営業部門向けのBacklog設定例

ぽんこつサラリーマン

はじめに

この記事は、社内の全部門のタスク管理をBacklogで一元管理したいとの要望が上がったときに、あーだこーだ考えた時の備忘録です。
営業、制作、開発、企画など各部門向けに、Backlogでのタスク管理を考えました。ここでは営業部門向けの設定について、まとめて残しておきます。
※ 注意：考えただけで、実際に運用しているところは見守っていません。

説明のためのシミュレーション設定

  • 契約は「スタンダードプラン」

  • ３名の営業チームを想定

  • 営業部門の日々の業務（タスク）を管理することを目的とする

参加メンバー（担当者）

意識したこと

実績データ分析できること

  • CSV出力機能を意識して、適切な「種別」「カテゴリ」など設定する

  • 出力したデータを可視化。ふりかえりMTGや業務改善などに活用する

担当者が使いやすいこと

  • 意味のある実績データが蓄積できなければ、CSV出力しても意味がないので、「予定時間」はともかく、「実績時間」は確実に登録してもらう

  • そのために、担当者が使いやすい設定（考えさせない設定）になっていなければならないので、種別ごとの課題テンプレートは必ず作っておく

できるだけ負担をかけない仕組みを考えて構築するのも、管理職の大事なお仕事です。

具体的なプロジェクトの設定案

営業部門の業務内容について、詳細なヒアリングはできていなかったので、「種別」は想像で設定しております。

種別の設定

種別に「架電」「顧客訪問」「商談」「MTG」を追加しました。
他にも営業のタスクっぽいものを追加すると良さそうです。
CSV出力したデータをグラフ化しやすいように、「種別」については考えて作った方が良さそうです。どんな種別にするかは会社や組織によリ異なるので、最適なものを設定すれば良いと思います。

種別

状態の設定

「承認待ち」を追加しました。
お客様や上長の許可がなければ進めない状態、いわゆる待ちの状態になっているタスクを把握しやすくするためです。「Backlogプロジェクト管理者 = 管理職」となっていることも多いと思います。このステータスは管理者や管理職向けに追加したステータスとなります。必要に応じて「承認済み」のステータスを追加しても良いかもしれません。

状態

カテゴリーの設定

カテゴリーには、期間軸を設定しました。
例では、「売上管理 ◯月」を12ヶ月分を追加しています。四半期、上期・下期など、期間軸であれば何でも良いと思います。また、カテゴリーは課題に複数設定できるので、必要に応じて期間軸以外のものを登録して活用しても良いと思います。

カテゴリ

マイルストーンの設定

マイルストーンにも「期間系」を設定しました。今回は「上半期」「下半期」の２つしか用意していませんが、四半期、上期・下期など、期間軸であれば何でも良いと思います。

マイルストーン

運用ルール

担当者が月に１回やること

  • 月に１つだけ親課題を作成する。

  • 親課題の各登録内容は以下

    • 件名は「担当者名  ◯月業務」

    • カテゴリーは該当月のもの。１月の場合「売上管理   1月」を設定

    • 担当者は必ず設定する

    • 予定時間には、「8時間 × 日数」を登録する。

親課題は担当者に1人つき月に1つまで！

担当者が日々やること

  • 当月分の親課題に、日々のタスクを子課題として登録する

  • 適切な「種別」を選び、「担当者」「実績」を入力する。

日々のタスクは、すべて子課題として登録する

タスク管理以外の活用イメージ

実際やってないので、ほとんど妄想です。
こんな風に使えるのになぁ…と思ったことを書いています。

業務改善に活用

  1. 検索画面の任意設定絞り込み、CSV出力する。

  2. SpreadsheetやBIツールに読み込ませる。

  3. 担当者ごとに「どのタスクに、どれくらい時間をかけているか」などを可視化する。

CSVをスプレッドシートなどに、読ませて欲しい項目だけ取り出す
「おやっさん、商談行ってないやん！何してたん？」的な指摘も可w

成績の良い担当者の時間の使い方、仕事の仕方などを分析に活用する。
蓄積したデータを可視化して、業務改善や新人育成などにも積極的に取り入れられたらいいかも…。
一般的に行われてることだと思いますが、担当者ごとに1ヶ月の実績を算出すれば、1ヶ月あたりどれくらい時間外勤務をしているかなどが把握しやすくなる。業務負荷のコントロールなどを多少やりやすくなるかもです。

日報のように活用

タスクを「完了」できるのは、管理者のみというルールを追加すれば、日報がわりに使える気がします。
各担当者の「未対応」と「完了」以外のタスクを抽出すると、担当者ごとのその日の業務や、進捗が停滞している課題などを把握することができる…かもしれない。

こんな感じで絞り込んでやると….
こんな感じで各担当者のタスク状況などを把握できそう
ちなみに、検索条件を保存しておけば、毎回検索設定しなくても良いです。

おわりに….

おわりに…というか、言い訳。

  • 予算の都合上「スタンダードプラン」という縛りがありました。プレミアムプラン使えたらめっちゃ楽やし、カスタム属性使えばもっと色々できるんやけど…って思いながら、設定考えてました。

  • 営業部門の業務内容のヒアリングはしておりませんので、「種別」は本当に想像で設定してます。ご容赦を。

  • 初めての投稿となります。乱筆乱文お許しください。

  • 「他の部門のプロジェクト設定例」や、「複数のBacklogプロジェクトを管理するためのBacklogのプロジェクト設定」という記事も今後アップする予定です。

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