2日間で1万人が集まるイベントLake and Peaceを、緊急事態宣言明け直後の10月初旬に開催できた理由

2021年11月19日 18:47

オプンラボの小林です。出る杭を魅せるお手伝いをしています。先日、縁があってわりと大きめのイベントの運営に関わりました。

10月2日、3日、越谷レイクタウンでガーデンフェス「Lake and Peace 2021」が開催され、2日間で1万人が集まりました。主催はLake and Peace 実行委員会。このイベントに、Lake and Peace 事務局長として企画や運営にたずさわりました。東京の感染者数が5000人を超える8月に、1万人規模のイベントの準備を進めるのは、なかなかタフな得難い経験でした。

例年実施されていた大きな地域イベントはことごとく中止となっていました。Lake and Peace が終了した後、実行委員長の畔上は「なぜ開催できたのか」と行政や企業の人からよく尋ねられるそうです。

Lake and Peace 2021は開催中も終了後も深刻なクレームや事故はありませんでした。終わってから「来年マルシェに出店するにはどうしたらいいですか」「ステージに登場したいです」「ペット連れが多かったのでペットのエリアをつくりませんか」と、好意的な問い合わせやコメントが寄せられています。

実現できたキーワードは「妄想力」と「ツール」だったのではないかと思います。

妄想力のある、小さな組織

Lake and Peace は行政や大手のイベント会社、広告代理店が主催・運営したものではなく、越谷の地元の有志が集まった実行委員会で実施されました。小回りのきく人が「地元の水辺の日常を豊かに、楽しくしたい」と集まりました。クリエイター、行政職員、建築家、医師、データアナリスト、キャンプ場づくりを目指す起業家など職業はバラバラです。イオンレイクタウンは、そんな個性的なメンバーが集まる実行委員会の意思を尊重しながら、後ろからそっとサポート。テナントに入っているGODIVAやユニクロ、無印良品、HISなどもイベントに参加します。

越谷市で経済団体が主催するビジネス系のイベントや、行政が主宰する花火大会などは中止が発表されていました。公的な機関は、安全をみてイベント系は実施しない判断が優勢になる時期でした。

個人事業主も温度差がありました。マルシェの出店の案内をすると即申し込んでくれる店舗がある一方、「なぜそんな時期に開催するのか」という反応もありました。

Lake and Peaceは基本を守って実施すると「自分たちで判断」できたのです。お酒はださない、消毒をするなどの基本を守りました。芝生に100枚敷いたレジャーシートは測量して、ソーシャルディスタンスを確保しました。地域の自治体にも、丁寧に意図を伝えていきました。

またビジネスありきの単発イベントではなく、住んでいる人が楽しく過ごせる継続的な活動を目指しました。これがきっかけとなり、この地域で日常的に「水辺で夕焼けを見ながらクラフトビールを飲む」「素敵なカフェでお茶をする」が実現するかもしれない、というコトをみんなで妄想していたのです。

miniレイク

チャットツールを活用

準備期間は賞味3ヶ月弱でした。数千人以上の集客をみこむイベントの準備期間としては異例の短期決戦です。オプンラボでは企業イベントのサポートをすることもあるのですが、数十人のビジネスセミナーであれば、3ヶ月くらいはみておきましょうと提案します。

...2桁くらい違います。規模が。

自分たちの意思で決定できるとはいえ、越谷市や埼玉県などから後援を得た上で開催を目指す地域イベントであったため、社会情勢的に6月までLake and Peace 2021開催決定の判断ができなかったためです。

短期間でプロジェクトを回していくためには、迅速なコミュニケーションは欠かせません。そこでチャットツールのslackを積極的に利用しました。キャンプゾーンや水辺のアクティビティゾーンなどのエリアごとにチャンネルを立ち上げ、情報共有や打ち合わせの調整、タスク管理をしていきます。話し合いが必要な場合はzoom で集まります。slackを利用したことがあろうが、なかろうがはおいておいて、関係する人はまずslackに招待。問いかけても反応がない人には、slackにコミュニケーションを移すように声をかけます。わからない、不安なことがあったら、こっそりダイレクトメッセージしてくださいねという声がけもしました。

メールや対面の打ち合わせが中心だったら、とても時間が足りませんでした。チャットを起点にいくつかのクラウドツールを活用し、イベントを実現するところまで、なんとかたどりつきました。

こどもキャスト