【祝】展示会初出展大成功！準備したこととか気を付けたこと -当日運営編-

こんにちは！
Penglueのマーケティング担当・岩本です。
前回に続いて、展示会出展について書いていきます。
今回は、当日運営編です。

当日運営は下記の様に運営しました。

■獲得名刺を競うゲーム性を取り入れる

2チームに分けて、獲得名刺を競うゲーム性を取り入れる
準備段階で、展示会に出展経験のある人たちにヒアリングをして回ったのですが、その際に皆さん異口同音にKPIをしっかり追うことの大切さを唱えられていたので、私たちもそれに倣って、2チームで競争する形で進めました。
チームのレベルが均衡になるようにメンバーを割り振ったことで、適度なライバル意識の様なものが芽生えて、この方法はとても有効でした。

■途中進捗をリアルタイムで集計・共有する。

展示会が終わってすぐに御礼メールを送りたかったのもあって、頂いた名刺は都度都度整理し、集計していました。
2チームで競争していたこともあって、リアルタイムで途中結果を共有することで競争性を促進することが出来ました。リアルタイム集計をしていたことにより、展示会終了後すぐに来場御礼メールを送ることもできました。

私たちは手集計で入力・集計をしていたのですが、かなり大変でした。。。
私はタイピングとエクセルの操作がかなり速い方と自負していますが、300枚以上の名刺のリアルタイム精査は、ブース運営をしながらでは入力も、というのは一人では追い付かなかったので、入力専用部隊を一人アサインするか、名刺のスキャンニングサービスの導入を強くお勧めします。
弊社はこの大変さに懲りて、Sansanを契約しました。約款で99％の入力精度を保証しているので、しっかり運用すれば十分元が取れるサービスだと思います。

Sansan - 営業DXサービス

脱線しますが、契約してすぐにコロナウイルスの影響で原則リモートワークになってしまって、Sansanの契約は早まったかなー…、と思っていたのですが、リモートワークの時こそ、Sansanがあったから社外の方との連絡が滞ることなく仕事を進めることが出来ました。
Sansanを契約していなかったら、名刺を取りに行くために出社したり、連絡先が分からずにアプローチしたい潜在顧客へのアプローチが出来なかったり…など、現在のコロナ禍への対応が2-3歩遅くなっていたと思います。

■とにかく大きな声・笑顔！明るい雰囲気でのブース運営

会期中は、参加メンバーには元気に大きな声を出すことと、笑顔での接客をお願いしました。これはスタート時は飲食店でのバイト経験から、その方がなんとなく良いだろうなー位の感覚でお願いし始めたのですが、偵察がてら会場をぐるっと回った時に、大きな声と笑顔のある明るい雰囲気がブースへの入りやすさに直結すると肌で感じたので、ことあるごとにメンバーに声をかけてお願いしていました。
特に明るい雰囲気の妨げになるのは、スマホとPCです。どうしても画面に集中するので、オリジナルパーカーを着用して明らかに関係者と分かる人がブース内でデバイスをいじっているのは、傍から見てとても感じが悪かったので、デバイスをいじるのはブースの裏でいじってもらうようにお願いして、ブースの明るい雰囲気を担保するようにしていました。

■明るい雰囲気を担保するために、休憩を回しまくる

展示会は1日8時間×2日間、ずっと立ちっぱなしで接客なので、体力的にも精神的にもどうしても疲れます。
協力してくれてるメンバーは人間なので、疲れてくるとどうしても笑顔も少なくなりますし、声も小さくなってきます。そうするとブースの雰囲気も暗くなってしまいますし、それをそのままにしておくと一生懸命接客しているメンバーにとってはさぼっている様に見えてフラストレーションを溜めてしまうので、疲れている様に見えるメンバーにはどんどん休憩に入ってもらうようにしました。
休憩を回せるだけの人数がいたからこそできたことだと思います。ブースの反響がどの位あるかは当日蓋を開けてみないと分からないので、人数は多少オーバー気味にアサインした方が良いと思います。
暇だったら帰るか、近場のカフェで仕事をしていてもらえば良いだけなので、人数が足りないよりはよっぽど良い結果を生みます。

■朝礼・終礼をする

個人的に朝礼とか終礼とかあまり好きではないのですが、展示会中は全員に集まってもらって朝礼・終礼をしました。
理由はテンションを上げてもらう為です。元気に大きな声で、笑顔で接客をお願いしていましたが、いきなり出来るわけではありません。なので、
朝礼：ウォーミングアップとして。士気を上げる
終礼：1日協力してもらった感謝と、途中経過の発表
をしていました。

以上、ざっくり当日運営編でした！