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[メール]「返信不要」いうメールが失礼というのなら、こうすればいい
エクセルの話でなくてすみませんが、役所(以外のデスクワークでも)の仕事は、言葉(文章・会話)で伝えるか、数字で伝えるか、図で伝えるか、だと思います(最近は動画もあり)。なので、ちょっと脱線ということで。
Yahoo!ニュースで、こんな記事を見かけました。
「メールで「返信不要です」失礼?賛否両論…“タイパ重視”若者は歓迎か「優しさかな」」
元は、テレビ朝日のニュース(リンク先はYouTube)です。
概要は
社会人の先輩のメールを見習った学生が、教授へのメールに「返信不要です」と書いたら、「返信するか否かは受け手が決めることなので失礼」との反応があり、これを巡って、賛否の声が上がっている、というもの。
本当に話題になっているの?
この記事を見て、まず思ったのは「こんなことに賛否の声が出てるの?」、というか、「こんなことが話題になるの?」ということ。
Yahoo!のリアルタイム検索で「メールで「返信不要」」で検索すると・・・
![](https://assets.st-note.com/img/1710767181237-IQ3OpJVCEK.png)
![](https://assets.st-note.com/img/1710767250621-mX3qcOhHNa.png)
旧ツイッター上では、放映以前は全然話題になっていません・・・。
賛否の声が上がっている、というより、取材で上げさせた、というべき?
どこで仕入れたネタか分かりませんが、この手のものは、本当にニュースなのか勘ぐって見た方がいいでしょう。
テレビでも新聞でも「枠」を埋めなきゃいけないので。
教授の対応は大人げない
それはさておき、このニュースに対する個人的な感想は
この教授、大人げないな。やっぱり「象牙の塔」の住人か、です。
とはいえ、本人が「よかれ」と思っても、受け手に伝わらなければ、それはムダな配慮となってしまいます。
ここ、もう一言添えていれば、問題にならなかったのでは、と思います。
どう書けばよかったか?
私は、返信を求めないメールの場合、文末に
「ご多忙の折と拝察いたします。ご返信のお気遣いは不要です。」
と入れています。
単語登録しているので、「ごた」で出ます。僅か2秒の気遣い。
これが絶対正解とは思いませんが、問題は起きてません。
「返信」の要不要を、私が決めているわけではありません。
あくまで「お気遣い」は不要としているだけです。
これなら、教授も怒らない? 怒る人は何でも怒りますけどね。
ちょっとしたお礼に添えると効果的
このフレーズ、よく使うのは、お礼の場合。
お礼といっても、軽いお礼。本来お礼しなくてもいいことへのお礼。
事業を取材した記者や、外部セミナーや研修会の主催者や講師へのお礼。
前者なら「この度はご取材ありがとうございました。記事(放映)拝見しました」
後者なら「この度は貴重な機会をいただき、ありがとうございました。大変勉強になりました」など。
最後に「(引き続きよろしくお願いします。)ご多忙の折と・・・」で締めます。(メールは端的にスクロールなしで読める位のボリュームが多いです。しかも1文1~2行。これも相手の負担を減らす気遣いです。)
こう入れると、2つのメリットが生まれます。
・相手:返信すべきか否か悩む時間が不要になる。
・自分:相手から「気遣いあるな」と思われる。
そして、「返信が来ない」と気にする必要がなくなる、というのも意外と大きなメリットです。
そして実は、もっと大きな効果もあります。
相手にもよりますが、却って、わざわざ返信してくださる方が結構いるのです。
しかも「返信不要とのことでしたが・・・」あるいは「返信不要とのお気遣い、嬉しく思いました」的なことを添えて。
ある全国規模のセミナーの講師と、単なる1聴講者の私が、そんなメールのやり取りから、結構な関係(あくまでメール上)になったこともあります(勿論、セミナー後に駆け寄って名刺交換し、アドレスをゲットしたからですが。)。
社会人の先輩のメールを見習った学生には「気づき」がある
もう一つ思ったのが、「この学生はえらいな」です。
人からのメールで、「いい表現」と思ったら、思っただけで終わらせない。それを自分でも使ってみる。これ、重要です。
多くの人は「いい表現」とすら気づかないでしょう。
そこに「気づく」か否かで、そして「真似る」か否か、は大きな違いです。
そこに、語彙の増加が、そして、今後の成長があります。
メールだけに限りません。エクセルでも同じです。
わかりやすい資料だな、表だな、グラフだな、と思うこと。
そして、「どうやれば、できるのかな」と疑問に思うこと。
相手が目の前にいれば聞いてみる。
聞けない相手なら、調べて、真似てみる。
そこに成長があります。
ということで、最後は一応エクセルにつなげてみました。
余談 ~パワポのスライド、ちゃんと印刷できてますか?~
以前、某講師にセミナーの相談に伺った際、パワポのスライドを印刷した資料を戴きました。
複数のスライドが1枚に印刷されたものでしたが、
まだパワポ初心者だった私の知識では「パワポで複数スライドを1枚に印刷すると、余白が大きくて、スライド自体は小さくなってしまう」でした。
戴いた資料は、紙一杯にスライドが並んでいました。
私は思わす「これ、どうやるんですか」と聞いたところ、丁寧に教えてくれました(パワポではなく、プリンタ側で設定するだけ。)。
以降、私も同じことをしていますが、それも、その時聞いたからこそ。
基本的な知識だとは思いますが、知らない人も多いみたいで、かなりの率で「余白たっぷり、スライドは小さい」資料を貰うことがあります。
その度に、「この人は紙一杯に印刷されたスライドを見たことないのかな。見てもどうやればいいか疑問を持たなかったのかな」と思ってしまいます。
自分のスタッフなら、これじゃダメだよ、と言いますけど。
気付くか、気づかないか。真似するか、しないか。
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