リアルとオンラインのハイブリッド型で入社式＆新入社員懇親会を実施しました！

こんにちは。今日も皆さまお疲れ様です。

「顔の見える就職と採用」を実現すべくお仕事をしています、株式会社パフの石河です。

例年、入社式＆新入社員懇親会は全社員（20名ほど）集まって、リアルで実施してきました。しかし、コロナウイルスの影響もあり、昨年は急遽のオンライン化。今年は緊急事態宣言が解除されたものの、まだ在宅勤務を続けている社員が多い弊社。

入社式＆新入社員懇親会だからと、在宅勤務メインの社員に出社させるのか！？前年踏襲で、オンラインで入社式＆新入社員懇親会をするのか。。。

非常に悩みどころだったのですが「両方でやってみればいいじゃん！」という声がどこからともなく聞こえてきて、リアルとオンラインの「ハイブリッド開催」を企画することになりました。

入社式や懇親会の様子をお見せすることで、ハイブリット運営の参考になれば嬉しいです。

０）前提

オンライン会議システム：ZOOM

参加者社員数：30名（リアル18名、オンライン12名）

１）ハイブリッド開催・入社式編

式次第

オープニング・社長挨拶
辞令・名刺交付
社員からの一言（一人30秒：計26名）
新入社員からの一言（一人30秒：計4名）
シークレットタイム
写真撮影
終了

２）ハイブリッド開催・懇親会編

オープニング・司会挨拶
ルーレットDEトーク
　∟全体：自己回答タイム（&内定者との勝手にパネル）
　∟4チームに分かれてシェアタイム（5名～6名／チーム　×4チーム）
全体共有、チャットトーク
終了

３）ハイブリッド開催にあたっての準備・企画編

【準備・企画編①】一体感のある演出のために
・お弁当の手配
　➡出社している方には、お弁当のケータリングを準備しました。
　➡在宅勤務の社員には、ご自宅へお弁当を配送しました。
・新入社員へのオンライン寄せ書き作成
　➡出欠をGoogleフォームでとる際に、「新人へのメッセージ」を記入してもらい、その内容をオンライン寄せ書きに転載しました。
　※寄せ書きの内容はこちら。

【準備・企画編②】既存の社員が新入社員に親しみを感じてもらうために
・カジュアルな”あだ名”の命名
　➡弊社独自の文化なので参考になるかはわかりませんが、弊社は、社員同士をあだ名で呼びあっていることもある社風です。（※ちなみに、私、石河誠司はハムと呼ばれています。名前とは一切関係ありません。笑）
　➡新入社員には内定者時代から、オンラインインターンや出社してのインターンをしてくれていて、入社式前からかなり馴染んでいる一方で、在宅勤務が中心の既存の社員とはコミュニケーションが取れていないこともある中で、「近い距離」でいられるといいな～というのがありました。
　※結果的にそのニックネームで呼ぶ・呼ばないは、もちろん各個人の自由です！強制はしません。

【準備・企画編③】かっちりしすぎない懇親会にするために
・ちょっぴりゲーム性を帯びさせた自己開示ワーク
　➡参加者（既存の社員も、新入社員も）には事前に以下の質問項目を考えてきてもらい、当日発表してもらう形式。番号と質問項目が対になっており、ルーレットで示された番号を答えていきます。次の回答者が、深掘り質問をしてい、ローテーションで回していく内容です。

（質問例）※なるだけ人となりが出やすい質問にしておきます。
　01 これだけは苦手っす！
　02 自分の人生に影響を与えた人って誰？
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　　　・
　　　・
　10 最近一番ムカっとしたことは？
　11 自分をモノに例えると？

型を決めてしまっているので、オンライン運営で気をつけなければならない”ファシリテーション”を意識しすぎることもなく、各グループみんなでワイワイしながら進行できました。

４）ハイブリッド開催でやってみて気付いた、良いところ・注意すべきところ。

【良いところ】
・新入社員の親御さんなどの関係者、産休復帰まぢかの社員、社外取締役に、案内できたところ。
　➡結果的に参加いただけたのは1名だけでしたが、オンラインでつないでいたからこそできたことでした。
・真面目の中に”遊び”で社風を感じられる瞬間を作れたところ。
　➡式が懇親会が進んでいる裏側でチャットを動かしていました。（社風によりけりだと思いますが）ふと感じたことや進行や内容についてのツッコミがチャットに適宜入っており、社風が感じられる瞬間でした。笑

【注意すべきところ】
・準備が大変なところ。
　➡出欠の確認やリアル／オンライン参加の確認、それぞれの社員へのアナウンスに加え、懇親会ワークの内容決め、ちょっとしたサプライズなど、企画をかなり固めないといけないです。※去年までは、3月最終週にちゃちゃっと準備してやっていましたが、今年もそうとはいきませんでした。
・出欠の取り方に気を付ける必要があるところ。
　➡出社人数の制限がある中で、「暗に、出社しないでください／してください」と思わせないよう、「自分がどうしたらよいか」が判断できる聞き方で発信しました。
・当日のネットワーク回線の確認と、もしもの時のフローを決めておくところ。
　➡当日使用するPCや機材、サブ機の確認、どのWiFiに接続するのかなどを決め役割分担することで、当日スムーズに運営ができました。

５）最後に

ハイブリッド開催となりましたが案外できてしまったことは、収穫でした。
「オンライン参加の方を置いてけぼりにさせずに、画面越しでもどうしたら密にコミュニケーションがとれるのか、むしろオンライン入社式が良かったと思ってもらえるように」という考えの基に企画しましたが、それは今回のような懇親会の企画にとどまらず、採用選考（内定式、内定者フォローも含む）にも充分に活かすことのできるものだと感じています。

オンライン会議のインフラが整い、場所を選ばずとも遠くの誰かと簡単に繋がることができるようになった一方で、心の距離まではそんなに簡単には縮められないと感じています。

心の顔も見せ合えるような、そんな就職と採用の在り方を、
今後も追求していきたいと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！