Gmailを空にする / Google Workspaceのオススメチャンネル

Notionがらみのことばかり書いてきたが、すでに書いている通り、職場がGoogleを利用していて、普段の仕事メールは基本的にGmailから届く。Gmailは言わずもがなGoogleのメールサービスで、アーカイブをはじめ超便利機能が備わっている。Googleは他にも多数便利サービスを展開しているのはご存じの通り。

実は、一度、TickTickから離れたのは、Google一本に絞れる気がしたためでもある。（TickTickのカレンダーが有料でないと使えないこともあるが）

で、この時は、Google Taskを使おうとしていた。結局、TickTickの優秀さを再確認したため、この1本化は断念した。ただ、個人的には、もしポモドーロテクニックがGoogle Taskに実装されたら、再び揺らぐ可能性はある。それくらい、サービスの1本化は魅力的だ。

さてここから本題だが、私は仕事ツールの中心として、Notion→TickTickでプロジェクト・タスク管理を回している。しかし、Gmailには毎日複数のメールが届き、Gmail経由で仕事が発生している。

多い日には購読メールを除いて20件ほどで埋まる。でも、基本的には私の受信ボックスは空にするよう心掛けている。じゃあそれらのメールはどこに行ったかというと、・・・。ちゃんと行くべきところに行っている。これは何も私が書くまでもなく、いろいろなサイトや記事で紹介されていると思う。その一つは何といってもアーカイブだろう。

じゃあ、今回はこれで、以上終わりというのも何なので、私がアーカイブをはじめ、どのようにして受信ボックスを空にしているかを、書き連ねておこうと思う。

1．アーカイブ　（ショートカットキー：e）
言わずもがな。これをすることで、受信ボックスから消せる。しかし、メール自体は残っており、すべてのメールから探せるし、検索で見つかる。

2．スヌーズ　（ショートカットキー：b）
これが意外と秀逸。後で通知を再度受けることができる。これもすべてのメールに入るがいったん受信ボックスから消せる。アーカイブと何が違うかというと、あとで再度受信ボックスに任意の時間に自動で戻せる点だ。例えば、〆切があって、すでに取り掛かっているけど、一度寝かせておきたい案件などはスヌーズが最適。これを覚えてから、受信ボックスを空にするのが楽になった。

3．スター付き　（ショートカットキー：s）
上の2つに比べると頻度はだいぶ落ちるが、便利。重要なメールであとでも見返す価値のあるモノ向け。ストック情報向けだと思う。ただ、私の場合は、そういうものはNotionやTickTickにうつしていくので、結局スターを付けても見ることはほとんどない。

4．削除　（ショートカットキー：＃）
後で見返す必要のないメールも中にはあるのでこれも使う。Webの定期メールなどは中身をざっと見た上で削除することが多い。

5．とりあえず、下書きを作る
ちょっと毛色が違う内容だが、よくやること。とりあえずバーッと文章を書き散らして、後で遂行してから正式に送る。

6．予約送信
ごくたまに使う。ただ、時間とともに状況が代わる場合がたまにあるので、意図しないニュアンスのメールになる危険性があり。

おまけ：　Gmailの便利ショートカットキー
r 1人に返信する
a 全員に返信する
f 転送する
Ctl + A　全てを選択
Ctl + C, V, Z, Y 　コピー、ペースト、戻る、進む
Ctl + Shift + V プレーンテキストでペースト
j, k スレッドの先・後送り
スペースキー メッセージを下に送る
※個人的には、件名のところに移動するショートカットキーが欲しいが、今のところない模様。
※余談だが、現在、Googleチャットも試そうとしている。ただ、私のところのだとGmailとの併用ができず、まだハングアウトしか使えない。単独なら、両者を使うことはできる。おそらく併用も時間の問題だと思う。

だいたいこんなところだろうか。さらに、メールをGoogle taskへそのまま移す機能もあるので、これが合う人は使ってもよいと思う。
ただ、私はやっていない。理由は、TickTickが超優秀だったことが大きい。まだまだGoogle Taskの機能はシンプルで物足りない。ただ、もしポモドーロが実装されたら、わからない。なぜなら、TickTickのウリであるカレンダー機能がすでにGoogleにあるからだ。

さて、今回めずらしくGoogleについて語った。実は、最近、Google Workspaceの可能性を知り、いろいろ試している。すでにDriveは職場でガンガン使っているので、その便利さは知っていたが、結構奥が深い。そして、こんなYoutubeチャンネルを見つけてしまい、最近はまっている。まだそれほど登録者が多くないようだが、増えるのは時間の問題だと思う。
なにより、Googleごり押しというわけではなく、必要に迫られ、上手に使っている点が、非常に参考になる。興味のある人は一度覗いてみるとよいと思います。（了）

参考Youtubeチャンネル：