介護施設でSlackをはやらせるまで　その１

もうすぐ、今の職場から退職となりますが、思い出としてITとは結構かけ離れた介護という職場でSlackをはやらせるまでの事を振り返って見たいと思います。今更感はありますが、思い出話にお付き合いください。

Slackとの出会い

当時職場では、社内の情報共有に課題がありグループウェアを色々と調査していました。そこでSlackに出会いました。当時はまだ日本語対応もしていなかったと思います。確認したら、ワークススペースの契約開始日が2017年11月でした。ビジネスチャットも一般的ではありませんでした。なんか気になり色々と調べたところ無料でユーザ数無制限で使用できるというのにまず惹かれました。チャットでそこまで重要な情報をやり取りしないだろうし、データの参照も1万メッセージまでというのも特に気にしていませんでした。

一人Slackを始める

どんなもんなんだろうと、勝手に使い始めてみました。グーグルカレンダーやEvernoteと連携させたりして、リマインダーやEvernoteの検索や登録のトリガーとして使用していました。個人のメモ帳のような感覚で使用していました。シャドーITしまくりでした（汗）。後はRSSと連携させて、情報収集にも使いました。botや絵文字の登録、パブリックチャンネルやプライベートチャンネル等など、この一人Slackのおかげで大体の使用感がつかめました。これは予定の共有にも使えるしアンケートもできるし便利だと確信しました。

ここでやったこと
・一人Slackして、操作方法を覚える

スモールスタート

まずは、自分のコントロールできる範囲で導入してみようと思い、①ITの問い合わせに関して（ヘルプデスク）と自身が所属している②広報委員会の連絡や情報共有用に導入しました。ITの問い合わせは全職員がしてくるのでは無く、情報の混乱をさけるため、各施設で窓口担当を決めてもらっています。また、①②のメンバーはほぼかぶっているので操作説明は１回で済みました。操作説明といってもチャンネルの説明とチャットの使い方くらいでした。あえてDMやプライベートチャンネルについては説明しませんでした。また、この時の導入に際して上司への説明したのですが、「ビジネスチャットとのテストしたいので、自分が関わっているメンバーでやって良いですか？」みたいな感じで言いました。

スモールスタートを実施する前にかんたんな管理側運用ルールを以下のように決めました。

・チャンネルは管理者のみが作成
・チャンネル名には用途に応じてプレフィックスをつける
　prj-〇〇：プロジェクト
　info-〇〇：情報共有
　team-〇〇：部署や委員会

使用用途を絞りたかったので、チャンネル作成は管理者のみにしました。

ここでやったこと
・スモールスタートする範囲を決める
・スモールスタートする範囲の人達に、操作説明をする
・チャンネルの命名規則を作成する

運用スタート

早速運用をスタートしたのですが、LINEは使っているけど、ビジネスチャットなど使った事が無い人がほとんどでした。見てくれるメンバーは１部の決まった人達だけという状態でした。ですが、これは良い物だと確信していたので、どうしても広めたいという思いから、Slackでメッセージを投稿したら、「Slack見てね」と電話したり、質問が直接来たら「Slackにて返信します」等地道に見てもらうように努めました。はじめは自分のつぶやきが延々と流れるボットみたいな状態でしたが、徐々にメンバーからのメッセージも増えてきて、メンバー全員なれた頃には、緊急を要する以外電話連絡がほぼ無くなりました。

ここでやったこと
・周知する内容があったら、Slackに投稿し見てもらうように電話
・電話や直接の質問や問い合わせもSlackにて回答

運用範囲拡大

次に運用範囲を拡大する事を考えました。対象は所属部署です。部署には経理・労務・総務・情シスのメンバーが含まれていました。そして所属部署には自分が思うにSlackで解決できそうな課題がありました。

部署の課題
①電話が多い。そして長い
②電話の取次メモが紙や、口頭。折返ししたか取り次いだ人がしつこく確認してくる

そこで、Slackを導入して、電話の取次メモとして使用し始めました。部署内のチャンネルを作成し、電話があった人にメンション付きでメッセージを送る。という使い方をしました。やはり若い職員は覚えるのが早くすぐなれましたが、ベテランの人もしばらく経つと、なれてきて、電話メモがSlackにかわり、部署から電話メモが無くなりました。さらに普通にメッセージのやり取りもされるようになってきました。

ここでやった事
・使い方のハードルを下げる
・用途を絞る

長くなってきたので、一旦はここまでにします。この後、さらに運用範囲を拡大させました。それは続きで書きます。