「今、どうなっていたっけ？」が解決！ WEB更新の「やり取りを見える化」できる WEB更新サポートシステムをご紹介。

WEB更新サポートシステムとは

Webサイト運営ではお客様とWeb制作担当の間で多くのメールやチャットが飛び交います。その結果、現在どこまで進行しているのかが分からなくなるという問題がありました。Web運営に関わる方が増えるほどコミュニケーションの混乱で、確認の手間がかかったり、見落としのリスクもありました。

そこでWeb更新に関わるコミュニケーションを見通し良くしつつ、現在のステータスがひと目でわかるようにしたい。長年、WEB運営に関わってきたWeb制作会社である弊社のノウハウを込めて開発したのが「WEB更新サポートシステム」です。

Web更新のやり取りを見える化できる「WEB更新サポートシステム」を紹介いたします。

主な特徴

1. 専用のフォームから更新依頼を送信
2. 案件ごとにスレッド管理
3. 作業の進捗をステータス管理

1.専用のフォームから更新依頼を送信

WEB更新サポートシステムにログイン後、更新依頼フォームから簡単に投稿することができます。更新依頼フォームにはファイルも添付でき、関係者へccも可能です。
更新依頼フォームに投稿されたご依頼は、自動的に新規スレッドを立ち上げます。

2.案件ごとにスレッド管理

更新依頼フォームに投稿されたご依頼は「未対応」ステータスとして新規スレッドが立ち上がります。ひとつのご依頼に対して一つのスレッドで構成されるため、制作過程のやり取りや公開時期がいつだったかなどの確認が、1つのタイムラインで確認できます。そのためメールより一覧性が高くなっています。

過去のメールのやり取りをわざわざ探さなくても、現在進行中の案件のやりとりがすぐに一覧できるので、事務的作業が軽減されます。
また、お客様も進行中の案件を一覧していただけるので、テスト版を確認しなければならないものなどを把握していただくのに便利かと思います。

3.作業の進捗をステータス管理

「未対応」「受付済」「作業中」「完了」の4つのステータスにわけて管理します。

・「未対応」・・・更新依頼をした直後のステータス
・「受付済」・・・Web制作担当が更新依頼を受け付けたステータス
・「作業中」・・・Web更新作業を実際に進めているステータス
・「完了」・・・更新依頼が完了したステータス

「完了」ステータスになると添付ファイルは自動的に削除されるので、サーバ負荷やセキュリティ面でも安心です。（削除せずに残す設定も可能です）

更新依頼をしたあとも、スレッド内で追加のご指示やファイルの添付をしていただくことができます。

開発までの経緯

大学生協事業連合（東京地区）様より、メールでのやり取りメインでは見落としが発生するので、その対策を提案して欲しい。というご依頼があり開発は始まりました。

大学生協様の様々な部署、スタッフの方々とのWeb制作のご依頼が拡大した結果、メールのみでのやり取りを改善する必要性を感じました。そこで大学生協様と仕様を相談しながら、Webベースの「やり取りの見える化」の仕組み＝「WEB更新システム」を開発させていただきました。

開発の苦労

試作品が出来た段階で動作確認した際、想像以上に使い勝手が悪くて絶望した記憶はあります。ただ、実際に運用を開始すると、細かな使い勝手以上にやり取りの安心感を実感できました。

今後の展望

作業中の案件の中でも、テスト版確認中なのか、未提出なのか、などより細かなステータスを設定できる機能を実装できたらと思います。
また、WEB更新の管理のみならず、他の事業における見える化でもお使いになる事例ができており、カスタマイズ展開も進んでいます。
もっとお客様のニーズを受けて、より良くできればと思います。

株式会社プランユーケーはWeb制作会社ですが、独自CMSを開発し、全国展開中です。

Informaker特設サイト｜株式会社プランユーケー

またWeb制作に挑戦したい方も募集中です。

株式会社プランユーケー