急速なオンライン化の流れが就活にも波及し始めた時期と重なります。A社が出展予定であった合同説明会は直前にweb開催に変更されるなど、運営側も混沌とした状況に置かれていました。

そこで、弊社ではA社に説明会代行をご提案させていただきました。説明会代行は、弊社所属の人材プロフェッショナルが、プレゼンターなど説明会の運営に必要な役割を代行するサービスです。

A社では、1ヶ月あたり説明会10回分を代行させていただきました。イベントが対面の場合は現地で、webの場合はスタジオ収録や通信環境が整った自宅などから接続する形で実施いたしました。

説明会を代行した結果、A社に提供できた価値は大きく2つありました。

第一に、目的としていた人事担当者の工数が削減された点です。A社の場合、30分の説明会が5回分、半日のイベントが5回分という内訳でしたので、最低でも1ヶ月あたり約25時間*が創出されることになります（*半日の稼働を4.5時間分で換算）。加えて、事前準備やイベント後フォローについても、ゼロから設計するのに比べて労力や時間がかかりません。さらに、直前まで企業ごとの時間枠が発表されないイベントにおいては、人事担当者は終日スケジュールを仮押さえせざるを得ない状況がありました。しかし、説明会をまるっとアウトソーシングすることで、「見えない拘束時間」を削減することにも繋がりました。

第二に、説明会が突然web開催に変更されても柔軟に対応可能であった点です。急速なオンライン化に対応しきれず、「対面を前提につくった内容をそのままオンラインで行う」というケースがよく見られるのですが、ここには落とし穴があります。オンライン開催にあたっては事前に確認しておくべきことが多々あるからです。

・使用ツール（企業様によってはルール上zoomが使えない場合も…）
・少人数ルーム使用時における運営陣の立ちまわり
・チャット機能の活用術
・上記を加味したタイムスケジュールの設定

上記は、その一例です。新型コロナウイルス拡大前からオンライン説明会に関するナレッジを蓄積してきた弊社の強みは、ここにあります。質の高い説明会を実施することで、効率的に母集団を形成することも可能になります。説明会の設計・運用について一緒に考えていける点がA社からもご好評で、現在もリピートでご依頼をいただいております。

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今回は説明会代行の導入事例を紹介しました。

まとめ：【説明会代行】をオススメしたい企業様の特徴
・採用目標人数が多く、合同説明会などにも積極的に出展している
・母集団形成における質を高めたい
・人事のマンパワーが足りていない
・webでの説明会開催に不安がある

以下に関連するコラム記事を貼っておきます。

◎【企業向け】会社説明会を実施する目的について丁寧に解説します
https://r09.jp/2019/11/25/kaisyasetumeikai/
◎採用代行（RPO）で失敗しないために事前に確認しておくべき6つのポイントを紹介！
https://r09.jp/2019/04/18/rpo/

お忙しい中、最後まで読んでいただきありがとうございました！
どうかお身体には気をつけてお過ごしください。