急なお休みはチームジョブで解決！②

誰かがいないと仕事が回らないやり方はナンセンス！どんな職種でも、

助け合い
お互い様
社内ありがとう！

は必須です。一人がいないと仕事が滞ってしまうような事態は避けたいです。そのためには、一人がいなくてもできるやり方、マニュアル、研修など、社内にその仕組みを整えましょう。

仕事を洗い出す！

一人一人が抱えている仕事を箇条書きにします。

期日が明確で定期的に発生する業務であればある程度予定が立てやすいでしょう。ですが、中小企業では、伝票整理だけ、電話対応だけ、といった、「これさえやっていれば万事OK」というような、限定的な仕事はまずないと思います。少数精鋭の中小企業では、いろいろな業務を任されることが多いでしょう。

例えば、
✓請求書作成・発送　△日までに○件
✓取引先からの求書をとりまとめて経理へ　△日までに○件
✓ブログ更新　週○回

など、定期的な業務と、

✓販促企画書作成　不定期
✓営業活動　週○回電話、お問合せメール対応　日に△件

など、不定期で行動目標が数値化できない業務もありますし、随時、臨機応変に対応しなければいけない業務もあります。

いずれにしても、担当者にしかわからない、担当者がいないと滞ってしまう「担当者任せ」になっている業務が明確になります。

この洗い出し作業は、マニュアル作りにも重要ですので、できるだけ細かく書き出しましょう。朝出社してから退社するまでに行う「行動」を細かく書き出すことができれば、業務の効率化にもつながります。