【事例紹介】メール反響対応の自動化

とある企業から相談を受けている内容を紹介します。

課題

その企業は複数のサイトから問合せがメールできます。
そこからメールをスタッフがコピペしてCRMに入力。
一部サイトのメール取り込みは自動化されているが、それ以外のサイトはスタッフがコピペしている。
とても非効率。さらにそこからサンキューメール、セカンドメール、サードメールを送信している。

対策

①mailparser.ioを導入
→それによりメールコピペ作業は不要。そもそもメールが来ていることを確認することも不要
https://mailparser.io/

②Airtableを導入
→①で解析した結果をmake.com経由でAirtableに取り込み。すでに登録されているメールかチェックし、あれば更新。なければ新規レコードを追加する。
https://airtable.com/

③make.comでサンキューメールを自動配信
→①、②でAirtableに登録されたらサンキューメールをmake.com経由で送信する。その際に問い合わせのあった商品については同様にAirtableに登録されている商品マスターから情報＋画像を取得してhtmlメールのテンプレートに差し込みしてメール送信
https://www.make.com/en

結果

一連の作業により人間が介在する箇所はほぼゼロになった。
人間がやる作業はAirtableにある商品マスタを定期的に入れ替え。実際の作業は基幹システムからcsvをダウンロードして、Airtableにインポートするだけ。
たったこれだけで人間の作業はほぼゼロ。
あとは反響者から応答が来るまで定期的にセカンドメール、サードメール・・・を定期的に送信する仕組みをAirtableとmake.comで構築するだけです。