「参加者名簿作り」という作業の自動化　#3（PA）その④

　前回は、Formsというデジタルツールは単独で使っていてもあまり効率化の効果を感じないという話を書きました。Formsはとても簡単で導入しやすいツールなので多くの人が使い始めていると思いますが、このツールは単独かつ個人で使っているだけでは、正直なところ「コピペの手間がちょっと省けた」という程度です。
　使い方を工夫してこそデジタルの恩恵を得られるのがこうしたツールだと思いますが、職場では「なんだ、デジタル化とかDXとか言ってるけど大げさだよね。手でやるのと大して変わらないし、むしろ他のことを覚えなくちゃならなかったりで面倒じゃん」と、アナログな方法に逆戻りしてしまった人を多く見ました。まったく本当に残念なことです。

フォームの回答結果をメンバーに共有する方法

　普通にFormsを立ち上げてフォームを作ってしまう場合、メンバーがその回答内容を確認するには①フォームを作った人がcsvファイルをダウンロードするか、②作ったフォーム自体をメンバーに共有するしかありません。
　②の方法はフォームそのものを編集できてしまうので、展開済みのフォームを勝手に変更されてしまうという可能性もあるので、特にITリテラシー低めの人がチームにいる場合はあまり得策とは言えません。これについて、私自身の失敗例をその①で書いています。ですが①の方法では誰かに頼まれるたびにファイルをダウンロードしてメールやTeamsで送る、というような手間が発生し、逆に面倒なことになってしまいます。
　ではどうするか、ですが、答えは簡単です。「回答が出力されるファイルをあらかじめチームメンバーで共有しておけば良い」のです。

共有しているExcelファイルにフォームの回答が入るように

フォームの回答が出力されるシートをあらかじめチームで共有しておく方法【その１】

　最も簡単なやり方が以下になります。