「まるで魔法のようです」フリーランスライターのタスク管理をNotionでサポート

フリーランスライター・オバラ ミツフミ様

学生時代にフリーランスのライターとして独立し、編集ファーム「モメンタム・ホース」を立ち上げた後、同社の解散を経て再びフリーランスに。経済メディアへの寄稿、ブックライティング、オウンドメディアの立ち上げから運用支援まで、テキストを基軸にビジネス活動を支援。

■目的
・タスクマネジメントツールを一元化し管理に要するコストを削減する。
・タスクの抜け漏れが発生しないよう、納期や進捗など複数の観点でタスクマネジメントをする。

■課題
・どれだけの案件を受けているか、全体像が把握できていなかった。
・それぞれの案件がどのようなステータスにあるのか把握できていなかった。
・案件とは異なる細かいタスクが抜け漏れてしまっていた。

■効果
・運用方法まで考えてもらえたことで、タスクの抜け漏れがなくなった。
・進捗別・締切別にタスクを管理できることで、抱えている案件の全体像が見えるようになった。
・個人だけでなく、小さなチームとして円滑なタスクマネジメントができるようになった。

ナレッジを共有するWikiとして、複数人が参加するプロジェクト管理として、議事録をはじめとするドキュメントツールとして——。 創造力と創造力のかけあわせで、無限大のソリューションになる「Notion」。 全世界でのユーザー数は2000万人を超え、2022年11月9日に日本語版がリリースされると、国内でも利用者が急増しています。 フリーランスライターとして活躍するオバラミツフミさんも、その一人。 現在はNotionでタスクマネジメントを実施し、ストレスのない仕事環境を実現されています。 オバラさんがNotionを利用するにあたり、国内で2名のみのNotion認定コンサルタントであり、Notion公式アンバサダーでもある前田翼がコンサルを実施させていただきました。 本記事では、オバラさんがNotionを導入するまでに感じていた課題と、コンサルを受けた結果、どのような変化が起きたのかをお伝えします。

Notion導入のきっかけは「タスク漏れ」

—— オバラさんは普段、どのようなお仕事をされているのでしょうか。

フリーランスのライターとして活動しており、企業のオウンドメディアの立ち上げや発信活動のサポート、書籍のブックライターを務めるなど、インタビューとライティングを生業にしています。

クライアントはスタートアップが中心ですが、東証プライム上場企業から、インフルエンサーの広報コンサルまで、事業規模は問いません。

「おもしろそうな仕事なら、タダでも手伝う」くらいのスタンスで、かれこれ5年ほどライターを続けてきました。

—— お仕事をするうえで、Notionを活用しようと考えたきっかけについて教えてください。

ありがたいことに案件の数が増え、毎日のように原稿を書いているのですが、どうしても「タスク漏れ」が生じていたのです。

スプレッドシートやSlackを活用して、日々のタスクに遅れが出ないように注意を配っていましたが、それでも漏れが発生してしまう。これ以上業務を拡大するとなると、なにかしらの工夫が必要でした。

そんなときに導入を考えたのが「Notion」です。

私がよく取材をさせていただくスタートアップ界隈では、Notionがにわかに評判になっていました。

タスク管理ツールとしても有能で、なおかつ必要があれば、いかようにもアレンジして活用できる。その利便性の高さが、人気の理由でした。

ツールを導入する前に、課題の原因をクリアに

—— オバラさんは「あなたの特注Notion作ります」企画にご応募をくださいました。どのような理由で、お声がけいただいたのでしょうか。

Notionを自分でアレンジしてみたのですが、いったいどうすれば悩みを解消できるのかが分からず、困っていたんです。標準搭載されているタスク管理のテンプレートを利用したこともありましたが、タスク漏れは一向に減らなくて……。

そうであれば、課題を解決できるテンプレートを探そうとTwitterをサーチしていたところ、つばささんの「あなたの特注Notion作ります」企画に出会いました。

自分が当選するとは思っていませんでしたが、「ぜひご協力させてください」とご連絡をいただいたことに、心から感謝しています。

—— コンサルを受けてみて、持っていた課題の解決方法はクリアになりましたか。

まず、「タスクが漏れてしまう」という悩みを持っていたのですが、その原因が複数あることに気が付きました。

端的に言えば、「① どれだけの案件を受けているかが把握できていない」「② それぞれの案件がどのようなステータスにあるのかが把握できていない」「③ 今日やるべきタスクを忘れてしまう」の3つが原因です。

抱えている案件の数を把握しきっていないので、新しく依頼を受けた案件の納期交渉でミスをしてしまいます。すると、納期がタイトな案件が重なり、優先順位が付けられなくなる。

また、これは僕の特性も関係していますが、整理できていない案件のことで頭がいっぱいなので、手を付ければすぐに終わるタスクも手付かずのまま放置してしまっていました。

このように原因を整理できていない状態では、たとえツールを導入したところで、まったく課題は解決できなかったと思います。

—— ヒアリングを受けて作成したオリジナルページについて、教えてください。

まず、すべての案件を進捗別にみられるビューを作成してもらいました。

案件が発生したら即座にデータベースに入力するようにしたので、「① どれだけの案件を受けているかが把握できていない」「② それぞれの案件がどのようなステータスにあるのかが把握できていない」という2つの悩みを同時に解消できています。

ちなみに、納品済みのステータスにタスクを移動するとかさばってしまうので、自動的に表示が消えるようにプログラムしてもらっています。

また、すべての案件と進捗を把握するだけでなく、今日やるべきことを明確にして仕事に臨みたかったので、TO DO LISTも作成してもらいました。

これまでは、前日の夜に「明日すべきこと」をチームで利用しているSlackの個人チャンネルに貼り付けていたのですが、スプレッドシートとSlackを往復しなければいけないため、不便を感じていました。

でも、すべてのタスクがNotionに格納されている現在は、1つのツールでその作業が完結します。

そして、お気に入りなのが「behind schedule」と「today's task」という2つのカラムがあるところ。その日のうちに終わらせるべきタスクが完了しなかった場合、自動的に「behind schedule」へと移行される仕様のため、「タスク漏れ」がなくなるのです。

たとえば「今日中に〇〇さんに連絡しなければいけない」といった突発的なタスクが発生しても、とりあえず「today's task」に書き込みさえすれば、忘れることがなくなります。

ちなみに「behind schedule」に記載されている「Notion・導入事例初稿」は、みなさんが今読まれているこの原稿の確認をするタスクなのですが、ちょっとだけ遅れてしまいました（笑）。

でも、遅れていることが確認できているので、「タスクが漏れる」という最大の課題は克服できています。

また、タスク漏れが多い僕へのツバサさんからのプレゼントで、「締切カレンダー」も表示してもらいました。いつまでにどの案件を完了させなければいけないのかが、一目瞭然に把握できています。

Notionは「まるで魔法のような」ツール

—— Notionを活用してみて、抱えていた課題は解決されましたか。

仕事をしていて「タスク漏れ」に悩むことがなくなりました。案件という粒度ではなく、たとえば「お店の予約」といった細かいタスクも対応できるようになり、本当に助かっています。

アシスタントを含めたチームで活動しているのですが、操作が簡単なので、特に細かい説明をするまでもなく全員が問題なく利用できているのも満足です。

また、お気に入りのロゴや画像を添付して自分好みのページにできるのも、Notionの推しポイントです。

最近はダーツにハマっているので、気分で画像を変えるなどして、仕事のテンションを上げています。このタスクを片付けたら、ダーツ投げれるぞ！って（笑）。

—— 最後に、Notionの利用を考えている方に向け、メッセージをお願いします。

これまで、クライアントとの兼ね合いでいくつものタスク管理ツールを使ってきましたが、Notionの利便性は相当高いと感じています。

カスタマイズの幅が広いので、自社に合わせてアレンジができ、「こんな機能があったらな」を即座に実現してくれる。大袈裟かもしれませんが、まるで魔法のようなツールです。

ただ、カスタマイズに幅が広いため、設定に困ってしまうことがあるかもしれません。特に、私のように「どのような課題を解決したいのか」を理解していない場合、とりあえずNotionを利用しても、きっと課題は解決されないと思います。

そんなときは、ぜひツバサさんに相談してみてください。丁寧なヒアリングを通じて課題が明確になり、それを解決する魔法の翼をプレゼントしてくれるはずです。