【コンサル流】会議を上手に進めるコツ
こんにちは、ときです。
今日は会議を上手に進める上で重要なファシリテーションスキルについて、書いていきたいと思います。
皆さんは会議をリードする役割になった時、どうしますか。最初は、何をどう準備し、会議のときにどんなことを意識したらいいか分からなく、非常に怖い役割に思えるかもしれません。
そこで初めて会議を仕切るときでも、良い感じで進行できるように、普段コンサルタントがどのようなことに気を付けているかご紹介したいと思います。
このブログでは自分が実体験として身に着けてきたスキルについてご紹介しています。
コンサルだけでなく、新社会人の方や若手の方でより成長したい方にとって役に立つ情報をお届けしたいと思いますので、是非最後まで読んでください。
なぜファシリテーションが必要か
ファシリテーションとは、会議の進行を行うことです。
そもそも会議とは、関係者が集まってあるテーマについて議論し、結論を合意するための時間です。様々な利害関係者が参加するため、ファシリテーションがうまくいかないと、会議のゴールを達成できないリスクがあります。
逆に良いファシリテーションを行うと、会議自体が円滑に進むだけでなく、時間通りに参加者が合意できる結論にたどり着くことが出来、その後のアクションが非常にスムーズにいきます。
では、良いファシリテーションとは何でしょうか。
良いファシリテーションとは、参加者の議論が活性化し、参加者の意図が反映された合意形成を導くためのサポートのことです。
例え、合意できる結論に至ったとしても、それが参加者の意思によるものでなければ、その会議は形式上の意味しか持たないでしょう。
日本企業のなかにはそのような会議も必要な場面もあるのかもしれませんが、本来的には、参加者がそれぞれ意見を出し合うことで議論を行い、最終的な合意に至る結論を得ることが、あるべき姿だと思います。
ファシリテーションに必要な３つのポイント
ファシリテーションすることになったら準備するものがあります。それが、以下の３つです。
アジェンダの作成
資料準備
会議5分前に入室・必要な資料投影等の準備は済ませておく
最も重要な準備は、会議用のアジェンダ作成です。
アジェンダとは、話すポイントもしくはテーマ一覧です。
アジェンダを作成する方法としては、以下テンプレートを使用しています。
会議のゴール・目的
論点1
論点2
論点3
ネクストアクション（期日・PIC）
まず最初に会議のゴール・目的を参加者全員と共有します。
そのあとに具体的に議論したいことを話します。
そして最後に、会議の結論を踏まえて次にやるべきことを期日とPIC(責任者)とセットで決定します。
次に、資料準備です。これは会議によりますので、特に説明不要かと思います。
最後に、会議のときは事前に入室し、投影資料の準備など必要な作業はすましておきましょう。時間は金なりです。会議開始時間にすぐ始められるよう準備しておくことは、社会人としてのマナーです。
どうファシリテーションするか
つづいて会議中にどうファシリテーションしていくのかポイント見ていきます。
実際にどうファシリテーションしていくかは人それぞれな部分もあるかと思います。
ここでは、私が会議中に必ずメモする３つの項目をご紹介します。
ファシリテーションにとって最も重要なことは、準備したアジェンダ通りに会議を進めながら、この３つの項目を会議中にメモすることで見える化し、議論を活性化させると同時に、必ず会議のゴールを達成できるようにすることです。
論点
決定事項
to-do
これは後続の議事メモとしても使用できるため、可能な限り会議でメモするように心がけています。
難しい場合は、他の人に依頼しても良いと思いますが、自分の画面を投影しながらしゃべる場合は、メモを参加者に見せながら議論することで、全員の理解を合わせながら議論を進めることに役立ちます。
また会議を進める上で心がけているポイントが４つあります。
会議のゴール、アジェンダ、ネクストアクション（ラップアップ）の時間配分
今議論が発散している？収束している？
聞くべき人の意見が聞けているか？
何度も申し上げますが、時間は金なりです。時間配分に気をつけて、会議の目的を達成できるようにします。
具体的にはアジェンダ毎に想定時間を考えておき、議論の様子によっては、アジェンダの変更をしながら会議を進めていくことになります。
場面場面によって、今この論点をこのまま議論するのがいいのか、それとも次の議論に移るのが良いのかは経験が必要になります。
これを判断するためにも、今意見が発散して広がっていっているのか、それとも収束しているのか見極めることが重要です。
ある結論にたどり着くとした際に、選択肢が増えている状態が発散、減っている状態が収束です。
ここをコントロールできるかがファシリテーションの醍醐味だと思います。
また議論の際に、必要な参加者から意見が出ているのか意識しましょう。
あまりにも偏った人しか発言していない場合、最終的な結論に合意できない、あるいはその場で合意したとしても、その後のプロセスで覆る可能性があります。
ファシリテーションには、会議の全体を指揮するように議論を導いていくことが求められます。
ファシリテーションは次のアクションに繋がるまで
ファシリテーションは会議中だけでは終わりません。
むしろ会議後に、必要なアクションをすぐさま行うことによって、後続の進捗をスムーズにすることが可能です。
そのために私が実践している３つのアクションをご紹介します。
アジェンダを書いた下書きメールをそのまま会議参加者に送信
必要な日程調整はすぐに始める（会議内がベスト）
to-doは期日とセットで強調して伝える
議事メモはスピード勝負で会議終了と同時に送信がベストです。
会議中にoutlookの下書きに書いた論点・決定事項・to-doを議事メモとして会議参加者に送付します。
その際に、to-doは必ず期日とセットで送るようにしましょう。
よくどれくらいの期日を設定したらいいか分からないといった相談を受けることがあります。
期日の決め方は2種類あります。
1つは、最終期日から逆算する方法です。x月x日までに終わらせなければいけないことが決まっていれば、そこから逆算して期日を設定しましょう。
もう1つは、仮で期日を設定する方法です。私の場合、緊急なら翌日、そこまで急ぎでないなら5日、余裕があれば10日に一律設定しています。2週間以上先の期日を設定しても、タスクが大きすぎて進捗管理出来ないので、上記期日に設定出来ない場合は、to-doを分解しましょう。
そして最後に、次の会議が必要であれば会議終了直後から日程調整を開始しましょう。可能であれば、会議内で次の会議の日程が決まっていることが望ましいです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ファシリテーションは最初は難しく感じるかもしれませんが、ある程度場数を踏めば誰でも出来るようになるスキルです。
最初はうまく議論を進めることが出来ないかもしれませんが、諦めずに着実にこなすべき準備をして、会議を進める経験を積み、スキルを身につけていってください。
最後にファシリテーションに関して参考になるおススメ書籍をご紹介します。是非手に取ってみてください。
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