Gsuite カレンダーで日程調整を効率化してみる
日程調整って面倒じゃないですか？
日程調整って面倒ですよね。以前はエクセルで日程調整表を作って、皆さんに予定を書き込んでもらって候補日を決めて、候補日を出したら「ごめん、そこ埋まっちゃった」なんて言われたりして。
日程調整サービスもいろいろあるようですが、これだけのために導入するのもねえ、なんて思ったりもしています。
Gsuiteのカレンダーで事前に様子を確認する
Gsuiteのカレンダーは、会議参加者の予定を事前に確認できるようになっています。さらに「おすすめの時間」まで提示してくれるようになっています。便利。
私の場合、参加者の予定を見ながら決めていますが、「おすすめの時間」までは使っていません。カレンダーとして空いている＝大丈夫 とも言いづらいから。すごく忙しい人で、特定の日だけ予定が入っていないとすると、何かあると考えます。あとは9-10時とか、13時～13時15分とか、始業や昼休み明け直後は避けるようにしています。どうしても気になってしまうので。
予定決め打ちで招待を送ってしまう
以前は「〇月×日でよいですか？」→「あ、この時間うまっちゃいました。別の日でよいですか？」→「この日もちょっと都合が悪くて」などといったやり取りを延々とやっていました。会社自体もそういった文化だったというのもあります。
今は相手がわかっている打ち合わせなら、いきなり招待を送って「すみませんが、先に招待をお送りしたのでご都合の悪い方はお知らせください」とやることが多いです。もしくは、２，３候補日を上げて「この日で難しければいったん候補日時を複数お知らせください」とやることが多いですね。これで大体メール１～２往復で決まります。
効率化は、相手との関係性をみはからいながら
今回あげたような効率化は、相手を驚かせることも多いものです。
弊社などはIT系でもなく、地方で、古い文化を抱えているので、いきなり招待を送った部下に対して、相手のマネージャーさんから、「いきなり招待を送られてきたんだけどどういうこと？」といった連絡を上司宛にいただいたこともありました。予定は大丈夫だけどこんなこと初めてだから確認のために連絡したって、「びっくりした」って伝えたいんでしょうね。こういうときは「驚かれました？すみません」とか返しています。
こういうのは避けた方がよいので、私は最初の打ち合わせの前か、2回目以降のMeetingを決める際に「招待を送っちゃうので何かあればお知らせください」と事前にリーダーの方にひと言入れておくようにしています。これだけで相手からの余計な問い合わせは減ります。
ちょっとしたことですが、こういったやり取りを増やしていく中で、ことわりなしでみんな「いきなり招待送るほうが便利じゃん」って思ってくれればよいなと思っています。
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