年度末ですね、「0073夜 フィルタとSUBTOTALの最強コンビ」

３月も半ば、年度末になってきました。筆者が出入りしている団体でも年に一度の会計で大忙しの季節です。今日は、少しお役立ち情報かもしれません。

お願いです、フィルタ機能を使ってください

会計担当の方が一生懸命に、長年自己流でエクセルシートを作っていますので、筆者のような気弱な人間には口出しできません。
手作業で同じ費目のものをコピーして、費目ごとの集計をしているのです。
賢明な読者の皆さまにはおわかりかと思います。
「お願いです、フィルタ機能を使ってください、一発ですから」
去年も同じことを言いましたが、「忙しいから」と取り合ってもらえず。
以前、別の人にフィルタの使い方を教わったことがあるそうですが、「やり方を覚えていない」そうです。やり方も何も難しい話ではないので、フィルタの必要性や有用性を納得できない状態で、コミュニケーションが終了してしまった可能性が高いと思いました。
私は深入りできませんでしたが、別の方がサポートに入り、遅れ気味の作業をリカバーするために、フィルターを使い始めました。「ね、フィルター使うと良いでしょう！？」と叫びます。

さて、ここで最強コンビSUBTOTAL関数の登場

お助け役の方も「でもフィルタした費目だけの集計って良い方法ないの？」という訳で、再び筆者の出番です。
これにはSUBTOTAL関数がうってつけです。フィルタとの組み合わせはよく知られているとは思いますが、ご存じない方もいらっしゃると思いますので、スクリーンショットの切り出しで紹介します。

3月1日から7日までの筆者のお小遣い帳をでっちあげてみました。無料の互換Office製品での再現ですが、この関数の使い方は最大手製品と同じです。A列が日付、B列が費目、C列が金額です。オートフィルタを使っています。
ここでC11セルにSUBTOTAL（サブトータル）関数を設定します。subtotalとは「小計」のことですが、小計に限らず平均、偏差なども表示させられます。
画像でもご覧になれると思いますが、「=SUBTOTAL(9,C2:C8)」という式を入れます。9というのは、小計（選んだものの「和」）を利用するという意味で、この数字を変えると平均、偏差、積なども得られます。関数入力時に案内が出てきますが、9だけ覚えておけば充分だと思います。
次のC2:C8の部分は対象セルの範囲指定ですので、実際はいろいろな範囲指定がありえるでしょうが「SUM」（＝合計）と同じで構わないでしょう。上の例ではC9セルに「=SUM(C2:C8)」を入れています。
さて、フィルタ機能を使って、B列に「呑み代」が入った行のみを選びます。すると矢印の右側のようになる訳です。
C11セルには常に「=SUBTOTAL(9,C2:C8)」という式が入っています。フィルタによって、「呑み代」の行だけが表示されていますので、結果はC2、C5、C6各セルの合計である、9,000になります。
フィルタ機能を使って、「呑み代」以外の費目も同様に処理ができる訳です。ご存じでなかった皆さまは、是非挑戦してみてください。

2021年3月14日のコメント

「パソコンでできたら良いな」と思うことはたいていできる方法が提供されているというのが、長年おつきあいをしてきた印象です。
今回の例に限らず、的確な説明をしたウェブサイトや動画も検索できると思いますので、捜してみてくださいね。
それでは、また明日。