社内ツールで情報共有し、定期ミーティングを減らす
働き方改革の波が私の職場にも来ており、具体的な残業時間削減や、有休取得日数の数値目標が設定されています。一方、転職・育休等で職場の人が減るものの、昨今の人手不足の影響もあり、なかなか良い人が市場におらず、業務未経験者を採用することも多くなりました。
結果として部員の頭数はそろっているものの、組織全体の質は落ちているのが現状です。未経験者が多い中、従業員教育に時間がかかるため、現在の業務を回す事が最優先となっており、働き方改革も二の次となってしまっています。
本来、省力化・省人化を進めるためには、ある程度の余剰人員が必要なのは間違いない所ですが、そんな余裕もない中、どのようにして時間を捻出するのか、に頭を悩ます昨今です。
人員不足の中、時間捻出するためには「社内ツールで情報共有をすること」「定期ミーティングを減らすこと」が効果的だと感じています。
社内ツールで情報共有をすること
社内ツール（SlackやTeams等）で情報共有する際のメリット・デメリットは以下の通りです。以下のメリットがあります
メリットとしては、
・進捗会議・情報共有会議の代わりになる
・過去の経緯が分かるので、仕事の引継がやりやすくなる
・担当が急に休んだ場合に対応がしやすくなる
・常に最新情報がわかるため、仕事のやり直しが減る
・社員間のコミュニケーションが密になる
・優良ノウハウが蓄積され、社内への水平展開も容易となる
・積極的な発言が増え、社員のモチベーションアップに繋がる
・忙しい人と余裕がある人が協業しやすくなる
デメリットとしては、
・社内ツールを導入、啓蒙するのに時間がかかる
・文章を書く・読むのが苦手な人は使いにくい
・ツールの使い方をルール化しないとカオスになりがち
・否定的な意見を言う人が増えると、場が冷えて逆効果
という所ですかね。
何にせよ、社内ツールを有効活用するためには、丁寧な導入・運用をする必要がありますが、うまく場を育てれば効果が高いと感じます。全般的に見ても、メリットとデメリットを比べるとメリットの方が大きいと思うので、社内ツールはどんどん活用すると良いかと思います。
定期ミーティングを減らす
単なる進捗会議・情報共有の打ち合わせは時間短縮するか、そもそもやめるという事を実施したところ、自分自身の仕事を始め、回りの人間の時間も大分確保できました。また、進捗会議に加え、全ての打ち合わせについて「これって本当に必要なのか」をきちんと精査した上で、やめても良い打ち合わせはどんどん減らすと良いと思います。割と目的が形骸化した打ち合わせって多いです。
もちろん、コミュニケーション自体は大切ですので、全ての打ち合わせをすることをやめる必要はないですが、大抵の打ち合わせは黙っている人が多いのが現状であり、コミュニケーションが目的なら、他の手段の方が良いと感じています。
ちなみにウチの会社は社内ツールを導入して１年くらいが経過していますが、導入効果は高いなと感じています。また社内ツールで情報共有していれば「進捗会議は不要ですよね」と言いやすいので、不要な打ち合わせを削減する前に、社内ツールの導入を先にすると良いと思います。
最近は、ＰＴＡでSlackを導入して効果を上げた、なんてケースもあるようなので、職場以外でも活用すると良いかも知れませんね。Slackならフリープランもあるので、スモールスタートとしては良いと思うので。
＜１０００日で１０００エントリチャレンジ中＞
８４／１０００エントリ
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？