株式会社プランユーケー
中小企業が社内WikiにKipwiseを採用し、散逸した社内ナレッジを結集。
新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症やコロナワクチンについては、必ず1次情報として厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
見出し画像

中小企業が社内WikiにKipwiseを採用し、散逸した社内ナレッジを結集。

株式会社プランユーケー

社内Wiki=社内ナレッジ集積場所を作った理由

株式会社プランユーケーは社員20名弱の大阪のWeb制作会社です。

弊社でもコロナ禍で始まったテレワークをきっかけに散逸している社内ナレッジの利用しづらさが問題になりました。
中小企業が限られた予算と人員で、社内ナレッジを有効活用できる環境づくりの過程ををnoteにまとめてみました。

弊社では社内ナレッジを「各種ルール、マニュアル、ガイドライン、やり方、確認事項、ノウハウなどの社内に流通する情報・知見の総称」としています。

これまで、社内ナレッジは、日常的にGoogle WorkspaceやSlackチャンネルを活用し、ドキュメントやメッセージ、動画などの形で生成しており、その共有はSlackやメール、リンク集ページ(Web)で行っていました。

しかしコロナ禍以降に開始したテレワークにより、多くの弱点が露呈することになりました。

  • 各自GoogleDrive、社内NAS、Slackチャンネルに社内ナレッジが散逸

  • 保存先が散逸しているため串刺し検索ができない

  • Slackやメールで流れる情報を探すのは記憶に頼っている状況

  • テレワーク時に、社内ナレッジを他の人に聞かずに自ら探せる手段が脆弱

そこで問題解決のために一元的に社内ナレッジを集積できる社内Wiki
を立ち上げ、以下の実現を目標としました。

  • 社内ナレッジ集積場所の明確化(とにかくここに溜める!)

  • 社内ナレッジ検索先の明確化(ここを探せば良い!)

  • スタッフ単独での問題解決力を改善(誰かに聞かなくても解決!)

  • 社内ナレッジ集積場所の維持軽減(リンク集ページのメンテナンス不要!)

弊社では新しい社内Wikiを「ナレッジセンター」と命名することにしました。(自前の固有名詞をつけると自分達の道具感がでると考えています)

ナレッジセンターにKipwiseを採用!

Googleで社内Wikiで検索すると200万件以上の検索結果が出てきます。
社内Wikiはメンテナンスフリーにしたいので、有料提供のクラウドサービスから探すこととし、機能面では登録しやすく、検索しやすいことは絶対条件。

弊社特有の条件としては、Google WorkspaceやSlackとの共有の相性が良いこともあります。もちろん、中小企業にはコストパフォーマンスも重要。

まずは国内のWikiサービスを色々と調べましたが、Google WorkspaceやSlackでの共有に課題があったり、編集機能が貧弱だったり、コストが高めに感じるサービスが多い結果となりました。
一方、国外のWikiサービスに目を向けると英語版のみであったり、弊社にはオーバースペックだったりでなかなか見つかりませんでした。

そんな時、Web記事「 Slackなどからキーワードだけで社内ナレッジを検索、エストニア発「Kipwise」が日本語版をローンチ」を偶然発見。

記事の内容に興味を惹かれ、Kipwise公式サイトを見ると、日本語サイトがシンプルながらも立ち上がっていました。

早速、試用を申し込み、Googleアカウントでログインすると、確かにUIはすべて日本版になっていました。
使い勝手も今までの他社サービスと比較しても良い感じです。

しかし、日本語入力しようとすると、変換確定や改行がうまくいかないのです。これでは使い物になりません。

ただKipwiseの画面、機能は使いやすく、Google WorkspaceやSlackとの共有も非常に高いレベル。

諦めきれずにサポートチャットに日本語の不具合を英語で送ることにしました。英語はDeepLで翻訳してから送付。

すると6時間の時差があるエストニアから、すぐにCEO自ら返信を下さいました。何回かやり取りの結果、日本語変換の問題を数日で解決してくれました。(動作検証は弊社も積極的に手伝いしました)

この一連のサポート対応に信頼感が強くなり、Kipwiseを弊社の社内Wiki「ナレッジセンター」に採用することを決定。

中小企業である弊社には利用コストも使い続けるにはリーズナブルということも重要でした。(月払いで5$/ユーザー)

ナレッジセンターへの移行作業

社内に分散している書類をナレッジセンターへの移行作業はかなりスムーズにできました。
Kipwiseの新規書類は、Googleドキュメントの書式をコピー&ペーストでほぼそのまま移行することができます。
ただKipwiseには文字色装飾はないので注意ですが、あまり困っていません。
(設計思想として色装飾は検索しづらいので不要との開発会社判断)

GoogleスプレッドシートシートやPDFは新規ページからGoogleDrive内へ共有すると、ページ内で閲覧できるので便利です。動画は共有するとページ内で再生できます。

Slackチャンネルで投稿された内容はKipwise提供のSlaskアプリで簡単に新規ページ生成まで可能でした。

移行後から社内ナレッジの新規書類は、すべてナレッジセンター内で作ってもらうことにしています。
また移行作業時をきっかけに、各書類の管理責任者を明確にし、責任者が曖昧な書類は棚卸しできたのは副次的な成果でした。

ナレッジセンター稼働開始して

ナレッジセンター立ち上げ決定からKipwise採用、移行作業、利用開始まで4ヶ月弱というスピードプロジェクトでした。2022年6月時点で稼働開始から2ヶ月余りですが、すでに社内に馴染んでいます。

  • ナレッジセンターで検索してみたら?

  • これはナレッジセンターに投稿しておこう

などのやり取りが、Slackで飛び交っており、日常的なナレッジ散逸問題の解決に直結できているようです。
また、Kipwise自体の使いやすさもPC利用がメインの弊社にとってはマッチしていたようです。
以上からナレッジセンター(Kipwise)導入は初期段階では一定成功しています。

最後に

弊社にとってナレッジセンターが運用開始するまでは、既存の社内ナレッジの移行メインでした。

  • これからはどこまでの対象をナレッジセンター蓄積を行うか?

  • Slackでフローな情報をどこまでナレッジセンターに投稿するか?

など新しい課題がでてきています。

また、Kipwiseには公開FAQサイトを作る機能が標準でついています。
社内ナレッジから社外向けに編集してFAQサイトを作れば、もっと顧客のお役にも立つことができそうです。

Kipwise自体の課題としては、挙動が不安定な時があることや、スマホ版が今ひとつであることです。これらは両方ともサポートに英語(DeepL経由)で伝えてあります。きっとたゆまずKipwise自体が成長してくれるでしょう。

とはいえ、弊社にとってナレッジセンターの運用開始は、

  • 社内ナレッジの蓄積場所の明確化

  • 保存フォーマットの統一化

  • いつでもどこでも検索可能

を実現することができ、中小企業のDXとして確かな一歩を刻むことができたと考えています。

Webサイトの制作ならなんでもプランユーケーにご相談ください!

大学・研究室・学会のホームページ制作はお任せください。


この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?
気軽にクリエイターの支援と、記事のオススメができます!
株式会社プランユーケー
1996年創業のWeb制作会社です。独自CMS「Informaker(インフォメーカー)」の開発も活発に行っています。 Web開発の話やWeb制作会社の働き方、事例紹介などを投稿していきます。 https://www.planuk.gr.jp/