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議事録って何のため?
初めて就職したA&Aは、国際ビジネスや商品開発など最高の学びの機会をもらえた職場でした。
貿易実務は、出向中の乙仲さんに連れられて輸出許可書申請に通産局に行ったり、営業では議事録の作成を翌朝までと即実践のOJTばかりでした。座学は船積課の課長から朝から晩まで貿易実務講義をみっちりと叩き込まれた1週間だけでした。
議事録は基本的には24時間以内に提出。海外出張など移動がある場合だけ例外で48時間以内でしたが、ビジネスパーソンとしてデビューしてから一度もこの締切を破ったことはありません。
何故24時間以内?
それって何のため?
いくらメモをとっていても人の記憶は曖昧です。会議中のやり取りの熱量が記憶に鮮明な間に書き留めるのは理に適っています。
また24時間以内に提出するのは、会議後のフォローに関わる人々に1時間いや1分1秒でも早く知らせ共有し、
アクションをチームとして起こすため
にも不可欠です。
決定、合意事項を記録に残して法的に自社の責任や利益を守る事も議事内容によってはありますが、前述のアクションに繋げる事が大切な議事録の目的です。
つまり、議事録は上司への報告書でもなければ、単なる記録ではありません。
決定や合意内容の課題、優先順位、責任者や締切を明確に共有し、関係者がフォロー始めれるものでないと意味がありません。
初めて商談から戻ると「じゃあ、明日までメモレコよろしく」と言われて、はあ?メモレコって何?どう書いたらいいの?
課のセンターと言われる先輩女性に聞いて、メモレコのファイルを見せてもらい、まずは雛形の理解からスタート。当初は上司から添削を受ける事もあり、それも学んで自分のものにする近道でした。
会議に出席していない人にも直ぐに理解してもらい、フォローアクションに繋げてもらうにはどうしたら良いか?
議事録って何? what
会議内容を文字起こした簡潔かつ明確な記録
何のために書く why
決定、合意内容の共有と最確認
決定、合意内容の実行
誰に書く who
会議出席者
社内関係者
社外関係者
どう書く how
議題、日時、場所&出席者を示す
議題に沿ってまとめる
事実を簡潔かつ迅速に共有する
決定、合意事項を簡潔かつ明確に示す
アクション課題の責任者と〆切を明確にする
文責者を示す
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