【社内取り組み】プラグマ式全体会議の内容

オンラインと対面のハイブリット

皆さん会社の「全体会議」はありますか？
プラグマでは、月に一度【オンライン】と【対面】のハイブリットで、全体会議を行っています。
 
【オンライン】※主に在宅勤務のスタッフ
Zoomを使って、事前にミーティングIDを共有し、会議開始前に各自入室を行います。
 
【対面】
社内の会議室に集合します。音声や映像がオンラインのスタッフにもクリアに届くよう、Zoom Roomsを活用しています。
 
―Zoom Rooms活用のメリット
・追尾機能搭載会議室で複数人が集まる際に利用しやすい（6人までフレーミングしてくれます）
・カメラ、マイクなどのセットアップが簡単
・ライセンスが無いメンバーでも利用可能
・個人ではなく会議室なので、サインインやサインアウトの手間が無くなります

Zoom Rooms

なるべくみんなの表情やリアクションを感じながら発表者がお話できるように、カメラはONにして参加をしています。発表者の音声に集中できるよう、発表者以外はミュートにするなど、少しずつ開催方法や内容をブラッシュアップしてきました。

1時間とコンパクトながらも10人以上のスタッフが発表

よくお問合せいただく、皆さんが気になる会議の議題についてご紹介します。
 
1.      新規営業の動向
各チームのマネジャーを中心に新規営業の動きについて発表します。

2.      月次報告
代表の堀口がストラック図も使用しながら、月次の報告を行います。
また経営者の視点から、毎月ビジネス、歴史など様々な分野から今月のテーマも発表されます。
1月は、日経トップリーダーに掲載されていた「7つの習慣」の「信頼」についてでした。

3.      プラグマポイント集計結果
スタッフ一人ひとりの気づきや発見、感動を社内に共有することで、理念浸透、コーポレートブランディング、教育、社内コミュニケーション等の活性化を目指しています。プラグマらしさを深堀り、醸成することを目的としており、スタッフは専用のチャットアプリを通じて投稿します。毎月、エピソード紹介と共に最多投稿者とMVPが表彰されます。

4.      クレドを読み解く
スタッフが携帯しているクレドの中からテーマを決め、それを読み解き、自分なりの解釈を自身の体験などを交えながら発表します。毎月3～４名が2分間で発表を考え、全員の順番が終わると次のテーマに変わります。

5.      各チームの当期アクションプランの進捗発表
今月の動きの達成度と来月の動きについて、共有します。

6.      その他
資格取得のお祝い、社内活性化チームからの報告、メモリアル休暇取得者からのどんな休日を過ごしたかの発表などがあります。

7.      経営チームより
最後に経営チームより、全体に向けた発表があります。
 
〇議題以外の特徴
司会、議事録がスタッフで持ち回りです。毎月進行役と議事録役が変わります。
7つの議題を話者がどんどん変わりながら進んでいきますが、時間はきっちり1時間とコンパクトなのが当社の特徴です。

今後の課題

当社だけではないと思いますが、テレワークと出社のハイブリットワーク継続でのコミュニケーションの「質」と「量」をどう補っていくかは、現在も模索中です。
オンラインと対面を組み合わせながら、縦横斜めのコミュニケーションを意識しつつ、時間を意識するときとじっくり腰を据えて語り合うときのメリハリも持たせながら、会議体やイベントの企画運営に取り組んでいます。
 
当社では経営計画書を用いて、今回記事にした内容を明文化しています。
社外用の経営計画書も制作しておりますので、読んでみたい方はお問合せより「経営計画書購読希望」とコメントいただきお問合せをお願いします。
▼お問合せ
https://pragma.co.jp/contact01/
 
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株式会社プラグマ
社会保険労務士法人プラグマ
中井啓之税理士事務所
 
常によりそう。共によろこぶ。
一人ひとりにファンがいる会社。