Slack の溢れる情報量と向き合う 2023 冬
こんにちは。
STORES 株式会社でウェブエンジニアをしている @phayacell です。
この記事は STORES Advent Calendar 2023 の 24 日目の記事です。
Slack 使っていますか？
STORES 株式会社では、社内コミュニケーションツールとして Slack を導入しています。
業務時間内では毎分毎秒の勢いで Slack に投稿があり、業務に関すること、関しないことのあれこれが溢れかえっています。
みなさんは Slack を使っていますか？
ところで STORES では 一緒にはたらく仲間を募集中 です。
毎月のようにあたらしい仲間を迎え、Slack のワークスペースにジョインしてくれます。
一緒にお仕事をする仲間が増えるのは良いことです。
同時に、その人たちが発信する情報量も増えていくことでもあります。
STORES 株式会社に転職してから 4 年ほどになりますが、転職直後の頃よりも圧倒的に Slack に投稿される情報量が増えました。
情報を見逃すことはありませんか？
未読に溢れていませんか？
それによって、ストレスを抱えていませんか？
すべての情報を見逃さまいとすると Slack を眺めているだけで一日の業務時間を使い果たしてしまいそうになりますが、いくつかの Slack の便利な機能を使って効率化してみるのはどうでしょうか？
この記事で紹介させていただくのは Slack の基本的な機能の一部ですが、個人的に役に立っているなぁ〜と感じているものを抜粋しています。
お役に立てれば幸いです。
溢れる情報量と向き合う
この記事では、未読メッセージを既読にしていくことを「消化」と表現しています。
Slack で投稿されている情報を追う際、未読の消化を基本にしています。
まだ読んでいない投稿をさっと眺める作業です。
未読消化に関して、個人によってスタイルが変わるでしょう。
わたしは仕事・プライベート問わずすべての未読を消化したい派閥なのですが、Slack の全未読を漏らさず把握しようとすると情報量の多さに疲弊してしまいます。
なので、わたしは以下のような割り切りをしています。
目で見て覚えている情報は使えばいいし、忘れても気にしない
なるべく機械に任せて、自分は楽をする
未読でストレスを溜め込むくらいならさっと消化して、気合でなんとかせず機械に頼ろうという割り切りです。
上記の割り切りをした上で、わたしは以下のように Slack の溢れる情報量と向き合うようにしています。
できるだけ関係するチャンネルに入っておく
未読消化とアクションは素早く済ませて、うまくやる方法は便利機能で
以前、Slack でとても速くリアクションをする同僚が「Slack の未読は残像で消化する」と言っていたのを参考に、ほどよく真似させてもらっています。
未読消化を体系化してみる
まず、未読メッセージに対して以下のように振り分けています。
特に関係のない投稿であれば、すぐに既読
関係ある投稿であれば、内容を熟読
書く必要のないくらい当たり前のことですが、上述のように前者の割り切りが大切だと思っています。
全部を見ていくことができないくらいの情報量になってきているから困っているので、ここで全体の 8 割をさっと既読していくつもりでいきましょう。
残りの関係のある投稿の場合、さらに以下のように分岐します。
アクションが必要であれば、すぐに対応
すぐに対応できなければ、「後で」に登録
対応期限があれば、リマインダーを設定
やり取りを追いたければ、「新しい返信の通知を受け取る」
順に説明していきますね。
アクションが必要であれば、すぐに対応
これも書く必要のないくらい当たり前のことですが、たとえばすぐに返信できる内容であればさっと返信をします。
ここで意識するのは、誤りを気にしないことです。
Slack の投稿には編集機能がありますし、社内コミュニケーションですので誤っていても後からいくらでも訂正できます。
気負いすぎず、さっと対応できるものをしておくと自分のタスクリストに溜め込むことなく捌いていけます。
とは言え、中にはすぐに対応できないものもありますよね。
すぐに対応できなければ、「後で」に登録
Slack には「後で」という機能があります。
過去に「ブックマーク」と呼ばれていた機能のことですね。
人間の脳に溜め込める情報量には限りがある（マジカルナンバー 7）と思っていますので、これをなるべく機械（システム）に任せます。
それが Slack の「後で」という機能です。
この「後で」に登録しておけば、時間ができたときに「後で」のリストを使って振り返ることができます。
備忘録としてかんたんに使える機能ですね。
下図のように、メッセージの右上にあるしおりアイコンを押下して「後で」に登録できます。
「後で」機能は、今は対応できないけど忘れたくないタスクを管理するのに有効ですね。
対応期限があれば、リマインダーを設定
上述の「後で」は備忘録としては便利ですが、期限付きのものに対しては無力です。
そんなときに使えるのが Slack の「リマインダー」機能です。
上記のヘルプページにあるように、リマインダー機能は柔軟に使うことができます。
今回紹介する使用例で言えば、投稿されたメッセージに対してリマインダーを設定できます。
下図のように、メッセージの右上にある 3 つのドットアイコンを押下して開くメニューからかんたんにリマインダーの設定できます。
リマインダーは、対応期限があるタスクに対して有効ですね。
やり取りを追いたければ、「新しい返信の通知を受け取る」
気になるメッセージを見かけた。
すぐに返信することはないけど、なんとなく流れだけは追っておきたい。
そんなときに便利なのが「新しい返信の通知を受け取る」です。
Slack のスレッド機能を利用している場合、スレッド内のコメントは自分が参加していないと未読に含まれず、やり取りが追いづらくなります。
（すごく個人的な好みですが、この仕様があるためスレッドのやり取りは少し苦手です）
これを管理できるようにするのが「新しい返信の通知を受け取る」です。
自分がスレッドに参加していなくても、参加しているのと同じ状態で通知を受け取ることができるようになります。
「新しい返信の通知を受け取る」を設定したメッセージをスレッドとしたコメントが投稿された後、もう追う必要がなければいつでもオフにできます。
キーボードショートカットを使ってみる
これまで紹介してきた機能のほとんどで、キーボードショートカットが利用可能です。
個人差はありますが、キーボード操作に慣れている人はキーボードショートカットを活用すると効率的に便利機能を使うことができます。
数が多いので、いくつかおすすめを抜粋しますね。
いずれも Mac 向けのキーボードショートカットです。
全未読・スレッド
未読消化を開始するのに使うキーボードショートカットです。
基本的な投稿は「全未読」を開いて眺めていき、スレッド内のやり取りは「スレッド」から眺めていきます。
メッセージを未読または既読にする
未読消化中、マウス操作を減らすのに使うキーボードショートカットです。
「全未読」はチャンネル単位で眺め終わった後に Esc キーを押下して既読にして消化していくようにしています。
ちなみに「全メッセージを既読にする」は、あまり使っていません。
未読消化中に割り込みで他の作業をすることがありますので、なるべく細かい単位で既読付けをするようにしています。
メッセージ内で使えるショートカット
上述の「後で」やリマインダー設定などが使えるショートカットです。
対象のメッセージにフォーカスが当たっている状態で使えます。
ワンクリック絵文字リアクションを登録してみる
Slack には絵文字リアクションという機能があります。
Slack のワークスペースに登録されている絵文字を、メッセージに対するリアクションとして使えます。
本記事の内容とは関係ありませんが、投稿したメッセージにリアクションがもらえると嬉しいですよね。
この絵文字リアクション、通常はメッセージの右上にあるメニューから「リアクションをする」から絵文字を選択する必要があります。
これをもっと便利にするのが「ワンクリック絵文字リアクション」です。
詳細は上記のヘルプページにあるとおりです。
この「ワンクリック絵文字リアクション」では、最大 3 つの絵文字を自由に登録できます。
よく使うリアクション絵文字を効率よく押したい場合に便利です。
わたしの場合は「ありがとう」「見る」「了解です」の意味合いを持つ絵文字を登録しています。
マイキーワードを登録してみる
これまでは未読の消化を起点に効率化できる便利機能を紹介してきましたが、この章では観点を「気付ける」に変更します。
どれだけ効率的に未読消化をしても、もしさっと流したメッセージの中に見逃したらまずいやり取りがあったりしたら怖いですよね。
上述のように完璧主義になるときりがないので大変ですが、かと言って見逃す恐怖に目をつむるわけにもいきません。
そんなとき、Slack には「マイキーワード」という機能があります。
自分が参加しているチャンネル限定になりますが、そこで「マイキーワード」に登録されているキーワードが使われると通知が届きます。
メンションを宛てられたときと同様の重要度で通知されるため、気になる話題を見逃す心配を減らすことができる便利機能です。
マイキーワードに登録するキーワードの例ですが、わたしは以下のようなキーワードを登録しています。
自分の名前、ニックネーム、アカウント名
自分の分報チャンネルのチャンネル ID
関わったプロジェクトのキーワード
自分の名前、ニックネーム、アカウント名
これは自分に関する投稿があったときに気づきやすくするための登録です。
実質のエゴサーチです。
ただし、わたしに用件がある場合にはだいたいメンションしていただけるので、正直あまり役に立っていません。
自分の分報チャンネルのチャンネル ID
わたしは Slack で分報チャンネルを開設しており、そこで言及した内容がどこかでシェアされているときに気付きたいための登録です。
Slack チャンネルには URL リンクが発行されていますが、そのうちの末尾の英数字がチャンネル ID になります。
チャンネル内の投稿は、さらにその末尾にスラッシュ区切りでメッセージ ID が付与されていく体系であるため、チャンネル ID を登録しておくことで拾いやすくなります。
関わったプロジェクトのキーワード
わたしは普段の業務でプロダクト開発をしています。
そのため、日頃で関わる、関わったプロジェクトがいくつかあり、これをマイキーワードに登録しています。
たとえば、プロジェクト名や通称、関連キーワードなどです。
残念ながら表記揺れを自動的に吸収してくれたりはしないので、英語表記やひらがな表記を併記するとより拾いやすくなります。
これはプロジェクトによってノイズが多くなるため、取り扱いに注意が必要です。
わたしは以前 STORES ネットショップの決済手段に PayPay を追加するプロジェクトに携わったのですが、マイキーワードに「PayPay」を登録しているととてもノイジーです。
割り勘代金を回収する QR コードなどでも通知が飛んでくるようになるので、それはそれで興味深いですが。
おわりに
以上が、溢れる情報量と向き合うための Slack 機能の紹介でした。
Slack には非常に多くの機能があり、ここで紹介させていただいた機能以外にもたくさんの便利機能があります。
この記事では、わたしが便利だと感じているものを中心に紹介させていただきました。
あくまで個人の主観に寄った使い方ですので、自分に合う・合わないを選別してカスタマイズしていってください。
もし、他にもこんな便利な機能があるよ、その機能はこう使ったほうがもっと便利だよなどありましたら、ぜひ教えてください。
それでは。
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