テキストコミュニケーションで気を付けていること

こんにちは！株式会社オーダーメイドジャパン 広報担当の中村です。

今回からOMJのプロモーション事業部メンバーによるコラムを投稿していきます！

■それぞれの仕事内容に関すること
■業務をする上で意識をしていること
■印象的だったエピソード

などなど、プロモのこぼれ話をそれぞれの切り口で書いてもらいますので
どうぞお楽しみに！

初回は私が担当させていただきます^^

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ということで改めまして！
株式会社オーダーメイドジャパン　広報・CSの中村です。

広報としては、
・OMJの公式Web、SNS、note周り
・その他広報物に関するブランディング
を行っております。

また、CSとしては、
プロモーション事業部で担当させていただいたクライアント様の
納品後のサポートとして
・Webサイトの更新、お問合せの窓口
・LINE・SNSなどの運用、アフタフォロー
などを行っています。

その他、イベント系の仕事をこれまでしてきたこともあり、
イベント系案件の企画～当日運営まで担当しています。

お客様はもちろん、社内やりとりも多く発生する役割！
円滑なコミュニケーションを日々意識しながら業務に当たっています。

今日は中でも「テキストコミュニケーション」で心がけているポイントを3つご紹介させていただきますね^^

①即レス

特に意識していることなのですが、会議や出先などでパソコンを触れないという時以外は、連絡が来たものに関してはすぐに返信をするように心がけています。
回答がその場で分からないもの、すぐに対応できないものに対しても「確認します」「○日までに対応します」などとまず伝える。

相手を待たせない、心配にさせない。
お客様にこの人なら安心して連絡出来る！と思ってもらえるような関係性になるべく、一番大切にしている部分です。

②簡潔＆柔らかいテキスト

テキストコミュニケーションって丁寧に書こうと思えばいくらでも書けますが、長いとちょっと読むの大変だなーって思いますよね。苦笑

相手もお忙しい業務の合間で対応してくださっている！と思うので
「なるべく短い文章」
「分かりやすい文章になっているか」
を常に心がけています。

また、簡潔になればなるほど、シンプルなあまり逆に
「怒ってる？」って印象にもなりがちなのがテキストコミュニケーション(^^;

なので、なるべく相手が読んだときに怖い！と思われないような
柔らかな表現というのを意識しています。

具体的には
・漢字やカタカナを多用しない
・絵文字、顔文字、「…」など使えそうな場面では適度に使う
・語尾を意識

例えば相手に確認をしてもらいたいときに
「確認お願いします」
これも全く間違ってないのですが

「確認をおねがいします」
「確認いただけますでしょうか」

と少し変えるだけでも印象が柔らかくなりますよね^^
書き言葉ではあるのですが、ほんの少しの話し言葉を足す。
これだけで柔らかさがぐぐっとアップするんです…!!

実は①と②の文面、書き方をちょっと意識して変えてますが
見比べてみて②の方が若干柔らかさが出てるのがなんとなくでもわかりますでしょうか。

もちろんすべてのお客さまに当てはまるわけではないですが
なるべく怖くならないような文面を意識しています。

③時には図を入れたり、動画を撮るなど伝え方を工夫する

以前、あるデザイン修正が入りデザイナーさんに
「ここを直してほしい」とチャットで依頼したことがありました。

そして上がってきた修正が、
ちょっとだけ先方の希望と異なっていたため
デザイナーさんに再度の修正を依頼したということがありました。

これだけのやり取りを見れば大したことないし、普通では？
と思うかもしれないのですが、

最初の依頼の時点で、
互いが分かりやすいような工夫をちょっとでもしていれば
2回目の修正依頼のやり取りは生まれなかったんですよね。
私の説明不足により、
デザイナーさんに手間をかけさせてしまったというわけです。

そこで、次からは
手書きの図を書いて依頼を出したり、なるべくイメージしやすいような工夫を心がけるようになりました。

先日、お客さまにLINEのメニューの更新の仕方を動画でとってお送りしたところ、
「とても分かりやすかったのでまた他のも動画でとってほしいです」
と依頼がありました。

動画といっても画面で操作しているのを録画しただけなのですが
分かりやすいと言っていただけて嬉しい限りでした。

”どう伝えれば誤解なく伝えることが出来るのか”
を毎回心がけています。

・・・ということで、今回はテキストコミュニケーションにおいて
私自身が心がけているポイントを3つご紹介しました！

さて、次回はバックオフィスや、Fukushima-BASEの運営、営業など担当している千葉さんが担当です^^
どうぞお楽しみに！