MUPweek20仕組み化スキル

（これはアウトプットブログになります）

皆さんこんにちは。
今回は仕組み化スキルについておこなっていきます。
仕組み化スキルは事業を拡大していく上でとても重要なスキルとなります。
早速ですが、仕組みがある会社と仕組みがない場合の会社は一体何が違うのでしょう？それは仕組みがない場合、ひとが増えていくにつれその収益は減りやすいですが、仕組みがあることで事業スピードと収益性を保ったまま拡大できるためにおこなうための方法になります。

仕組み化＝人とお金がいらなくなる仕組みが経営拡大になる

定義　仕組み化＝事業スピードと収益性を保ったまま拡大を行う方法のこと

上記の図ではまず、仕組みがない場合１人で100万稼げたとします。その後スタッフを5、10人と増やしていくことにつれ稼げる金額も減ってしまうということになります。仕組みがある場合というのは、最初に１人で100万稼ぎそのままお客様の人数も増やしていけるということです。

結論
仕組みがない場合　収益１人＠１００万　→　５人＠２０万　→ １０人＠１０万

仕組みありの場合　収益スピードを１人で保ったまま人数に比例しスピードも一定

事業で一番疲れるのは人のモチベーションケア
必ずトップダウンに！

次にスタッフのモチベーションについてです。
例えば、上司がその部下を飲みに連れていくシーンはよくあるとおもいます。
このときに上司はその部下に対して、応援したり悩みを聞いたりしてその部下のモチベーションを上げるようにケアすることがあります。
ただ、その部下のモチベーションを上司があげても、例えばその部下が彼女に振られたり奥さんとうまくいかなかったりすることで、翌朝にはそのせっかくあげたモチベーションはすぐに落ちてしまいます。そうなるとせっかくあげたモチベーションもなんの意味も持たなくなってしまいます。結果的にモチベーションケアはなんの意味も持たなくなってしまうということになりやすいのです。

結論
モチベーションは外部要因により影響を受けてしまうと言うこと

ではどのようにしたらスタッフはモチベーションに左右されず、最高のパフォーマンスを保つことができるのでしょう？

マニュアル化とタスク化の徹底

モチベーションありなしに関係なく、最高のパフォーマンスを出させるためにはマニュアル化とタスク化の徹底が必要となります。
例えば、コンビニやマックの店員はどうでしょうか？
実際に働いているところをみても、モチベーションに左右されずに働いているように見えますし動いています。それはマックやコンビニの店員はマニュアル化タスク化されているのでスムーズにパフォーマンスがだせています。このようにタスク化しマニュアル化してあるだけでスタッフはやることがわかるので、モチベーションに左右されず最高のパフォーマンスにつながるということです。

いつも、もしもお客様が「１０００人だったら」と言うスタンスでビジネスを設計しよう！

徐々にお客様が増え、お客様の対応も多く必要になるかと思います。
その場合どのような仕組みが必要になってくるのでしょうか？

・メールの定形文化＋ハッピークロージング（人間性を出す）
・フォーラムですべてURL化する→一人でも１０００人対応できる
※ここで問題になるのが、お客様からご依頼の特別対応になります。もし仮にその都度特別対応をしていたとします。特別対応はスムーズに行えるものでしょうか？ここに合わせたカスタマイズということになると、時間を多く必要とします。そのため、お客様からの特別対応は一切しない。１人１人対応は拡大性につながらないのということを理解しておく必要があります。

営業のマニュアル化　トップ営業マンを作らない仕組み

・営業でのヒアリングシートを事前に用意しておくことで、スムーズなヒアリングが可能になります。
・特別対応は一切しないということ（これは拡大性を保つため）

動画で新人研修、動画で営業活動することで徹底的に効率化

ここでは動画を活用した仕組み化をご説明していきます。
例えば、新人研修の場合は新人に入社前に動画を見てもらっておき、試験当日にその動画を見ないと答えられない質問をいくつか質問するとか。営業の場合は、お客様には新しいシステムをリリースした時に動画を見て３つの質問に答えてもらうなど。

では、営業活動にスピードをもってやってもらうにはどうしたらいいでしょう？
ほとんどの営業が、テレアポしてその後２週間たって会うことができたり、たとえあったとしても必ず契約になるわけではないですよね。世の中には１０件中１件の成約率です。これではスピードがあがらないですよね？
ではどのようにしたら良いのでしょうか？
それは、クライアントはこちらが選ぶこと。アポどりして会うのは二週間後とかが多いので時間に無駄ができる。

結論
・新人には入社前に研修動画を見てもらい事前に理解してもらっておく
・新規営業先にサービスの動画を送り疑問点や内容で確認したい時に訪問営業する

効率化するために　

①会う期間を短くすること
②温度感　正直クライアントの温度感はどのくらいなのかわからない。
例えば、ただその情報を聞きたいのか、動画を見たいだけなのかそのクライアントがどうのように思っているのかはわかりませんよね？
ですので、リストアップした営業先へは動画URLを送り、ご質問がある方は連絡をいただくように促し、わからないところは実際にあってお話をする。そうすることで無駄な時間を使わないためにできるということ。

マネージメントも仕組み化する必要がある

会社の外部だけではなく内部にも仕組みかが必要になる。

自己実現は人によって様々です。ただ一人ひとりに合わせたマネージメントをせずに同一のマネージメントをしているところがほとんどだと思います。会社は組織です。マネージャーは会社一人一人の自己実現でひとによりこんなことしたいあんなことしたいとそれぞれ違いがあります。それに対して個々にマネジメントをしていくのはとても大変ですし、管理体制も変わります。

マネージャーとして関わり方にも仕組みを入れる。人は３種類に分かれます。

・安定目的　　
バックオフィス系の事務職経理のひとに多く見られます。家族構成によっても多く見られます。福利厚生の充実や社会保険と安心できるものを提供しておく。
・金銭目的　　
営業職に多く見られる。これはとにかく給料を増やしたい、お金をを多くもらいたいなど成果報酬性にしておく。
・自由目的
エンジニアやプログラマーに多く見られる。
とにかく自分のやりたいことをするしたい人。お金や安定ではなく自由にやりたい。

このように、マネージャーはそのひとが何を求めているのかを把握しそれに対応していくことが望ましいのです。

モチベーション＝パフォーマンス　左右されない＝人に依存しない

仕組みがない会社＝モチベーションによりあがったりさがったりします。

仕組みがある会社＝モチベーションにかかわらず良いパフォーマンスが保てる。

まとめ

・仕組みがあることで、スピード感が上がるということ。
・無駄な労力をぜずに最高のパフォーマンスにつながるということ。
・時間を無駄にせず、効率化がはかれるということ。

仕組み化作りは時間がかかることですが、仕組み化しておくことで事業の拡大スピードが増すことができるので取り入れることが望ましいということ。