議事録って何のため?

2023年6月24日 15:52

初めて就職したA&Aは、国際ビジネスや商品開発など最高の学びの機会をもらえた職場でした。

貿易実務は、出向中の乙仲さんに連れられて輸出許可書申請に通産局に行ったり、営業では議事録の作成を翌朝までと即実践のOJTばかりでした。座学は船積課の課長から朝から晩まで貿易実務講義をみっちりと叩き込まれた１週間だけでした。

議事録は基本的には２４時間以内に提出。海外出張など移動がある場合だけ例外で４８時間以内でしたが、ビジネスパーソンとしてデビューしてから一度もこの締切を破ったことはありません。

何故２４時間以内？
それって何のため？

いくらメモをとっていても人の記憶は曖昧です。会議中のやり取りの熱量が記憶に鮮明な間に書き留めるのは理に適っています。

また２４時間以内に提出するのは、会議後のフォローに関わる人々に１時間いや１分１秒でも早く知らせ共有し、

アクションをチームとして起こすため

にも不可欠です。

決定、合意事項を記録に残して法的に自社の責任や利益を守る事も議事内容によってはありますが、前述のアクションに繋げる事が大切な議事録の目的です。

つまり、議事録は上司への報告書でもなければ、単なる記録ではありません。

決定や合意内容の課題、優先順位、責任者や締切を明確に共有し、関係者がフォロー始めれるものでないと意味がありません。

初めて商談から戻ると「じゃあ、明日までメモレコよろしく」と言われて、はあ？メモレコって何？どう書いたらいいの？

課のセンターと言われる先輩女性に聞いて、メモレコのファイルを見せてもらい、まずは雛形の理解からスタート。当初は上司から添削を受ける事もあり、それも学んで自分のものにする近道でした。

会議に出席していない人にも直ぐに理解してもらい、フォローアクションに繋げてもらうにはどうしたら良いか？

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